2 è meglio di 1? Non se si parla di organizzazione eventi

Per organizzare eventi di successo sono tanti gli aspetti da tenere in considerazione, ma questo non vuol dire che debbano essere tanti anche gli strumenti.
Le funzioni sì, ma quella è un’altra cosa.

Per chi si ricorda ancora la tv a tubo catodico c’è una pubblicità che è rimasta iconica: quella in cui un giovanissimo Stefano Accorsi provava a fare colpo su due ragazze al bar di un lido in Romagna elogiando un gelato in un inglese quantomeno improbabile.
Per chi è curioso o nostalgico, qui il link.

Ne parliamo non solo perché il gelato è sicuramente uno dei pensieri ricorrenti in questa estate torrida, ma anche perché al centro dello spot stava una battuta che per decenni è diventata mitica: “Two [gust] is megl che uan” e che si addice bene alla considerazione che vogliamo fare oggi.

Nel caso del gelato la ricchezza dei gusti è sicuramente un valore, ma possiamo dire lo stesso del set di strumenti necessari per organizzare eventi, ovvero che più sono e migliore è il risultato? Non sempre, secondo noi, e per tre ragioni.

1. La differenza tra funzioni e strumenti, ovvero tra verticale e orizzontale

Vivendo nell’era dell’iperspecializzazione siamo abituati a prodotti e servizi che svolgono sempre meno funzioni mentre, si spera, le svolgono sempre meglio. In molti casi è vero, come è vero che spesso, ad esempio, nelle enoteche si trova una varietà e una qualità di vino che non si trova al supermercato. D’altra parte, è anche vero che in molte enoteche non si trova solo vino. Si trova anche cibo, del tipo che si abbina bene al vino, si trovano i bicchieri, i cavatappi, i decanter, insomma, anche tutti quei prodotti che sono correlati al consumo di vino. E da lì ci si allarga ancora, a volte. Perché? Perché pur partendo dalla specializzazione legata al settore, si vuole rispondere anche ad una serie di bisogni correlati all’esperienza dei clienti. Si tiene così insieme la specializzazione con l’esigenza di far fronte a richieste più ampie e, da molto verticali, si diventa anche un po’ orizzontali.
Questa trasversalità negli ultimi anni è prima diventata quasi un elemento negativo e poi, proprio quando il mondo è diventato più complesso, ha cominciato a riprendersi il suo ruolo e la sua posizione. Perché più il mondo diventa complicato più c’è bisogno di avere uno sguardo capace di allargarsi per tenere sotto controllo più aspetti e più variabili. E se questo non porta automaticamente a buttare via con l’acqua sporca anche una specializzazione che è assolutamente importante, fa maturare una nuova esigenza: tenere insieme quelli che sembrano opposti, il verticale e l’orizzontale, il settoriale e il trasversale, lo specialistico e il generale. Facciamo un esempio legato al mondo degli eventi. Ormai la specializzazione è la norma: per settore, per sottosettore, per tipologia di esperienza, per obiettivo. Dal momento della prima informazione all’iscrizione, dal check-in alla fruizione dei contenuti, dal networking all’incontro con gli sponsor nell’area espositiva. Spesso ognuna di queste “tappe” di esperienza è legata a strumenti che la rendono possibile e la gestiscono: un sito web per la promozione, un software per la raccolta delle iscrizioni, un database per la gestione degli iscritti, una piattaforma per l’erogazione dei webinar e non parliamo della gestione di un’area espositiva o dell’archivio documentale di una conferenza internazionale e nemmeno della gestione delle liste di accesso ad eventi riservati o di MICE. Una grande specializzazione di servizi e funzioni che però ha bisogno, per funzionare bene, anche di una gestione unitaria e coordinata, affinché ai partecipanti all’evento sia garantita l’esperienza senza frizioni che è l’obiettivo di ogni organizzatore. Verticalità e orizzontalità insieme, dunque, che noi abbiamo risolto così: una piattaforma unica con tutte le funzioni e gli strumenti necessari.

2. Uno sguardo unico

Peraltro, avere una piattaforma unica con la quale gestire tutti i molteplici aspetti di un evento ha anche un altro vantaggio: riduce il numero delle persone necessarie per gestire il tutto, perché ottimizza tempi e attività. Permette così di liberare risorse organizzative, energie e tempo, oltre a rendere tutti i processi più responsabili, nel senso che i referenti sono più facilmente individuabili e attivabili anche rispetto ad esigenze specifiche.

3. Energie e sinergie: ovvero come rendere il lavoro scalabile

La terza ragione è quella di rendere scalabile il lavoro di chi organizza eventi, come ci aspettiamo che sia nei desideri della maggior parte dei professionisti del settore. E quando parliamo di scalabilità intendiamo due cose. La prima è legata alla crescita, ovviamente, che può essere sia quantitativa (all’aumentare del dimensioni dell’evento) che qualitativa, ovvero più legata ad un aumento delle funzioni e ad un arricchimento dell’esperienza offerta dall’evento. In entrambi i casi spesso la mancanza di coordinamento tra strumenti diversi crea rigidità e frizioni che vanno gestite e risolte. La seconda accezione riguarda invece la possibilità di aggiungere moduli, funzioni, e attività senza che questo pregiudichi la struttura complessiva e la gestione dell’evento, per mantenere un sano rapporto tra costi e opportunità di ogni scelta.
In entrambi i casi, inoltre, di parla della possibilità di costruire sull’esperienza, fare tesoro dei dati e poterli utilizzare come strumento di progettazione e pianificazione del futuro.
Tutti questi obiettivi si possono più facilmente raggiungere se lo strumento che si usa è unico, perché tutte le sue componenti parlano la stessa lingua e sono quindi più facili da gestire.

Permettere agli organizzatori di eventi che si rivolgono a noi di ottenere questi tre risultati è ciò che ci ha portato a sviluppare SharEvent e quindi una piattaforma che aggrega più funzioni in un unico strumento, che permette un coordinamento, un’operabilità unica e la scalabilità.

Chi la sta usando ci dice che funziona.

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