C’è un vecchio film di Tom Stoppard che si chiama “Rosencrantz e Guilderstern sono morti”. Viene da uno spassoso e omonimo spettacolo teatrale in cui i due personaggi, amici d’infanzia di Amleto, sono chiamati ad intrattenerlo alla corte di Danimarca, dove arrivano insieme ad una compagnia teatrale che recita, per l’appunto, l’Amleto.
Il film è surreale e di grande ironia, ed una delle sue parti più memorabili è il “gioco delle domande”: una strana partita a tennis che Rosencrantz e Guilderstern giocano a colpi di retorica con servizi di negazioni, attacchi di affermazioni e schiacciate di domande retoriche, vincendo o perdendo punti. Proprio gli stessi – almeno un punto, sicuro – che perderemmo noi per la domanda retorica che abbiamo fatto nel titolo di questo articolo.
Perché, ovviamente, tutto il resto di quello che scriveremo d’ora in poi andrà esattamente nella direzione opposta e avrà l’obiettivo di dimostrare – ammesso che ce ne sia davvero bisogno, visto che parliamo a professionisti dell’organizzazione eventi – che le App per Eventi non sono solo gadget o strumenti per fare branding, ma sono molto di più. E che proprio per le sue caratteristiche dovrebbero essere incluse nella cassetta degli attrezzi di ogni professionista che voglia fare eventi ben gestiti e funzionali, ma anche e soprattutto interessanti, emozionanti e capaci di produrre risultati concreti per tutte le persone che partecipano.
Iniziamo quindi sfatando un paio di miti legati a questo strumento.
1. Le App per Eventi sono solo per i partecipanti all’evento
L’App per eventi è uno strumento tanto per i partecipanti quanto per tutti coloro che hanno interessi economici legati all’evento. Gli organizzatori, gli investitori, gli sponsor e gli espositori, infatti, quando partecipano agli eventi hanno una prospettiva molto precisa, aspettative e obiettivi che possono raggiungere più facilmente se hanno a disposizione un set di strumenti che li aiuti a gestire le attività, gli spazi e le procedure. Naturalmente questi strumenti devono essere anche comodi, affidabili e sempre disponibili, altrimenti nel caos dell’operatività quotidiana di un evento è come non averli. È qui che un’App per eventi che sia pensata come uno strumento di lavoro e non solo come una vetrina web può diventare davvero una risorsa, ed è per questo che noi l’abbiamo creata proprio così.
2. Le App per Eventi sono un costo in più per l’evento
Niente di più errato.
Le App per eventi – quando sono ben progettate e funzionano, ovviamente – sono tra gli strumenti più efficaci per risparmiare soldi, tempo ed energie sia in fase di organizzazione che di gestione dell’evento.
Qualche esempio?
Possono sostituire tornelli e postazioni di check-in con strumenti che il personale di sala e di accoglienza ha comodamente in tasca, come lo smartphone, per un controllo accessi veloce, pratico e sicuro. Se lo si vuole, le App possono addirittura sostituire direttamente il personale addetto al check-in quando vengono affiancate da lettori di QR code e stampanti wireless che i partecipanti possono usare in autonomia e sicurezza per gestire i propri ingressi in venue e in sala e stampare in un attimo ticket e badge.
Un’App per Eventi che accompagna i partecipanti durante la loro permanenza in evento (sia quando è in presenza che online) consente inoltre di risparmiare tempo, soldi e spesso anche grattacapi perché le persone sono sempre informate e aggiornate, hanno sempre a disposizione in maniera pratica e veloce documenti, dati e notizie e possono ottimizzare il proprio tempo e quello di tutti gli altri, permettendo a tutti di sfruttare al meglio le opportunità offerte dall’evento. Questo significa non solo che si può allocare meglio il personale addetto all’informazione e al supporto dei partecipanti, ma che per loro si ridurrà il livello di stress legato all’aggiornamento e alla ricerca delle informazioni, perché saranno disponibili direttamente sui loro dispositivi.
Si ridurranno inoltre i costi di stampa e produzione di materiali, rendendo così l’evento non solo più economico, ma anche più sostenibile ed ecologico.
Aggiungiamo poi che:
3. Le App per Eventi sono strumenti con cui si può fare marketing data-driven
Grazie alla loro versatilità – ovvero alle tante cose che si possono fare e far fare tramite un’App per eventi – si possono raccogliere dati utili per le attività di marketing prima, durante e dopo l’evento. Stimolando il networking, raccogliendo pareri e opinioni con sondaggi e valutazioni o creando giochi legati all’evento o alle iniziative dei singoli investitori/espositori, infatti, si possono acquisire molti dati che sia gli organizzatori che gli espositori possono usare per migliorare le attività in corso o per progettarle meglio per il futuro. Un sistema win-win che produce valore immediatamente e nel tempo.
Pensare alle App per eventi come a semplici strumenti per rendere più bello, più piacevole e più intrigante il proprio evento sarebbe quindi non solo riduttivo, ma addirittura limitante rispetto al valore dell’esperienza e alla soddisfazione che si può altrimenti creare, e l’indea non è molto attraente, vero?
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