Organizzare un evento o parteciparvi come azienda è un investimento importante, sia in termini economici che di risorse. Presenze, stand, materiali, personale dedicato: tutto questo ha senso solo se l’evento produce risultati tangibili, spesso rappresentati da contatti qualificati che possano tradursi in opportunità di business.
Spesso, però, la raccolta dei lead viene gestita in modo improvvisato, con fogli excel, biglietti da visita o app che non dialogano con i sistemi aziendali. Il risultato è che gran parte del valore generato si perde, soprattutto visto che il ROI di un evento si gioca soprattutto nelle prime 72 ore dopo la chiusura.
Cosa si potrebbe fare, invece?
1. Preparare messaggi e contenuti per i target
Una buon lead capture inizia prima dell’evento. Preparare messaggi chiari e contenuti mirati per i diversi segmenti di pubblico consente di raccogliere dati di qualità e di avviare subito conversazioni rilevanti. Tra le cose fondamentali:
– definire i profili target (visitatori, prospect, partner, investitori)
– predisporre materiali digitali on-demand (schede prodotto, case study, demo) condivisibili tramite QR code
– preparare uno script per il personale di contatto, così che ogni lead raccolto abbia la stessa qualità e profondità di informazioni.
Con Sharevent la personalizzazione dei percorsi e delle comunicazioni è gestibile già nella fase di iscrizione e registrazione, così ogni partecipante può ricevere i contenuti più rilevanti ed essere più predisposto a interagire in modo mirato durante tutto l’evento con spazi, attività e persone.
2. Gestire la raccolta lead in modo strutturato
Quando si fa raccolta di lead non ci si può permettere improvvisazioni: ogni interazione deve diventare un dato. Questo significa, in particolare:
– utilizzare un sistema unico per la scansione dei badge o dei QR code, collegato direttamente alla piattaforma eventi
– arricchire, immediatamente dopo il colloquio, il contatto con tag e note (interessi, urgenza, prossimi step) per facilitare la qualificazione anche in un secondo tempo e rendere le informazioni di patrimonio da marketing e sales
– distinguere tra contatti “caldi” e “freddi” già al momento della raccolta, così da accelerare le azioni post-evento e renderle più efficaci.
Gli strumenti di registrazione e check-in rapidi di Sharevent, basati con QR code e badge consentono di integrare subito ogni contatto in un database unico, che si può arricchire con tag, note e livelli di priorità, mentre il business card collector rende lo scambio di contatti più semplice, digitale e intelligente. In questo modo si elimina il rischio di dispersione e si garantisce che marketing e sales lavorino sugli stessi dati aggiornati in tempo reale.
3. Follow-up e sequenze nelle prime 72 ore
La rapidità è tutto: aspettare una settimana per inviare un’email di ringraziamento, un documento o un’informazione richiesta, significa disperdere l’attenzione creata al momento del colloquio. Per questo è fondamentale:
– inviare entro 24 ore un primo messaggio personalizzato con i materiali promessi
– attivare una sequenza di follow-up differenziata: nurturing per i lead freddi, azioni commerciali immediate per quelli caldi
– assegnare i lead al team vendite già qualificati, evitando passaggi manuali che rallentano il processo
Con Sharevent la gestione centralizzata dei contatti e l’automazione dei flussi di comunicazione permettono di attivare rapidamente campagne di follow-up mirate, con messaggi personalizzati e materiali scaricabili, senza passaggi manuali e senza rischi di ritardi.
4. Usare gli strumenti giusti: dashboard e KPI per misurare ROI e conversioni
Per dimostrare l’efficacia dell’evento non bastano impressioni o sensazioni: servono dati chiari.
Una dashboard minima dovrebbe includere:
– numero di lead raccolti e percentuale rispetto al traffico stimato
– percentuale di contatti che diventano opportunità concrete per le vendite, un indicatore chiave per valutare la qualità della lead generation e l’allineamento tra marketing e commerciale.
– tempo medio di follow-up
– opportunità e pipeline generate entro 30 e 90 giorni
Per questo la reportistica avanzata e le dashboard personalizzabili di SharEvent consentono di misurare in tempo reale i KPI più rilevanti e di presentarli in forma leggibile al management. Così il ROI non resta un concetto astratto, ma un dato tangibile su cui basare le decisioni.
Gestire bene l’acquisizione di lead non significa solo raccogliere contatti: significa trasformare l’investimento in valore misurabile per l’azienda. Preparazione, metodo, velocità di follow-up e KPI chiari sono i quattro pilastri che fanno la differenza.
Perché alla fine, il ROI di un evento si decide davvero in 72 ore.