Nella nostra esperienza solo poco più della metà degli organizzatori di eventi utilizza sondaggi e votazioni nei propri eventi.
Le ragioni sono sostanzialmente due:
- da una parte si teme che le persone possano non rispondere – a meno che i test non siano obbligatori, per esempio quando legati alla formazione – e che quindi tutto si risolva in un fallimento. Meglio allora non chiedere nulla.
- altri organizzatori invece temono che realizzare i test, distribuirli e poi analizzarne i risultati sia un processo troppo complesso e costoso perché possa davvero valerne la pena.
Per contro, coinvolgere i partecipanti di un evento in sondaggi e votazioni può avere molti vantaggi, come ad esempio:
- ottenere informazioni preziose che tanto gli organizzatori quanto gli investitori e gli sponsor possono usare per migliorare gli eventi successivi;
- coltivare la relazione con i partecipanti, che si sentono più coinvolti e partecipi nel miglioramento dell’evento e quindi, magari, anche più interessati a partecipare alle edizioni successive;
- produrre dati utili per le attività di marketing e promozione da utilizzare tanto nei confronti dei partecipanti che degli sponsor delle edizioni future dell’evento.
In un quadro di questo genere, quindi come si possono minimizzare i rischi e si può invece approfittare dei vantaggi senza appesantire eccessivamente l’organizzazione dell’evento?
La risposta ovvia è: utilizzando gli strumenti giusti che, essendo progettati e realizzati appositamente per il mondo degli eventi, hanno già l’architettura ottimale per rispondere alle diverse esigenze ed essere allo stesso tempo facili da usare.
Poi, però, qualche suggerimento su come utilizzare questi strumenti può comunque essere utile e quindi eccone alcuni che vengono direttamente dall’esperienza che abbiamo accumulato in 20 anni di supporto agli organizzatori di eventi su questo tema specifico e che valgono tanto per sondaggi e votazioni legate all’evento nel complesso o alle sue parti e sessioni, quando per i test di apprendimento e di valutazione delle conoscenze utili per molti tipi di eventi.
1. CHIEDI SOLO CIÒ CHE È IMPORTANTE
2. EVITA L'AMBIGUITÀ
Domande non chiare portano a risposte non chiare e risposte non chiare sono uno spreco per i partecipanti – a cui hai chiesto tempo ed energie inutilmente – e per te, che non otterrai informazioni utili e utilizzabili. Fai quindi sempre molta attenzione a non dare per scontato che le domande abbiano lo stesso significato per te di quello che avranno per i tuoi interlocutori. Per evitare questo rischio, cerca sempre di condividere le domande con qualcuno che possa darti un secondo parere. Ed evita di accorpare più domande: se poni due interrogativi dando una sola possibile risposta questa non ti potrà essere utile perché non saprai mai a quale delle due domande è riferita o se a tutte e due. Ad esempio: “Ti è piaciuto l’intervento di J. Belfort e saresti disposto ad ascoltarlo ancora”? Qualsiasi sia la risposta, non riuscirai a capire se è riferita alla prima o alla seconda domanda.
3. USA PAROLE CHIARE
4. EVITA LE RISPOSTE (E IN GENERALE I COMPORTAMENTI) IN SERIE
Cerca il più possibile di evitare domande che portino a risposte “automatiche”. Il caso più comune di questo tipo è quando, per eventi con sessioni multiple, si chiede ai partecipanti di valutarle una per una, una dopo l’altra, rispondendo sempre alle stesse domande (“Ti è piaciuto…?” “Come valuti…?”. Anche quando le persone non abbandonano un compito così ingrato e così noioso (ed è già tantissimo), le loro risposte finiranno probabilmente per essere tutte uguali o molto simili e quindi, alla fine, sostanzialmente inutili. Lo stesso vale anche nel caso dei test o delle valutazioni e, in generale, di tutte le attività che si assomigliano troppo.
5. USA LE RISPOSTE PIÙ SEMPLICI
Laddove possibile chiedi alle persone di indicare il proprio giudizio su scale predeterminate e standard (che siano stelle o intervalli o parole come “poco” o “molto”, poco importa) o di scegliere tra risposte alternative (una o più soluzioni giuste a fronte di soluzioni sbagliate).
In questo modo, non solo rendi più semplice e veloce la compilazione e riduci il rischio di abbandono, ma rendi anche più veloce e a prova di errore la correzione dei test e l’elaborazione dei risultati. Magari puoi lasciare al termine uno spazio in cui si possono aggiungere commenti o note, qualora qualcuno volesse utilizzarlo.
E comunque ricorda sempre: chiunque può rendere complicato ciò che è semplice, ci vuole un genio per rendere semplice ciò che è complicato.
6. SPIEGA SEMPRE PERCHÉ
Non c’è situazione peggiore di quando ci viene chiesto di fare qualcosa e non ci viene detto perché dovremmo farla. Se infatti non c’è un obbligo (che di solito ha anche come contropartita una sanzione) o non abbiamo un immediato tornaconto dall’azione che ci viene richiesta, come ad esempio completare un corso o ottenere un attestato di qualifica se compiliamo il test finale e proviamo di aver acquisito determinate conoscenze, la prima domanda che ci facciamo è: “E perché dovrei farlo?” Perché dovrei spendere tempo ed energie per fare quello che mi viene chiesto? Ecco, spiegarlo, anche in poche parole, può fare una vera differenza nei tassi di risposta e anche nella qualità delle risposte. Provare per credere.
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