Come saranno gli eventi dell’autunno?
Se avessimo la risposta, invece che tecnologia per eventi, probabilmente venderemmo previsioni e consulenze a peso d’oro. Però osservando chi si è posto la domanda prima delle ferie – ed ora sta costruendo alacremente la risposta – e chi invece ha rimandato tutto a settembre ed ora si trova alle prese con uno scenario in subbuglio, possiamo dire che abbiamo davanti un panorama piuttosto vasto e differenziato dal quale trarre qualche considerazione.
Una certezza: l’incertezza
Se c’è una cosa che insieme a tutti i professionisti e le professioniste dell’organizzazione eventi possiamo dire con sufficiente sicurezza è che gli eventi dell’autunno dovranno camminare su una linea sottile fatta di opportunità e limiti, e soprattutto dovranno puntare, più che ad un risultato certo, alla massima flessibilità.
Organizzatori ed eventi dovranno essere resilienti, più che performanti, ovvero capaci di assorbire i colpi velocemente e reagire con altrettanta prontezza. Perché se c’è una certezza davanti a noi è che il futuro prossimo sarà stabile quanto la giostra più scatenata dell’ultimo luna park che avete frequentato.
Qualche indicazione?
Prima di tutto il fattore sanitario: non sappiamo cosa succederà con il Covid quando le temperature si abbasseranno e si tornerà a passare molto tempo in spazi chiusi e, nel caso degli eventi, magari anche affollati. E se non sarà Centaurus potrebbe essere il vaiolo delle scimmie, o magari una nuova ondata di polio o chissà, chi ha letto “Spillover” si stupisce di poco, ormai.
E che dire dell’aspetto economico, che dall’inflazione va su su fino al rincaro delle bollette di gas e luce, fattori tutt’altro che irrilevanti nel mondo degli eventi? Come impatterà questa impennata dei costi sia sull’organizzazione e gestione degli eventi che sulle scelte che dovranno fare i partecipanti, siano essi aziende o singoli? Quanto del prezioso networking, dell’aggiornamento professionale, del marketing e della promozione di nuovi prodotti e servizi dovranno misurarsi con la capacità di ridurre i costi senza ridurre l’efficacia? E quanti potranno farlo senza doversi annullare del tutto?
Le relazioni e il rapporto costi/benefici
Tra le cose che sono cambiate molto, e probabilmente per sempre, ci sono le relazioni tra le persone, tanto a livello personale che lavorativo. Certo, non abbiamo più il distanziamento, ma quali segni ha lasciato nella modalità di cui ci rapportiamo agli altri, dalla distanza interpersonale al contatto, dalla gestualità agli strumenti che usiamo per costruire ed alimentare i nostri rapporti?
Sappiamo bene che vedersi dal vivo e attraverso uno schermo non sono la stessa cosa, ma se già prima del Covid stavamo diventando abbastanza bravi a gestire le relazioni a distanza, da due anni a questa parte questa capacità si è raffinata insieme agli strumenti. Il risultato è che tra fatica, rischio, costo e accessibilità di tecnologie sufficientemente buone, le scelte che facciamo per decidere se uscire di casa o no sono cambiate parecchio.
Se a questo sommiamo anche tutta un’altra serie di fattori, che vanno dalla volontà di un migliore bilanciamento tra vita privata e lavorativa a una rivalutazione del qualitativo sul quantitativo (meno, ma meglio), le maglie della rete si fanno ancora più strette e filtranti. Il che non vuol dire necessariamente che scegliamo di avere meno relazioni, anzi: nel momento in cui ci è stato possibile riprendere a vederci e frequentarci dal vivo lo abbiamo fatto con tutta la passione e l’entusiasmo di cui siamo stati capaci, ma lo abbiamo fatto per alcune relazioni e per alcune occasioni, non per tutte.
Abbiamo in sostanza applicato una più rigida valutazione del rapporto costi/benefici ad ogni investimento di tempo, di risorse e di energie, anche grazie alla tecnologia che ci ha permesso di scegliere come tenere sotto controllo i costi – materiali e non – della nostra vita di relazione personale e lavorativa senza dover per forza rinunciare ad averne una.
La tecnologia: un fattore determinante
Ed eccoci così al terzo fattore della nostra equazione: la tecnologia.
A tutto quello che abbiamo detto finora, infatti, si somma quanto e come è cambiata la tecnologia, come ha modificato i nostri comportamenti ma anche le nostre aspettative e i nostri desideri, tanto quando siamo dalla parte di chi gli eventi li organizza e li gestisce che quando siamo fruitori degli eventi e delle esperienze.
Da organizzatori la tecnologia è quella cosa che – almeno in parte e non per tutti – ha consentito di attutire un po’ il colpo del lockdown e dello stop imposto agli eventi. Ha consentito di portare alcuni eventi online, e quindi di non doverli annullare, e ha permesso di realizzare esperienze altrettanto ricche e coinvolgenti di quelle a cui avevamo abituato i nostri partecipanti anche nel momento in cui ognuno di loro partecipava da casa propria. È quella cosa che anche nel momento successivo all’emergenza ha consentito di tenere sotto controllo i fattori di rischio e di rendere più sicure – anche dal punto di vista sanitario – tante procedure, dal controllo accessi alla visita degli stand espositivi, dalla partecipazione alle sessioni di formazione alle occasioni di networking, anche solo semplicemente permettendo lo scambio di materiali e di prendere meglio gli appuntamenti.
Più in generale è quella cosa che, tanto da organizzatori di eventi come da partecipanti, ci ha permesso di cambiare la nostra definizione di esperienza di evento e di non tornare più indietro.
Dopotutto se come organizzatori non torneremmo mai indietro a carta e penna, o ad usare 10 strumenti al posto di uno quando si è sperimentato che le cose si possono fare meglio, con minore fatica e in minore tempo, come possiamo aspettarci che lo facciano i partecipanti ai nostri eventi che abbiamo magari abituato a webinar belli e funzionali come e meglio di sessioni di formazione in aula? O che lo facciano i nostri espositori a cui abbiamo fatto sperimentare la praticità e la resa degli stand virtuali – anche quando affiancati a quelli fisici tradizionali – nel presidio di un funnel che va dai prospect agli ambassador?
Detto tutto questo quindi, come saranno gli eventi dell’autunno?
Tutti da costruire, certo. Ma se questo è e rimarrà il centro della professionalità degli organizzatori e delle organizzatrici di eventi, una cosa è certa e comune: mentre si prova a tenere sotto controllo le difficoltà, allo stesso tempo si può mirare a sfruttare al massimo le opportunità. Perché in fondo questa è la chiave del successo, no?
Come farlo?
Contattaci e parliamone, secondo noi possiamo darti una mano.