Quanto tempo ci vuole per organizzare un webinar? E soprattutto, si possono fare bene le cose risparmiando tempo?
Si può, cioè, creare un’esperienza ricca ed emozionante mentre si tengono sotto controllo tempi e costi? Domande che assillano quotidianamente gli organizzatori di eventi, lo sappiamo bene, parliamo con voi tutti i giorni. Per questo stavolta vogliamo darti i nostri 3 migliori consigli su come fare una cosa importantissima: risparmiare tempo nell’organizzare il tuo prossimo webinar.
1. Pianifica il tuo webinar fin dall’inizio
Avere una visione chiara del webinar dalla A alla Z è fondamentale non solo per tenere tutto sotto controllo, ma anche per gestire tutto al meglio – sapendo esattamente dove andare ad intervenire se (o più probabilmente “quando”) c’è un problema – e per ottimizzare attività e prestazioni. Spesso tutto questo è più facile a dirsi che a farsi, come sa bene chi organizza eventi tutti i giorni. Soprattutto quando, per realizzare l’esperienza che si vuole offrire ai partecipanti, si deve lavorare su molte piattaforme diverse: da una parte il sito web per presentare l’evento, per promuoverlo e raccogliere le iscrizioni, poi c’è la piattaforma per l’erogazione dei contenuti, che va predisposta e organizzata, poi ci sono le newsletter da inviare per sollecitare adesioni e le iscrizioni da raccogliere, archiviare e gestire perché siano tradotte in credenziali di accesso univoche, profili utenti da personalizzare e accessi e permessi differenziati. E non parliamo di tutta la gestione del networking e della socialità, che sono ormai elementi imprescindibili di ogni evento che voglia davvero essere capace di produrre risultati e farsi ricordare.
Più si va avanti nel tempo, più la tecnologia avanza e si alzano le aspettative dei partecipanti agli eventi, più il numero delle funzioni, delle attività e delle operatività da gestire diventa articolato, e più diventa centrale poterle coordinare e avere sotto controllo con una visione d’insieme. Solo questo può davvero permettere di rendere sostenibile (sia in termini di risorse, di tempi e di sanità mentale) tutto il processo organizzativo e gestionale.
2. Mettiti nelle condizioni di operare in real time
Quando siamo online ormai ci aspettiamo che tutto funzioni e che, quando questo non succede, l’assistenza sia disponibile ed efficiente in tempo reale, pronta a risolvere ogni problema. Se si guarda al processo dal lato degli organizzatori di eventi questo vuol dire che bisogna avere cento occhi – e altrettante mani – per essere pronti a rispondere ad ogni esigenza. Nella migliore delle ipotesi non ci sarà bisogno di intervenire o non ci saranno emergenze, ma se così non fosse ci saremo messi nella condizione di non deludere le aspettative di partecipanti, relatori e tantomeno di finanziatori e clienti.
Come fare tutto questo? Creando un sistema di monitoraggio e supervisione di ogni componente strategica del webinar per avere informazioni puntuali e in real time e poter guidare chi sta sperimentando la difficoltà alla sua risoluzione.
E poi, anche senza prendere in considerazione l’emergenza, pensiamo a quanto sono importanti le survey e le votazioni di un evento, a come possono essere strumenti importanti per produrre davvero coinvolgimento o – viceversa – come possono essere dei grandissimi “flop” nel momento in cui non attivano un’adeguata partecipazione. Ecco, essere pronti a stimolare le persone al momento giusto, con il messaggio giusto e attraverso lo strumento giusto (che magari è lo smartphone anche mentre si è davanti ad un pc) può fare davvero la differenza.
3. Costruisci il tuo futuro sull’esperienza
Chi, come voi, organizza eventi di mestiere lo sa bene: non c’è vantaggio maggiore di poter basare il proprio lavoro sull’esperienza. Poter operare con uno “storico” di azioni che hanno funzionato e di rischi da evitare, possibilmente corredati dalle strategie per neutralizzarli, ha un valore inestimabile. Non avendo però ancora trovato in commercio palle di cristallo sufficientemente affidabili, questo per molti operatori del settore degli eventi si traduce spesso in una tradizione orale di esperienze, di storie, di racconti di successi e di disastri, di raccomandazioni e di consigli. Efficacissimi, si badi bene, ma sempre molto legati alle persone che, si sa, possono anche cambiare lavoro, mansione o addirittura continente. I dati invece no, non si muovono. Una volta raccolti – se adeguatamente archiviati e sistemati in modo tale da diventare facilmente consultabili e leggibili – diventano una base solida sulla quale costruire il proprio futuro. Sono condivisibili senza paura di fraintendimenti, arricchiscono l’esperienza sul campo e le danno sostanza e sono talmente potenti da permettere, in alcuni casi, di prevedere il futuro.
E non c’è nemmeno bisogno di affannarsi tanto a raccoglierli, quando gli eventi si appoggiano a piattaforme online perché vengono prodotti automaticamente.
Già, ma li raccolgono anche e li rendono leggibili all’uomo, che macchina non è? Li rendono consultabili, operabili, e trasmissibili? Li rendono, in una parola, davvero strumenti di lavoro? Ecco, chiedersi questo è ciò che può fare davvero la differenza, e far risparmiare molto tempo e molti mal di testa.
Eccoli qui, i nostri tre consigli. Tre suggerimenti che sono anche i tre fari che hanno fin qui guidato lo sviluppo dei nostri prodotti. Perché se c’è una cosa che abbiamo sempre avuto chiara è che, mentre vogliamo creare eventi capaci di farsi ricordare, vogliamo anche semplificare davvero la vita agli organizzatori di eventi perché possano dedicare le loro energie alla parte più bella del loro lavoro: creare esperienze memorabili.
Come possiamo semplificarti la vita, quindi? Vediamolo insieme con una demo gratuita personalizzata, prenotala cliccando qui.