L’organizzazione di un evento richiede una gestione efficiente degli accessi.
Ogni professionista impegnato nell’organizzazione di un evento sa bene, infatti, quanto sia cruciale garantire un’esperienza senza intoppi durante uno dei momenti che fanno da biglietto da visita dell’evento, ovvero il check-in. Questo vuol dire che i controlli all’entrata e all’uscita dall’evento e dalle attività devono essere rapidi ed efficienti e allo stesso tempo devono assicurare sicurezza e praticità anche per il personale.
Ormai quando si parla di controllo accessi agli eventi si parla per lo più di software capaci di gestire tutto il processo (nessuno di voi ancora usa carta e penna, vero?) e ancora di più di App capaci di fornire tutta l’assistenza necessaria a gestire questa fase delicata risiedendo comodamente in smartphone o tablet da usare in mobilità. Tuttavia, con un’ampia gamma di opzioni disponibili sul mercato, sapersi orientare a volte può rivelarsi una sfida. Come scegliere quindi l’App giusta? Abbiamo elaborato una piccola guida che, per punti, riassume le caratteristiche imprescindibili per un buon prodotto, almeno stando a quello che ci hanno raccontato i nostri clienti, che di solito hanno fatto diverse prove prima di scegliere la scarpa perfetta per il proprio piede.
1. Velocità ed efficienza: la chiave per un check-in rapido
Un processo di check-in veloce, che eviti code e tempi di attesa eccessivi è il miglior modo per fare una buona accoglienza degli ospiti all’evento come anche a tutte le sue parti, dai seminari alle sessioni, fino agli appuntamenti con sponsor ed espositori. Perché questo sia possibile, è importante che l’App per il controllo accessi non sia solo performante tecnicamente (capace quindi di accedere ai db rilevanti e di registrare i dati in maniera veloce e puntuale), ma sia anche pratica da usare, meglio se addirittura intuitiva tanto per il personale addetto al check-in quanto per i partecipanti, nel caso di eventi che prevedano il check-in in autonomia.
2. Affidabilità e sicurezza: dal GDPR ai server la parola chiave è protezione (dei dati)
La sicurezza dei dati personali dei partecipanti è sicuramente un altro aspetto cruciale nella scelta di un’App per il controllo accessi. Tra gli elementi da mettere sul piatto della bilancia al momento della scelta, quindi, c’è non solo il rispetto della normativa GDPR, ma anche la sicurezza dei server utilizzati e la presenza di un sistema di protezione per la trasmissione e la conservazione dei dati. Ovviamente, a suggellare il tutto, dovranno essere garantiti sistemi di autenticazione adeguati per l’accesso agli strumenti, che ne consentano l’utilizzo solo da personale autorizzato.
3. Personalizzazione: una buona App si adatta alle tue esigenze, non tu alle sue
Non ci sono dubbi: ogni evento ha le sue esigenze e per questo è importante scegliere un’App che sia sufficientemente flessibile da consentire la personalizzazione delle funzionalità in base alle necessità. Dalle più semplici, come la possibilità di creare campi custom fino a quelle più strutturate, che la rendano capace di rispondere in maniera pronta ed efficace ai flussi di lavoro e alle peculiarità dell’evento. Perché anche questo significa fornire un’esperienza unica ai partecipanti.
4. Integrabilità: connessione senza soluzione di continuità con gli altri strumenti
Sembrerà un dettaglio, ma non lo è. Tenere presente l’integrabilità dell’App con gli altri strumenti utilizzati nella gestione dell’evento – siano essi unici come un gestionale per eventi o di diversi fornitori – è fondamentale. Un’App che interagisce senza problemi con la complessa architettura degli strumenti utilizzati per la gestione dell’evento, dal software di prenotazione agli altri strumenti di organizzazione e gestione, semplifica e rende allo stesso tempo più sicuro il lavoro mentre permette di fare cose fondamentali come sincronizzare i dati in tempo reale e garantire una gestione efficiente e senza errori.
5. Funzionalità di reporting e analisi: traccia e valuta le performance
Per valutare l’efficacia di un evento e prendere decisioni informate per il futuro è essenziale che un’App per il controllo accessi offra la possibilità di realizzare analisi e report, magari appoggiandosi ad un software che consenta di elaborare i dati e renderli strumenti di comunicazione e marketing efficaci. Dalle analisi più semplici, come quelle sulle presenze all’analisi dei flussi, dalle attività dei partecipanti al gradimento verso l’evento e le sue parti, tutto dovrebbe essere monitorato per poter essere analizzato. Si tratta infatti delle informazioni fondamentali per valutare il successo dell’evento ed essere in grado di apportare eventuali miglioramenti, se non in real time, almeno per le edizioni future.
6. Supporto tecnico e assistenza clienti: fondamentale
Il valore di un prodotto sta anche nel servizio clienti che lo accompagna e questo è vero quando si parla di App per il controllo accessi, visto anche il contributo che possono dare al successo di un evento. È quindi importante scegliere un fornitore di software che offra un solido supporto tecnico e un’assistenza clienti tempestiva ed efficiente. Anche la disponibilità di risorse di supporto come documentazione dettagliata, tutorial o assistenza telefonica sono strumenti che possono rivelarsi cruciali per risolvere eventuali problemi o dubbi durante l’utilizzo dell’App.
Insomma, se scegliere l’App giusta per il controllo accessi richiede una valutazione che parte dalle caratteristiche e dalle esigenze specifiche dell’evento che si sta organizzando, è altrettanto importante che possieda un set di caratteristiche che potremmo definire universali. Sono infatti queste che danno allo strumento le carte in regola per diventare davvero un alleato prezioso nella realizzazione di un evento e che quindi dovrebbeo far parte della check-list di valutazione ogni volta che si cerca lo strumento migliore da usare.