Uno dei fattori più importanti per il successo di un evento è sicuramente la gestione corretta, efficiente ed efficace della lista degli invitati. Chi organizza eventi di professione, infatti, lo sa: rispettare l’emozione legata alla partecipazione di un evento e, contemporaneamente, tenere il passo con le esigenze e le aspettative degli ospiti è fondamentale perché le persone partecipanti rimangano soddisfatte.
Tutta questa pressione può essere, almeno in parte, contenuta grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici affidabili, pratici e sicuri che aiutino la gestione di quello che è il uno dei biglietti da visita principali di ogni evento, ovvero il momento del check-in all’ingresso. E se, fortunatamente, ogni giorno la tecnologia mette a disposizione degli organizzatori di eventi nuovi strumenti, può non essere altrettanto facile sapere come utilizzarli al meglio per massimizzarne resa e impatto.
Ecco perché abbiamo voluto raccogliere alcune domande che ci vengono poste dagli organizzatori di eventi che vengono da noi con l’esigenza di gestire liste di partecipanti in maniera rapida, sicura, flessibile e scelgono SharEvent come partner per farlo. Le abbiamo trasformate in una piccola guida in 3 punti che pensiamo possa essere utile – indipendentemente dal tipo e dalla dimensione dell’evento – per orientare un utilizzo ottimale di questo tipo di strumenti.
1. Crea un sistema funzionale per la raccolta e archiviazione delle informazioni
Partiamo dalle cose più importanti, ovvero dalla capacità di raccogliere, gestire ed archiviare le informazioni sugli ospiti dell’evento per potervi accedere in qualsiasi momento, possibilmente da diversi strumenti come il computer in ufficio e il cellulare in mobilità. Certo, nel momento in cui si parla di “App per liste invitati” – o di “App Guest list”, se la vogliamo dire in maniera più internazionale – si può dare per scontato che questi strumenti siano progettati per essere utilizzati prima di tutto su supporti mobili come cellulari e tablet. Ma se questo è necessario, non è certo sufficiente. Perché diventino davvero strumenti di lavoro dovrebbero infatti avere qualche caratteristica in più come:
- la possibilità di gestire i “guest” sia in maniera aggregata che segmentata per liste;
- la possibilità (o meglio l’eventualità) di poter aggiungere partecipanti last minute e anche “on the door”;
- la possibilità di mettere in relazione utenti, ad esempio i “+1” in caso di cerimonie o eventi sociali o, più semplicemente, alcuni membri di liste e sottoliste;
- la possiblità di attribuire a liste diverse permessi diversi, per esempio per l’accesso a spazi o attività.
2. Pensa ad un ecosistema, non a uno strumento
Sicuramente una Guest list App deve prima di tutto essere in grado di gestire in maniera semplice, efficiente ed affidabile gli invitati ad un evento.
Ma è davvero tutto qui?
Può infatti essere utile gettare lo sguardo anche un po’ più lontano, ovvero a quell’insieme di funzioni/caratteristiche che possono riverlarsi, sul medio e lungo periodo, capaci di fare davvero la differenza tra uno strumento e l’altro e, quindi, di renderne uno più strategico di un altro. Ne appuntiamo qualcuna, sempre derivante dall’esperienza maturata in qualche anno di attività nel mondo degli eventi:
- la possibilità di costruire con le diverse liste di invitati un canale personalizzato per comunicare qualsiasi cosa: da un caldo messaggio di benvenuto alle istruzioni per godere al meglio dell’esperienza fino, naturalmente, agli aggiornamenti dell’ultimo minuto;
- la possiblità di creare engagement e partecipazione attraverso la attività sociali e di incontro e, perfino, di gaming;
- la possibilità di creare aree riservate con materiali accessibli solo ai membri di una certa lista e/o all’interno delle quali gli stessi membri della lista possono condividere foto, documenti, informazioni. Spazi così, condivisi e protetti, potrebbero facilmente diventare un sacco di cose, da guest-book personalizzati a ricordi di un’esperienza indimenticabile se, ad esempio, fossero resi fruibili anche dopo la fine dell’evento.
3. Lavora su un continuum e non un momento
La funzione di un’App per la gestione liste invitati è quella di selezionare chi può entrare all’evento e chi no e con quali, eventuali, permessi. Ci sono però alcuni altri fattori, alcuni legati alla specificità di singoli eventi e appuntamenti, che possono complicare leggermente la situazione, come nel caso di:
- necessità di gestire non solo i check-in ma anche in check-out, in maniera singola o multipla e quindi con possibilità di accedere nuovamente alla venue/sala o meno;
- necessità di avere i dati di afflusso e presenza da analizzare anche in tempo reale e collegare ad altre attività come le votazioni o i sondaggi di gradimento;
- eventi ricorrenti che permettano di contare ogni volta sull’esperienza (e i dati) dell’evento precedente, senza rifare ogni volta tutto daccapo.
Sicuramente questi tre punti non esauriscono tutte le modalità con cui si può fare un uso più strategico e pratico di un’App Guest list. Mirano infatti, piuttosto, a dare qualche spunto di riflessione a chi, professionalmente, sta cercando il prodotto ideale per le proprie esigenze. Per questo abbiamo messo in fila alcune domande utili per fare una valutazione, a nostro giudizio, più completa ed esaustiva partendo dagli stessi quesiti che hanno guidato noi nel pensare e costruire l’App Guest list di SharEvent.
Se volete sentire le nostre risposte, o se volete farci altre domande, potete semplicemente scriverci qui o richiedere una demo gratuita durante la quale possiamo vedere insieme il nostro strumento all’opera.