Gli eventi funzionano se le persone che vi partecipano sono attive e coinvolte.
Senza quello che ormai tutti abbiamo imparato a chiamare “engagement”, infatti, nessun evento, per quanto ricco, interessante, ospitato nella migliore struttura o capace di mettere in campo i relatori più interessanti e gli sponsor più esclusivi può davvero funzionare. Perché, gira che ti rigira, l’anima di ogni evento sono i partecipanti e intorno a loro deve ruotare tutto: loro sono il motore di tutta la macchina. Questo rende il tema del coinvolgimento e della partecipazione delle persone cruciale per ogni evento e, ormai, una vera e propria sfida che si gioca a colpi di attrazioni, risorse e colpi di scena.
Ma davvero tutto questo paga?
Non sempre, come non sempre realizzare eventi davvero belli e coinvolgenti significa spendere enormi quantità di risorse, quanto piuttosto di “coprire tutte le basi” e fornire davvero alle persone quello che cercano. Come farlo, dunque, senza complicare troppo l’organizzazione dell’evento e la vita delle persone che ci stanno dietro?
Ecco qualche risposta, che condensa quasi vent’anni di esperienza nel settore.
1. Cosa vogliono le persone quando partecipano ad un evento?
Partiamo dall’inizio e da una delle domande più difficili a cui rispondere. Non importa quanta esperienza si sia fatta nell’organizzazione di eventi grandi o piccoli, in presenza o virtuali: quando si parla delle persone si possono solo avere idee su quello che possono desiderare o possono aspettarsi da un evento. Come costruirlo in assenza di queste informazioni senza rischiare di sbagliare? La risposta, che può sembrare banale, ma non lo è per nulla, è: chiedendoglielo. Personalmente lo abbiamo visto più di una volta: abbiamo visto guru ed esperti scervellarsi in brainstorming che facevano le scintille per creare “l’evento perfetto”, abbiamo visto risorse dispiegate senza fine, energie profuse senza alcuna economia, e abbiamo visto grandi successi, ma anche tante montagne che partorivano topolini. Perché? Perché spesso non si sceglieva la risposta più facile, che invece avremmo potuto ottenere semplicemente facendo una domanda. Creare sondaggi da inviare ai partecipanti – anche se ancora potenziali – fin dalle prime fasi di ideazione di un evento può essere una strategia semplice ed efficace per pianificare meglio, in maniera più efficiente e magari anche risparmiando soldi.
Quindi perché non sfruttare l’occasione?
2. Quando il gioco si fa duro
Ci siamo. Les jeux sont faits, per usare le parole di Sartre: l’evento inizia. E ora? Ora la palla passa ai contenuti, coinvolgenti e di alto profilo, che avremo sicuramente costruito e messo in campo, ma se non bastassero? Ecco, in quel caso un alleato di raro valore per creare il successo è il gioco. Sì, anche e soprattutto per gli adulti.
Perché, come ci insegnano i bambini, c’è poco di più serio del gioco.
Certo, nel caso degli adulti preferiamo chiamarlo “gaming” e chiamiamo la sua applicazione a contesti di lavoro e professionali “gamification“, ma sempre di gioco – e di divertimento – si tratta.
E se l’esperienza che si va a costruire non è standard ma personalizzata – come ormai non è difficile fare, anche a costi contenuti – sarà facile scoprire come il coinvolgimento delle persone sia molto più a portata di mano di quello che si possa pensare. Abbiamo visto dirigenti d’azienda impegnarsi ben più di quanto avremmo pensato in cacce al tesoro o giochi di abilità, persino riedizioni personalizzate di Pac-Man dal sapore vintage, per raggiungere il top di una classifica, purché fosse visibile a tutti.
Perché a nessuno piace perdere, garantito.
3. Crea connessioni che durano
Lo ripetiamo quasi ogni giorno: una delle cose che le persone vogliono di più quando partecipano ad un evento è avere la possibilità di arricchire la propria rete di relazioni, sia a livello personale che professionale. È una delle attività a più alto valore aggiunto che si possono svolgere durante un evento e, quindi, una delle più ambite e praticate con impegno. Fornire alle persone la possibilità di svolgere questa attività nel modo più facile, utile e piacevole è quindi assolutamente impareggiabile in termini di risultati e di valore. E se gli strumenti sono a portata di mano anche per chi organizza gli eventi, vogliamo rischiare di lasciare le fiches sul tavolo? Tra l’altro questi stessi strumenti possono essere dei formidabili alleati di chi organizza gli eventi anche fuori dall’evento, dopo l’evento e tra un evento e l’altro, perché se le relazioni rimangono attive anche la partecipazione – e la connessione con l’evento e le sue future edizioni – rimane viva e pronta.
E, da che mondo è mondo, un pubblico caldo è meglio di un pubblico freddo.
Come abbiamo visto gli strumenti ci sono, le idee anche (e queste sono solo alcune, ma se i sistemi sono personalizzabili e flessibili, ognuno può realizzare quelle che meglio garantiscono i risultati per il proprio scenario) quindi si tratta solo di passare all’azione e cambiare prospettiva, trasformando il coinvolgimento dei partecipanti ad un evento da una sfida con la quale cimentarsi ad una risorsa da sfruttare per il successo.
Un bello scarto, non trovate?