Per chi lavora nel mondo degli eventi è fondamentale poter condurre le attività di organizzazione e gestione di qualsiasi tipo di evento in maniera efficiente ed efficace. Questo, in un mondo degli eventi sempre più esigente e in evoluzione, tra spinte al cambiamento e ritorni a pratiche consolidate, significa poter contare su strumenti pratici, sicuri, efficienti e flessibili, primo tra tutti il software gestionale per eventi.
Al di là della tipologia dell’evento, delle sua caratteristiche, delle sue dimensioni e dell’articolazione delle sue attività, infatti, il software per la gestione di eventi è il centro di tutto. È il luogo dal quale il progetto di un evento prende vita, nel quale cresce e dal quale poi viene gestito, prima, durante e dopo. È l’aggregatore di tutte le risorse umane che direttamente o indirettamente opereranno su di esso o saranno aiutate a fare meglio e prima il proprio lavoro, e di tutte le funzioni e gli strumenti – da quelli per il controllo accessi a quelli per la gamification, per esempio – che comporranno l’evento. Insomma, è l’hub, il nodo, che tiene insieme tutto: permette di gestire le varie parti, di coordinarle, di modificarle e di avere – cosa fondamentale, tanto più al giorno d’oggi – un quadro d’insieme di quello che sta succedendo e di come ogni attività si sta svolgendo.
E se questo è vero (e, credeteci, è vero), non solo il software gestionale è uno strumento del quale si fa male a fare a meno, ammesso che sia possibile, ma è fondamentale sceglierlo bene, visto che può diventare la piattaforma sulla quale andremo a costruire il progetto non solo di un evento ma, potenzialmente di molti. Un buon software gestionale per eventi diventa infatti un compagno fidato sul quale investire per il medio-lungo periodo perché, una volta ottimizzato sulle proprie esigenze, consente di creare template di successo ripetibili all’infinito e di costruire su di essi varianti per ogni esigenza. Permette di comparare dati e procedure, di costruire sull’esperienza e di far tesoro di pratiche e funzioni. Perché se è buono, un software gestionale per eventi diventa come un diamante: per sempre, o quasi.
Ma quindi come si sceglie un buon software gestionale per eventi?
Sicuramente non c’è una risposta buona per ogni esigenza, infatti anche noi vendiamo il nostro software gestionale per eventi dopo aver realizzato con i clienti delle demo personalizzate gratuite che ci permettono di conoscerci reciprocamente e di partire dalle reali esigenze (ma anche dubbi e vincoli) di ogni azienda/persona/evento. Però alcune caratteristiche ci sembrano più importanti di altre: eccole.
1. Gestione completa del ciclo di vita dell'evento
Prima di tutto, un software gestionale per eventi dovrebbe consentire la gestione completa di tutto il ciclo di vita dell’evento, qualsiasi sia l’evento. Un buon software dovrebbe essere in grado di offrire una suite di strumenti che copra tutte le fasi dell’evento, dalla pianificazione e organizzazione alla promozione, dalla registrazione dei partecipanti al check-in, dal coordinamento logistico alla comunicazione con i partecipanti, dalla gestione delle attività di marketing alla realizzazione di analisi post-evento.
2. Strumenti diversi, una logica unica
Flessibilità e integrazione: sono queste le parole intorno alle quali si gioca molto del futuro degli eventi di successo. In un mondo che cambia velocemente, infatti, diventa sempre più importante diventare agili al cambiamento, alla variazione, all’innovazione. Tutte cose che sono in conflitto con la solidità necessaria all’organizzazione di eventi, specialmente quando sono complessi. Nell’organizzazione eventi non si può infatti improvvisare, perché è come andarsi a cercare il disastro. Il “segreto” per tenere insieme tutto questo è quindi avere sistemi affidabili, stabili, e allo stesso tempo modulari e personalizzabili, capaci di essere sicuri tanto nelle modalità operative che negli output, senza diventare rigidi e chiusi. Sistemi che parlino lingue uniche ma siano capaci di dialogare anche con strumenti terzi, di integrarli al bisogno per far fronte a situazioni particolari ed esigenze specifiche. Sistemi che si possano personalizzare senza far aumentare in maniera eccessiva i costi e allo stesso tempo che possano abbracciare, il più possibile, le modalità con cui si sono sempre fatte le cose in azienda. Perché non sempre bisogna reinventare la ruota, finché gira.
3. Mettere al centro l’esperienza
Ormai è un’espressione abusata al pari di “storytelling” e “resilienza”, però è ancora vero: gli eventi di successo sono capaci di mettere al centro l’esperienza di tutti coloro che, a diverso titolo e con diverso ruolo, vi parteciperanno. Se vogliamo dare a partecipanti, sponsor, investitori e relatori – ma anche agli operatori, che così lavorano meglio e producono migliori risultati – “un’esperienza di valore”, non possiamo infatti fare a meno di costruirla intorno alle loro esigenze, ai loro obiettivi e a tutti i vincoli che potrebbero ostacolarne il raggiungimento. E questo è possibile solo se lo strumento che si usa permette, fin dalla pianificazione “early stage” di ogni evento, di mettere questi elementi al centro del tavolo, per poi costruire tutto il resto. Sembra banale, ma non lo è. Perché l’esperienza spesso è qualcosa di morbido e fluido che confligge con la rigidità di molti software, ancora troppo in bianco e nero per un mondo a colori.
E ora la domanda più spinosa di tutte: dove lo trovo un gestionale per eventi così?
La nostra risposta è che ce ne sono tanti, là fuori, ormai. Il settore è infatti maturo, e numerose iniziative sono nate, sono cresciute e si sono sviluppate sia in Italia che in Europa e nel mondo. Certo, se ne volete una italiana e vicina, potete inziare dalla nostra, che potete mettere alla prova senza rischiare nemmeno un centesimo, visto che la demo è gratuita.
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