Pochi avranno il coraggio di dirlo apertamente, ma gli eventi aziendali natalizi – quelli che chiudono un anno tra bilanci, buoni propositi e un generale clima di festiva rilassatezza – sono uno degli incubi che, più o meno da dopo l’estate, popolano le notti degli organizzatori di eventi. Gli eventi aziendali natalizi non sono infatti semplici formalità, ma piuttosto momenti cruciali per la costruzione di legami, la celebrazione dei successi e la promozione di un ambiente di lavoro positivo. Il loro impatto va oltre il mero scambio di auguri e regali: sono occasioni in cui si ha davvero l’opportunità di rafforzare il senso di appartenenza e di motivare i colleghi per l’anno a venire, di rafforzare i legami e di creare di nuovi, dentro e fuori l’azienda, di gettare le basi per sinergie e alleanze future. Sono eventi talmente strategici che, dietro, devono avere un’organizzazione che funziona come un orologio svizzero a prova di ogni granello di polvere che possa provare ad incepparlo, a partire da alcuni momenti topici, come quelli che hanno a che fare con la gestione e l’invio degli inviti, l’informazione e l’aggiornamento delle persone, naturalmente, il controllo accessi e il check-in. Per questo vogliamo partire proprio da questi tre punti, che possono fare la differenza nell’economia di un intero evento.
1. Gestione degli inviti: come creare esperienze personalizzate senza perdere la testa
Iniziamo con una banalità mai abbastanza sottolineata: le prime, cruciali attività quando si organizza un evento sono la gestione e l’invio degli inviti. Vanno infatti tenute insieme più esigenze, prima tra tutte quella di garantire che tutti siano informati con adeguato anticipo, siano invitati con l’appropriato grado di formalità e ricevano tutte le informazioni utili per rendere facile e gradevole la propria partecipazione. Poi va assicurato che le liste di queste persone invitate – non di rado distinte tra loro per grado aziendale, per ruolo o anche per rilevanza – siano sempre aggiornate, siano precise e puntuali e siano a disposizione di tutti coloro che dovranno usarle, dal personale dell’organizzazione a quello del controllo accessi, con la sicurezza che ogni aggiornamento, anche quello dell’ultimo minuto, sia registrato e disponibile. No, niente che si possa gestire ancora con un file excel e la stampa di fogli di carta, se è a questo che state pensando, e non solo per una questione ecologica. Stiamo parlando piuttosto di software capaci di gestire gli inviti con diversi livelli di permesso anche per singole persone, capaci di riconoscere automaticamente il livello gerarchico dei partecipanti e assegnare loro privilegi conseguenti, per migliorare l’efficienza del sistema e aumentare la soddisfazione delle persone.
2. Informazione in tempo reale, per garantire a tutti di creare la propria serata perfetta
Altro elemento fondamentale per garantire la soddisfazione dei partecipanti agli eventi, soprattutto quando di una certa dimensione e con un numero di partecipanti elevato, è l’informazione in tempo reale. Avere a disposizione tutte le notizie e i documenti utili per trarre il meglio dall’evento a cui si sta partecipando non vale infatti solo quando si parla di eventi di lavoro, ma anche quando gli eventi hanno la socialità e l’intrattenimento come prima ragione d’essere. Per questo dotarsi di un sistema che sia in grado di raggiungere in maniera rapida ed agile i destinatari con notifiche, messaggi e aggiornamenti è fondamentale per garantire non solo un funzionamento senza intoppi di un evento, ma anche per decretarne il successo. State pensando ai cellulari che abbiamo sempre in mano o in tasca? Esatto.
3. Gestione degli Accessi: sicurezza e efficienza al centro
Infine, ma solo per chiudere in bellezza, la vera prova del fuoco: la gestione degli accessi e il check-in all’evento. È una delle fasi più delicate e non solo per una questione di sicurezza. Il sistema deve essere in grado, infatti, di consentire l’accesso solo alle persone registrate ma, soprattutto, non deve lasciarne attendere (non vogliamo nemmeno pensare all’eventualità di lasciarle fuori) nessuna. Deve poi essere agile, pratico e capace di seguire la dinamica dell’evento scelta dall’organizzazione, perché solo così può diventare davvero una risorsa strategica capace di contribuire al successo dell’evento. Deve, in poche parole, essere flessibile e capace di adattarsi alle situazioni, senza tralasciare, ovviamente, la sicurezza dei dati e la garanzia della privacy di ogni persona. Anche in questo caso le soluzioni più pratiche sono quelle che smaterializzano il più possibile questi processi, fino a rendere possibile che l’accesso all’evento sia gestito in piena autonomia dai singoli partecipanti, senza necessità di personale dedicato che può quindi essere destinato ad altre funzioni a maggior valore aggiunto.
Certo, da soli questi tre elementi non salveranno il brindisi di auguri, ma sicuramente potranno rendere più serena la vita di tanti organizzatori di eventi alle prese con le sfide di questa fine 2023. Per tutto il resto… beh, per tutto il resto ci sono un sacco di altre risorse che abbiamo prodotto in quest’anno per aiutare a superare molte delle difficoltà di questo settore e a sfruttare al meglio le possibilità che la tecnologia – la nostra prima delle altre, naturalmente – offre per realizzare eventi migliori riducendo la dose di stress richiesta.