Controllo accessi per eventi da App: opportunità e rischi di uno strumento potente

Il controllo accessi è un momento piccolo nell'economia di un evento, eppure cruciale perché incide sull'esperienza complessiva per efficienza, sicurezza e soddisfazione dei partecipanti. Come si possono quindi sfruttare le potenzialità di strumenti come le App per il controllo accessi riducendo al minimo i rischi?

Quando si parla di controllo accessi per un evento le parole chiave che vengono subito in mente sono principalmente tre: velocità, semplicità e affidabilità. Chi organizza eventi sa bene che ogni momento “morto” di un evento è un rischio per la sua performance e per il rating finale dell’esperienza che le persone vivranno e racconteranno.

Garantire che il momento dell’accesso al luogo dell’evento sia privo di frizioni, veloce, sicuro, piacevole diventa quindi un fattore determinante di gradimento (o, viceversa, di possibile frustrazione) e come tale deve essere trattato. Questo vale anche per sessioni di formazione, workshop, seminari, accessi all’area espositiva e agli stand, appuntamenti con aziende e attività sociali come sessioni di networking, aperitivi e cene: tutte attività rispetto alle quali i momenti di ingresso – e laddove necessario anche di uscita – sono parte integrante della qualità complessiva. 

A tutto questo vanno poi aggiunti altri due fattori. 

Il primo è quello, ahinoi, economico: le risorse a disposizione sono in continuo calo mentre gli standard qualitativi richiesti dal settore – il secondo fattore – sono in continua crescita, complici anche una sempre più serrata competizione nel settore e l’esperienza maturata dai partecipanti, che li rende più consapevoli ed esigenti

In uno scenario di questo genere l’attività di controllo accessi si carica di una pressione notevole, densa tanto di opportunità quanto di rischi. Per questo ragionare su strumenti come le App per il controllo accessi è tutt’altro che banale. 

Vediamone alcuni. 

1. Velocità + praticità = mobilità

L’abbiamo già visto: a nessuno piace stare in fila. O meglio, a nessuno piace sprecare del tempo in attesa che succeda qualcosa. Questo ci pone, come organizzatori, davanti alla necessità di rendere i momenti di check-in e check-out dalle location il più possibili veloci e interattivi, visto che se le persone stanno facendo qualcosa si annoiano meno che se non stanno facendo niente. Ma come si tengono insieme questi due aspetti?

Innanzitutto togliendo le barriere inutili a partire da quelle più grandi, ovvero gli ingressi e le uscite. Sembra folle ma non lo è, perché spesso i concetti di ingresso e di uscita stanno più nelle nostre teste e nelle nostre abitudini. Non sempre, ovviamente, ma spesso. E in tutti i casi in cui la loro fissità non è necessaria si possono creare percorsi alternativi in cui le persone si attivano e trovano anche meno folla, quindi stanno meno in fila a “perdere tempo”. Già, ma come si concilia questa magnifica libertà con il controllo degli accessi? “Semplicemente” smaterializzandolo, rendendolo più mobile, e quindi più agile. 

In pratica togliendo tutte le strutture non necessarie come tornelli, barriere e desk e implementando strutture flessibili come ipad e smartphone attraverso i quali si può ottenere lo stesso risultato – la registrazione corretta dell’ingresso, sia esso singolo o multiplo, con prenotazione o senza – senza avere la rigidità (e spesso il costo) di strutture che obbligano i percorsi e irrigidiscono le azioni.

Pensate solo a tutte le possibilità che questo porta con sé per gli eventi all’aperto, a cui sicuramente molti di voi staranno pensando in vista della bella stagione. 

2. Dal controllo alla gestione: le prenotazioni agili incrementano qualità e quantità

Un altro momento di rigidità che spesso si verifica negli eventi – soprattutto quelli di grandi dimensioni o con una struttura articolata – è legato alle attività da realizzare su prenotazione. 

Spesso infatti per partecipare a questi appuntamenti si richiede alle persone di riservare il proprio posto anche molto tempo prima dell’evento. Se questa procedura aiuta nella gestione delle attività – consente di prenotare gli spazi più adatti per conformazione e capienza riducendo gli sprechi e permette di pianificare le attività in maniera più efficiente ed efficace – a volte produce però anche inefficienze. Pensiamo ai due casi opposti: le persone prenotano e poi non si presentano o, viceversa, non prenotano finché non è troppo tardi, perdendo così opportunità preziose per loro e per l’evento. 

In almeno alcuni casi queste problematiche potrebbero essere risolte con un sistema di controllo accessi sufficientemente flessibile da diventare uno strumento anche per la gestione delle prenotazioni e la loro registrazione/validazione  tramite il collegamento in real time con il gestionale dell’evento. In questo modo, infatti, non solo si potrebbero gestire in maniera più efficiente spazi e tempi, ma si potrebbe dare un servizio ulteriore alle persone, togliendo loro il peso di pianificare la propria vita con anticipo anche laddove questo può essere causa di stress o difficoltà. 

Il risultato? Facile a vedersi anche ad occhio nudo: soddisfazione per un sistema che funziona, risponde ad un bisogno e semplifica la vita. Chi non lo vorrebbe?

3. Privacy e sicurezza dei dati: il tallone d’Achille della mobilità

Parlando di abbattimento delle barriere e semplificazione dei percorsi – tutti elementi che potrebbero aumentare efficienza, efficacia e soddisfazione degli eventi – saremmo ingenui, anzi, proprio sprovveduti, se non tenessimo conto che tutto questo, come ogni medaglia, ha due facce. 

Quando si parla di controllo accessi si parla infatti di dati personali e ancora di più si parla del loro scambio e trattamento. Più in generale, si parla di tutto quello che ricade in una sigla con la quale abbiamo acquisito ormai una certa familiarità: GDPR. Più il processo diventa decentralizzato e più persone possono accedere a questi dati, tanto più è fondamentale che ogni nodo di questa rete allargata sia garantito esattamente come il centro. E che tutto sia racchiuso in un sistema omogeneo, che tuteli senza appesantire e complicare la vita a chi lo deve usare. Sì, e in pratica? Diciamo che se pensiamo di avere in campo N collaboratori tutti dotati di smartphone o tablet per il controllo degli accessi all’evento e ai suoi diversi ambienti, dobbiamo avere l’accortezza che questi strumenti non siano solo affidabili dal punto di vista delle prestazioni ma anche sicuri, che garantiscano entrambe le parti (partecipante e controllore dell’accesso) rispetto ai dati che vengono visionati, scambiati e archiviati, in modo che siano solo quelli necessari e non uno di più, che i servizi siano erogati in maniera puntuale e sicura mentre viene tutelata la privacy delle parti. Per questo diventa fondamentale che non solo gli strumenti, ma anche l’infrastruttura che li mette in rete sia progettata e costruita in base ai principi di affidabilità, sicurezza, GDPR e integrazione.

Quindi, arrivati qui, controllo accessi via App sì o no?
Per noi decisamente sì, se lo strumento è performante, sicuro e capace di adattarsi alle esigenze di ogni singola esperienza, e viene adoperato con attenzione e dopo un’attenta valutazione. 

Per questo mettiamo il nostro a disposizione per una prova gratuita: per vedere se può essere quello giusto per il tuo prossimo evento.

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