Ormai è dimostrato: tra gli obiettivi primari che le persone hanno quando partecipano agli eventi ci sono la possibilità di ampliare il network di conoscenze e scoprire cose utili per il lavoro e la carriera. Questo fa sì che tra i luoghi a maggior valore aggiunto all’interno di un evento – sia esso fisico, virtuale o ibrido – ci siano tutti gli spazi che sono realizzati ad hoc per la socializzazione (come le hall o le zone relax/networking) oppure che sono dedicati all’incontro e lo scambio, come avviene per le aree espositive, dove aziende e privati si possono incontrare, scoprire prodotti e servizi e ricevere informazioni personalizzate rispetto ad offerte rilevanti.
Sia nel caso degli spazi di socializzazione che delle aree espositive, tuttavia, la capacità di produrre risultati è spesso direttamente proporzionale all’investimento impiegato per la loro progettazione, realizzazione e gestione, visto che gli spazi devono essere confortevoli, pratici e, piacevoli per stimolare frequentazione e permanenza e che gli stand devono essere belli, ricchi e funzionali per attrarre e coinvolgere. C’è dunque un modo per mantenere alti gli standard ma non far esplodere i costi?
Un grosso supporto, tanto per cambiare, può venire dalla tecnologia, ed in particolare da quella applicata ed applicabile alle aree espositive. Portare in tutto o in parte l’area espositiva di un evento online, infatti, può essere la soluzione per prendere due piccioni con una fava, come si suol dire. Il primo piccione è quello di tenere sotto controllo i costi senza intaccare la resa di questi spazi, mentre il secondo è ottenere tutta una serie di benefit che altrimenti sarebbero ben più difficili da raggiungere e, spesso, a costi molto superiori. Quali? Eccone tre.
1. Accessibilità globale
Un’area espositiva virtuale è accessibile da qualsiasi parte del mondo e in qualsiasi momento, senza limitazioni di spazio e tempo, indipendentemente dalle latitudini e dai fusi orari. Mentre l’area espositiva tradizionale può ospitare solo un numero limitato di partecipanti e espositori, quindi, un’area espositiva virtuale consente alle aziende di presentare i loro prodotti o servizi da qualsiasi parte del mondo senza affrontare gli stessi costi di una partecipazione fisica.
E tutto questo può essere fatto in due modi:
1) sostituendo in toto la presenza fisica con quella online
2) mantenendo un presidio fisico – ad esempio un piccolo stand – da utilizzare come porta di accesso ad un mondo più ricco e strutturato che si trova invece online e che è capace di fornire esperienze gratificanti ed utili ad una frazione del costo che si dovrebbe sostenere per avere fisicamente presso l’evento tutta la tecnologia necessaria.
Certo, queste soluzioni non valgono proprio per tutte le tipologie di espositori e di business (per quanto innovative, le degustazioni online sono ancora piuttosto deludenti in confronto a quelle tradizionali), ma sicuramente possono essere spunti interessanti – anche dal punto di vista commerciale – per tante aziende, molte delle quali sarebbero altrimenti irraggiungibili o più difficili da coinvolgere.
2. Riduzione dell'impatto ambientale
L’area espositiva virtuale è un’ottima risorsa di sostenibilità ambientale. Anche la tecnologia ha un suo impatto ambientale, certo, ma raramente può competere con quello richiesto dalla produzione, allestimento e gestione di uno spazio espositivo da trasferire, peraltro, spesso a grande distanza da dove è stato costruito. Già riducendo i costi relativi a viaggi e produzione di materiali fisici, quindi, lo stand virtuale può diminuire significativamente la propria impronta ambientale, tagliando le emissioni e l’utilizzo di risorse naturali. Questo peraltro si traduce immediatamente non solo in un impatto positivo sull’ambiente nel quale viviamo e dove vivranno le generazioni a cui lo lasceremo, ma anche sull’immagine dell’evento e dei partecipanti, poichè si sa che la sostenibililtà è una delle leve a maggior trazione di marketing esistenti oggi.
3. Interattività e tracciabilità avanzate
Portare grandi livelli di tecnologia all’interno degli spazi espositivi consente inoltre di fare due cose: produrre dati – visto che tutto ciò che è digitale è più facilmente misurabile e quindi utile per attività di anasi e pianificazione successive – e offrire esperienze più interattive e personalizzate, potenzialmente fino al livello di una customizzazione totale, in ambienti virtuali che includono video, presentazioni, immagini, demo interattive e altro ancora. Questo permette alle presentazioni di prodotti e servizi di diventare esponenzialmente più innovative e coinvolgenti, capaci di catturare l’attenzione di un pubblico sempre più esigente e di stimolarne l’interesse. Consente inoltre ad ogni persona di muoversi con i propri tempi, nel rispetto delle sue esigenze di informazione, di conoscenza e di interagire con i rappresentanti delle aziende nei tempi e modi migliori per consentire esperienze davvero gratificanti.
Utilizzare la tecnologia come strumento a supporto dell’efficacia e dell’efficienza di spazi strategici come le aree espositive può essere quindi non solo un modo per venire incontro alle necessità di un pubblico sempre più esigente, ma anche di produrre risultati più concreti, misurabili e quindi usabili per le aziende partecipanti senza aumentare proporzionalmente i costi. Un risultato win-win che è difficile lasciare sul piatto quando si punta a creare eventi capaci di distinguersi davvero in un mercato sempre più competitivo.