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App per eventi o App per organizzare eventi?

Guida pratica alla scelta dello strumento giusto per il tuo prossimo evento

Le App sono software progettati per eseguire funzioni specifiche su dispositivi mobili e la loro potenza, unita alla versatilità e comodità, le ha rese strumenti molto utili anche nel mondo degli eventi. Offrono infatti servizi capaci di migliorare l’efficienza della gestione di eventi di diverso tipo e dimensione e di rendere più ricca ed entusiasmante l’esperienza e l’interattività, andando così ad impattare tanto sulla qualità del lavoro degli event manager quanto sull’esperienza dei partecipanti. Come sa bene chi le sta già usando, dal punto di vista dell’organizzazione eventi le App aiutano a gestire meglio gli eventi soprattutto mentre sono in corso, visto che consentono di coordinare processi anche in mobilità e contribuiscono a rendere più fluida la gestione delle attività, e sono ottime alleate nella gestione delle modifiche in real-time e negli aggiornamenti. Le App di questo genere supportano infatti la gestione degli inviti, il controllo degli accessi e la comunicazione con i partecipanti e sono generalmente identificate come “App per organizzare gli eventi.

Quando invece ci si riferisce in modo più generico al concetto di “App per eventi” si parla di solito di strumenti dedicati ai partecipanti e realizzati per arricchire l’esperienza dell’evento.
Offrono infatti servizi e strumenti aggiuntivi rispetto a quelli fisici e pensati per consentire alle persone di ottenere il massimo dall’evento come agende online, mappe interattive, programmi personalizzati, sondaggi live e strumenti di networking e svago.

Si tratta di due strumenti diversi, quindi, per pubblici e funzioni diverse. Ma come scegliere lo strumento giusto per il proprio fabbisogno? Ci viene chiesto spesso e per questo abbiamo deciso di mettere insieme una piccola guida in tre step che permetta di valutare come scegliere e sfruttare al meglio ogni soluzione.

1. Focus su: gestione degli ospiti ed esperienza dei partecipanti

Le App per organizzare eventi sono progettate per assistere gli organizzatori nella pianificazione e nella gestione degli aspetti logistici. Tra le loro funzioni principali vi sono la gestione degli inviti e la creazione di liste di partecipanti per mantenere un controllo preciso su chi parteciperà all’evento e di comunicare facilmente con loro.

Al contrario, le App per eventi dedicate ai partecipanti sono focalizzate sul miglioramento dell’esperienza degli ospiti durante l’evento. Offrono quindi un set di strumenti per orientarsi e connettersi con altri partecipanti in modo efficiente, di esprimersi e far sentire la propria voce e, perché no, anche di divertirsi e svagarsi.

2. Focus su logistica ed engagement

Le App per organizzare eventi aiutano a pianificare le attività, gestire le sedi e assegnare compiti, rendendo più facile avere sempre tutto sotto controllo e garantire che ogni dettaglio sia curato alla perfezione. Ad esempio, il controllo degli accessi tramite la scansione del QR code dei partecipanti è una funzione chiave per gestire in modo sicuro e ordinato l’ingresso degli ospiti e consente allo stesso tempo di smaterializzare ingressi e uscite, rendendo ogni processo più fluido e piacevole.

Al contrario, le App per eventi mettono l’accento sull’interazione tra i partecipanti e l’evento stesso. Funzionalità come i sondaggi live, le sessioni di Q&A e le votazioni in tempo reale incoraggiano una partecipazione attiva, rendendo l’evento più dinamico, coinvolgente e aiutando anche a raccogliere feedback assai preziosi per gli organizzatori.

3. Focus su comunicazione e aggiornamento

Le App per organizzare puntano molto sulle funzioni legate alla comunicazione e all’informazione, permettendo agli organizzatori di inviare aggiornamenti e notifiche ai partecipanti in modo efficiente ed immediato rispetto al bisogno. Inoltre, permettono di avere sempre sott’occhio tutti i dati più importanti dell’evento, per poter apportare modifiche o correzioni, anche in real-time..

Le App per eventi, per parte loro, sono l’altro capo di questo sistema di comunicazione, poiché devono essere in grado di ricevere nella maniera più tempestiva ed efficiente tutte le informazioni utili e, soprattutto, notifiche e aggiornamenti in tempo reale. Accanto a questo prenotazionedevono essere in grado di permettere un accesso facile e veloce ai materiali dell’evento (aggiornati in tempo reale), alle biografie e ai contatti dei relatori e ai sistemi di dell’area sponsor o degli appuntamenti con consulenti e fornitori. .

In sostanza? Le App per organizzare gli eventi e le App per eventi sono due facce della stessa medaglia, due metà che si completano a vicenda e che consentono di ampliare funzioni ed efficacia di quel complesso ecosistema che è ogni evento. Sono strumenti agili, potenti, veloci, ed allo stesso tempo pratici e – quando progettate bene – anche sufficientemente intuitivi da consentire subito a chi ne fa uso di trarne il massimo beneficio. Rappresentano quindi degli ottimi alleati per potenziare sia il lato organizzativo e gestionale dell’evento sia quello più legato alla fruizione e all’esperienza, che può essere arricchita esponenzialmente e prolungata ben oltre i confini di ogni singolo evento. L’importante è, come quasi sempre, sapere a quali domande e bisogni è chiesto loro di rispondere perché possano farlo al meglio, anche attraverso una progettazione personalizzata che consenta di creare lo strumento perfetto per ogni esigenza.