Lo sappiamo bene: i dati sono una risorsa preziosa per gli organizzatori di eventi, poiché forniscono una visione dettagliata dell’evento, della sua resa, dei suoi punti di forza e di debolezza. Servono per analizzare cosa è andato bene e cosa invece è migliorabile per le edizioni future, per dare conto di attività e risultati ai portatori di interesse. Ma se servissero anche a risparmiare?
Ridurre le spese inutili e concentrare le risorse sugli aspetti più importanti, capire quali sono le attività che hanno maggiore impatto sul pubblico e sugli sponsor per ottimizzarle e negoziare contratti migliori sono infatti aspetti determinanti del successo di un evento. Anzi, oggigiorno possono fare la differenza tra la possibilità di realizzare o meno altre edizioni di un appuntamento. Avere quindi solide basi di dati sulle quali prendere le decisioni più utili può davvero diventare un asso nella manica degli organizzatori di eventi più illuminati, a patto che i dati di cui stiamo parlando siano non solo affidabili e disponibili quando servono, ma anche strategici rispetto agli obiettivi. Facciamo qualche esempio: come possono i dati, in concreto, aiutarci a risparmiare quando organizziamo un evento?
1. Per te e il tuo staff:
Controlla spazi e flussi per impiegare al meglio il personale
Non solo in tempo di pandemia, ma in generale quando si organizzano eventi all’interno di spazi limitati ci sono due esigenze da tenere insieme: la prima è fornire all’evento il dinamismo necessario a mantenere attivi i partecipanti, creare occasioni di networking e relazione e guidare i flussi verso gli spazi strategici (da quelli delle plenarie più istituzionali all’area espositiva); la seconda è rendere tutto questo gestibile e organizzato, non solo per i partecipanti, ma anche per l’organizzazione e lo staff. Se, infatti, può essere disastroso che una plenaria di apertura o chiusura si ritrovi con una platea semivuota, è altrettanto da evitare che si creino resse e code agli stand o, viceversa, che dimostrazioni e workshop – magari sponsorizzati da investitori di rilievo – non abbiano il rilievo che meritano.
Generalmente molti di questi flussi vengono gestiti dal personale dell’organizzazione che, attraverso l’informazione ai partecipanti e il controllo di spostamenti e affollamenti, riesce a disinnescare le situazioni di rischio e a ottimizzare il tutto. Supportare questa professionalità con i dati più utili, disponibili in tempo reale e in maniera pratica e agevole significa quindi dare allo staff uno strumento in più per fare meglio il proprio lavoro. Allo stesso tempo significa semplificare la gestione delle risorse umane, ottimizzandola e riducendo costi e sprechi nel momento in cui il personale può essere spostato, incrementato o ridotto in base al bisogno effettivo e all’apporto che può dare al successo dell’esperienza.
2. Per i tuoi investitori:
Fornisci meno informazioni, ma puntuali, sulle quali fare marketing efficace
Spesso l’ansia di fornire informazioni utili a chi ha impiegato risorse e finanziamenti porta a creare strutture di raccolta ed elaborazione che non sono solo poco efficienti, ma rischiano di produrre fin troppi dati. E sappiamo bene che avere troppi dati a disposizione, alla fine, è come non averne per niente, perché se i dati non sono sistematizzati ed utilizzabili difficilmente si riesce a trasformarli in strumenti utili a pianificare ed agire. Questo vale particolarmente per i dati che vogliamo e dobbiamo fornire agli investitori, visto che le informazioni che l’evento può fornire sono per loro assolutamente strategiche e rappresentano la contropartita per la quale hanno investito. Dare loro informazioni sulle quali fare marketing efficace significa metterli in grado di non sprecare tempo e denaro in iniziative che non porteranno a nulla e, anzi, di investire in maniera ancora più strategica nell’evento. E per l’organizzazione, naturalmente, significa risparmiare perché si producono solo i dati a più alto valore e si riesce, magari, anche a presentarli al meglio per farli rendere economicamente di più.
3. Per i tuoi relatori:
Fornisci informazioni di dettaglio utili a produrre contenuti più efficaci e coinvolgenti
Se costruisci in maniera attenta e strategica ogni touchpoint attraverso il quale il pubblico del tuo evento entra in contatto con esso già prima del suo inizio, puoi raccogliere informazioni che possono far risparmiare tempo e soldi a te e ai tuoi speaker nella realizzazione dei programmi e delle attività. Attraverso i dati che viene chiesto alle persone di fornire quando chiedono informazioni o si iscrivono all’evento, infatti, è possibile iniziare subito a conoscerle meglio e a capire quali sono i contenuti e le proposte più utili, coinvolgenti e funzionali all’obiettivo per cui l’evento è creato. Se poi a queste si affiancano newsletter, sondaggi o la possibilità di scaricare contenuti gratuiti prima dell’evento, la quantità di informazioni che è possibile raccogliere aumenta ulteriormente, consentendo di ottimizzare tutti i processi a valle, a partire da quelli che coinvolgono in prima persona gli speaker e i relatori nella preparazione dei loro talk e dei materiali.
Tutto bellissimo, no?
Ma i dati dove si trovano, come si raccolgono e come si analizzano perché tutto questo non diventi un lavoro – e un costo – a sua volta?
Avere gli strumenti giusti fin dall’inizio è una buona, anzi, ottima soluzione, ovviamente. Trasformare queste informazioni in un set di strumenti davvero usabili è altrettanto strategico.
Da dove iniziare, quindi?
Una piattaforma unica che faccia già gran parte del lavoro e lo renda disponibile in maniera semplice e chiara è un buon punto di partenza. Se vuoi vedere la nostra, puoi prenotare una demo gratuita e personalizzata durante la quale possiamo iniziare a parlare del tuo prossimo evento. Così puoi vedere in tempo reale come puoi iniziare a risparmiare da subito.
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