Parliamo di controllo accessi, croce e delizia di ogni evento e di tutti i professionisti dell’organizzazione eventi.
Croce perché è una fase delicata, che va svolta allo stesso tempo in maniera veloce e sicura, tenendo insieme efficacia ed efficienza e questo non è sempre facile.
Delizia perché – come abbiamo visto già altre volte in altri articoli – può essere una risorsa straordinaria per il successo di un evento, anche solo come strumento di marketing o prova dell’effettivo interesse e coinvolgimento del pubblico verso le attività proposte. Senza contare tutti i casi in cui la misurazione puntuale degli accessi a strutture e sale è nodo centrale di tutto l’evento, come avviene per i corsi di formazione ed aggiornamento accreditati.
Nel tempo le modalità di gestione dei processi di controllo accessi e check-in si sono molto semplificate, riducendo le strutture necessarie (varchi, tornelli) e rendendo più agili gli strumenti (QR code, smart can), fino ad arrivare, intorno al tempo della pandemia, a smaterializzarle del tutto e a prevedere la possibilità di self-chek-in totalmente autonomi da parte delle singole persone, più o meno legati a servizi aggiuntivi come la stampa dei badge o la gestione di minisiti personali dove fare networking e pubbliche relazioni. Allo stesso tempo la tecnologia ha fatto la sua parte, mettendo tutto il necessario per la smarcatura degli accessi dentro gli smartphone in App check-in pratiche, agili e funzionali. Anche belle, volendo, e potenzialmente arricchibili di funzioni aggiuntive.
Il corollario di tutto questo è che si è posta una nuova domanda: quando possono virtualmente fare di tutto e di più, come si sceglie l’App check-in giusta? Secondo noi “quella giusta” deve avere almeno tre caratteristiche:
1. Facilità d'uso
2. Scalabilità e personalizzazione
3. Sicurezza dei dati e privacy
La gestione dei dati personali è una questione cruciale in qualsiasi evento e l’App check-in può essere o il baluardo che mette tutto in sicurezza, o la falla che fa crollare il sistema, visto che proprio dall’App passeranno gran parte – se non tutti – i dati più importanti, quelli dei partecipanti all’evento. Abbiamo quindi lasciato per ultima la caratteristica che – anche se più ovvia, forse – è la più importante: qualsiasi App check-in, per essere anche solo presa in considerazione, deve essere capace di garantire la massima sicurezza e privacy dei dati dei partecipanti. Deve quindi essere certificata e conforme alle leggi sulla protezione dei dati, deve possibilmente offrire opzioni di sicurezza avanzate per aggiungere ulteriori livelli di protezione anche in funzione della sensibilità dei dati che possono essere accessibili. Lo sai bene: la reputazione del tuo evento – e quindi anche la tua – dipende dalla protezione dei dati dei partecipanti, non è quindi il caso di fare compromessi su questo aspetto.
Scegliere l’app giusta per il check-in agli eventi è una decisione fondamentale che può influenzare in maniera forte e diretta il successo e la sicurezza di un evento. La facilità d’uso, la scalabilità e la sicurezza dei dati sono, a nostro avvisto, le prime tre caratteristiche chiave da cercare in un’applicazione, le basi da cui partire per procedere poi ad esplorare tutte le caratteristiche aggiuntive, che possono trasformare l’App check-in da mero strumento per l’esecuzione di una funzione – per quanto cruciale – in una vera risorsa strategica e operativa. Con una scelta appropriata e una implementazione conseguente, infatti, si può garantire un accesso rapido, efficiente e sicuro ad ogni tipo di evento, creando davvero esperienze memorabili.
Vuoi provare? Chiedi una demo personalizzata della nostra App per check-in e vieni a toccare con mano che è tutto, assolutamente, possibile.