Comunicazione e promozione, Organizzazione eventi, social media

Eventi e social: come ottimizzare la comunicazione e la promozione prima, durante e dopo

Come sfruttare la potenza dei social per fare promozione, comunicazione efficace ed engagement per gli eventi

Si può fare promozione e comunicazione di un evento senza usare i social, nel 2024? Certo, perché non tutti gli eventi hanno bisogno di essere comunicati e promossi su canali che hanno le caratteristiche dei social media. Alcuni eventi, però, non possono (e non dovrebbero) farne a meno: ad esempio perché devono raggiungere grandi quantità di potenziali partecipanti o devono puntare in maniera forte sui temi della community e dell’engagement. In casi come questi, infatti, i social possono essere ancora dei formidabili alleati per raggiungere gli obiettivi in tempi brevi e a costi tutto sommato contenuti, soprattutto se comparati ad altri canali di comunicazione e promozione on e off-line. Come tutti gli strumenti dalle grandi potenzialità, però, anche i social hanno bisogno di essere utilizzati strategicamente per non diventare dei buchi neri assorbi-energie che richiedono più risorse di quante sono in grado di apportarne all’evento. Per questo abbiamo deciso di scrivere questa breve guida su “come fare comunicazione e promozione efficace di un evento sui social” e di farlo seguendola scansione dei tre momenti principali in cui si articola un evento: il prima, il durante e il dopo. Si tratta di suggerimenti che vanno ovviamente adattati ad ogni contesto, che devono essere parte di una strategia di comunicazione più ampia e che devono trovare posto in un piano di comunicazione fortemente orientato alla sinergia tra i vari strumenti (sito web, newsletter, notifiche push, tra le principali). Però pensiamo che possano essere degli ottimi spunti per andare verso la costruzione di un calendario editoriale per ogni evento che eviti due cose, entrambe terribili: l’horror vacui – che si presenta quando non si sa cosa pubblicare, non si ha un piano e un calendario e si rischia di fare le cose di fretta e male, con poca strategia e quindi incapaci di produrre risultati – e lo spreco di risorse che si ha invece quando si producono contenuti fin troppo belli, articolati e patinati per essere davvero efficaci.

1. Prima dell'evento: costruire l'anticipazione

La comunicazione prima dell’evento serve principalmente a tre cose:

Far conoscere l’evento e la sua organizzazione (dove opportuno) a pubblici in target
Risvegliare il pubblico già fidelizzato
Creare anticipazione e interesse

Questa prima fase di comunicazione e promozione deve infatti servire principalmente ad informare, attrarre e, in ultimo, far iscrivere le persone all’evento o acquistarne il biglietto di igresso.

Come farlo?

Possiamo usare:

Agende dell’evento o teaser del programma
Presentazioni di speaker e relatori
Video promozionale degli speaker/relatori
Testimonianze dall’evento precedente
Webinar pre-evento su temi legati all’evento, anche tenuti dagli stessi relatori che parteciperanno
Annunci e promo “Early bird” (sconti o benefit)
Momenti salienti dell’edizione precedente dell’evento
Infografiche con dati
Interviste agli speaker/relatori
Count-down grafiche e video
Preparativi, dietro le quinte
Sondaggi o quiz relativi ad argomenti o relatori dell’evento
Domande frequenti e curiosità
Annunci di collaborazioni o partnership
Giochi o concorsi interattivi
Anteprime del merchandising o dei gadget dell’evento

Questo può essere anche un buon momento per creare e inizare a diffondere hashtag, template e formati che stimolino e incoraggino la produzione di contenuti “user generated”, ovvero prodotti direttamente dai partecipanti/speaker/espositori etc., che potranno essere ulteriormente condivisi e diffusi per aumentarne la portata.

2. Durante l'evento: coinvolgere e interagire

Durante l’evento, i social possono essere strumenti utili per mantenere vivo l’interesse e coinvolgere attivamente i partecipanti, nonché per aiutarli a fare community e sviluppare relazioni:

Come farlo?

Possiamo usare:

Live posting
Live streaming di momenti salienti
Citazioni in tempo reale (anche dei relatori)
Registrazione podcast dal vivo
Interviste ai partecipanti
Interviste agli espositori
Sondaggi in tempo reale
Highlights dei momenti salienti della giornata
“Dietro le quinte”

Inoltre non bisogna mai dimenticare che i social – insieme a tutti gli altri canali di comunicazione attivati – devono essere presidiati per tutta la durata dell’evento, perché si deve essere sempre pronti a rispondere ai commenti, alle domande e ai feedback dei partecipanti, dimostrando così un impegno attivo verso la comunità online.

3. Dopo l'evento: consolidare e condividere

E dopo l’evento? La comunicazione non si ferma di certo. Non c’è infatti momento migliore per capitalizzare sull’energia generata e mantenere viva l’attenzione:

Come farlo?

Possiamo usare:

Video e foto dei momenti più importanti
Citazioni di presentazioni/speaker
I momenti più emozionanti (foto e video)
I momenti più coinvolgenti (foto e video)
Gallery degli eventi
Infografiche o grafiche di singole sessioni e contenuti
Testimonianze dei partecipanti
Annuncio/teaser per il prossimo evento
Rassegna stampa
Post link ad articoli con i punti salienti, approfondimenti

Molto apprezzati e di grande valore sono poi, generalmente, i post di ringraziamento per partecipanti, relatori, sponsor e collaboratori, dei quali è opportuno non dimenticarsi. Soprattutto perché coltivare clienti e interlocutori con cui si è già attivato un canale di comunicazione è più efficace e meno costoso che andare ad acquisirne di nuovi, in futuro.