C’è un vecchio film di Tom Stoppard che si chiama “Rosencrantz e Guilderstern sono morti”.
Viene da uno spassoso e omonimo spettacolo teatrale in cui i due personaggi, amici d’infanzia di Amleto, sono chiamati ad intrattenerlo alla corte di Danimarca, dove arrivano insieme ad una compagnia teatrale che recita per l’appunto l’Amleto.
Un film surreale e di grande ironia, una delle parti più memorabili del quale è il “gioco delle domande”, una strana partita a tennis che i due giocano a colpi di retorica con servizi di negazioni, attacchi di affermazioni e schiacciate di domande retoriche, vincendo o perdendo punti. Proprio gli stessi – almeno un punto, sicuro – che perderemmo noi per la domanda retorica che abbiamo fatto all’inizio.
Perché ovviamente tutto il resto di questo articolo andrà esattamente nella direzione opposta, che è quella di dimostrare – ammesso e non concesso che ce ne sia davvero bisogno, visto che parliamo a professionisti dell’organizzazione eventi – che le App per Eventi non sono (solo) gadget o strumenti per fare branding, ma sono molto di più. E per questo dovrebbero essere incluse nella cassetta degli attrezzi di ogni professionista che voglia fare eventi ben gestiti e funzionali, ma anche e soprattutto interessanti, emozionanti e capaci di produrre risultati concreti per tutte le persone che partecipano.
Iniziamo sfatando un paio di miti legati a questo strumento.
1. Le App per Eventi sono solo per i partecipanti all’evento
L’App per Eventi è uno strumento tanto per loro quanto per chi l’evento lo organizza e lo gestisce – o ne gestisce alcune parti – e più in generale per tutti coloro che hanno interessi economici legati all’evento. Parliamo di organizzatori, investitori o sponsor e espositori. Certo, anche loro partecipano all’evento, ma sicuramente con una prospettiva – anche di risultato – piuttosto diversa dai partecipanti e alla quale devono corrispondere una serie di strumenti di gestione delle attività, degli spazi e delle procedure che portino se non proprio a raggiungere quei risultati (perché lì ci sono anche altri fattori che entrano in gioco, indubbiamente) quantomeno il più vicino possibile. In più, è necessario che questi strumenti siano comodi, affidabili e sempre disponibili, altrimenti nel caos dell’operatività quotidiana di un evento è come non averli. È qui che entra in gioco il concetto di App per Eventi pensata per essere uno strumento di gestione delle attività e dei processi e non solo come vetrina. Che poi è l’ottica con cui abbiamo realizzato la nostra, di App per Eventi.
2. Le App per Eventi sono un costo ulteriore per l’evento
Niente di più errato.
Le App per Eventi – quando sono ben progettate e funzionano, ovviamente – sono tra gli strumenti più efficaci per risparmiare sia in fase di organizzazione che di gestione dell’evento. Qualche esempio? Possono sostituire tornelli e postazioni di check-in con strumenti che il personale di sala e di accoglienza ha comodamente in tasca, come lo smartphone, per un controllo accessi veloce, pratico e sicuro. Se lo si vuole, le App possono addirittura sostituire direttamente il personale addetto al check-in quando vengono integrate con lettori di QR code e stampanti wireless che i partecipanti possono usare in autonomia e sicurezza per gestire i propri ingressi in venue e in sala e stampare in un attimo ticket e badge.
Un’App per Eventi che accompagna i partecipanti durante la loro permanenza in evento (sia quando è in presenza che online) consente inoltre di risparmiare tempo, soldi e spesso anche grattacapi perché le persone sono sempre informate e aggiornate, hanno sempre a disposizione in maniera pratica e veloce documenti, dati e notizie e possono ottimizzare il proprio tempo e quello di tutti gli altri, permettendo a tutti di sfruttare al meglio le opportunità offerte dall’evento. Questo significa non solo che si può allocare meglio il personale addetto all’informazione e al supporto dei partecipanti, ma che per loro si ridurrà il livello di stress legato all’aggiornamento delle informazioni e il reperimento delle ultime novità (che saranno direttamente sui loro dispositivi). Si ridurranno inoltre i costi di stampa e produzione di materiali, rendendo così l’evento non solo più economico, ma anche più sostenibile ed ecologico.
Aggiungiamo poi che:
3. Le App per Eventi sono strumenti con cui si può fare marketing data-driven
Grazie alla loro versatilità – ovvero alle tante cose che si possono fare e far fare tramite un’App per Eventi – sono molte le occasioni in cui si possono raccogliere dati significativi per le attività di marketing prima, durante e dopo l’evento, tanto per chi l’evento lo organizza che per sponsor ed espositori. Le App per Eventi sono infatti strumenti con cui si può stimolare il networking, raccogliere pareri e opinioni con sondaggi e valutazioni o creare giochi legati all’evento o alle iniziative dei singoli investitori/espositori. I dati raccolti mentre si partecipa a queste attività possono essere utilizzati per aumentarne la qualità e l’utilità sia per i promotori che per gli utilizzatori prima, durante e dopo l’evento. Un sistema win-win che unisce piacevolezza ed utilità e raccoglie tutto in uno strumento pratico e ormai presente nella vita di tutti noi come lo smartphone.
Per tutto questo (ma anche molto altro) pensare alle App per Eventi come a semplici strumenti per rendere più bello, più piacevole e più intrigante il proprio evento sarebbe non solo riduttivo, addirittura limitante rispetto al valore dell’esperienza e alla soddisfazione di tutti i protagonisti. 3 motivi per cui rinunciare a questo strumento sarebbe il vero spreco, un po’ come lasciare dei soldi sul tavolo quando ci si alza dopo la partita di poker.
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