Da tempo tutte le principali indagini sul mondo degli eventi aziendali o legati all’ambito lavorativo e professionale ci dicono che, insieme ai contenuti per l’aggiornamento delle conoscenze e competenze, le persone partecipano nella speranza di arricchire la propria rete di conoscenze e relazioni. Le finalità possono essere le più varie, dalla possibilità di fare carriera a quella di trovare persone “di valore” per migliorare la qualità della propria vita lavorativa ma, sia quel che sia, il networking è una delle attività su cui i partecipanti agli eventi riversano maggiori aspettative.
Per questo diventa sempre più importante, per chi gli eventi li organizza, dedicare un’attenzione particolare alle occasioni che facilitano questa “attività di rete” e mettere a disposizione strumenti e occasioni per svolgerla in maniera più efficace ed efficiente, tenendo conto anche di indoli e caratteri, per includere, ad esempio, anche le persone più timide ed introverse.
Al di là dell’esperienza e dell’abilità che ogni organizzatore di eventi ha necessariamente sviluppato se sta sull campo da qualche tempo, ci sono strumenti e tecniche che possono aiutare a mettere in piedi questa articolata struttura? Secondo noi sì, ed eccone qualcuna.
1. Sprigiona il potere del networking organizzato
Inizia dal farti una domanda: quali sono le condizioni che possono favorire la creazione di un sistema di networking? Sicuramente una di queste è la presenza di spazi o momenti specificamente dedicati a questa attività all’interno di agende altrimenti fin troppo piene nell’economia di ogni evento business. E poi ci sono i grandi classici: quanto funzionano bene, da sempre, le pause caffé come momenti di aggregazione e socializzazione?
Mettendo insieme questi due fattori, ecco il primo suggerimento per creare condizioni capaci di facilitare il networking: crea sessioni di networking mirate all’interno dell’evento, come tavole rotonde o momenti di “speed networking” (come lo speed-dating, ma senza l’aspetto romantico), in modo che il “fare rete” trovi una collocazione formale nell’agenda delle persone e loro vi si possano dedicare in maniera completa.
Considera che non c’è bisogno nemmeno che queste attività siano collocate in uno spazio fisico, visto che grazie alla tecnologia, volendo, è possibile creare spazi virtuali altrettanto belli e funzionali di come potrebbero essere quelli fisici, in alcuni casi molto più costosi e faticosi da organizzare.
2. Usa le App
Fino a qualche tempo fa, sembrava che le App per eventi fossero la panacea di tutti i mali per il mondo degli eventi e che bastasse averne una per decretare il successo di qualsiasi iniziativa. Poi, un po’ come succede per le mode, improvvisamente la loro popolarità è scemata, tanto che di loro si sono quasi perse le tracce. In questo modo, però, si è rischiato, sostanzialmente, di “buttare il bambino con l’acqua sporca”, come si usa dire. Le App per eventi di per sè non sono mai state una soluzione, ma uno strumento. Perché funzionassero – e non necessariamente per tutti gli eventi – è sempre stato necessario che fossero riempite di contenuti, che fossero l’espressione di un progetto, che avessero – in sostanza – un ruolo vero all’interno dell’economia di un evento. Altrimenti diventavano un gadget, anche discretamente più costoso di un portachiavi.
Una delle situazioni in cui, se ben progettate, le App possono davvero diventare una risorsa strategica è proprio quella che ha a che fare con il networking, e in maniera piuttosto semplice e relativamente poco costosa. Come? Pensa di far creare ad ogni partecipante all’evento, fin da prima della sua partecipazione, un profilo sull’App corredato di una scheda personale, presentazione, allegati, documenti (qui il limite è praticamente solo la fantasia e
il contesto nel quale si va ad operare). Insomma, permetti ad ogni persona di creare sull’App una vetrina personale con la “migliore immagine di sé possibile” e di diffonderla superando gli imbarazzi del contatto vis-a-vis, la timidezza, le impacciature…
O ancora immagina che ogni persona possa, sempre nella propria area personale, indicare interessi, conoscenze, preferenze e così essere abbinata a – o ricevere suggerimenti di – altre persone con le quali potrebbe essere particolarmente compatibile o interessata a creare connessioni in un servizio di “matchmaking” più discreto ed efficiente di quanto mai potrebbe essere fatto di pesona.
3. Rompi le barriere con il gioco
Spesso capita che una delle barriere più forti alla creazione di reti e relazioni sia legata ai ruoli aziendali, anche quando la trasversalità sarebbe molto proficua e funzionale agli scopi di molte – se non tutte – le persone coinvolte. In questi casi, una delle strategie migliori che si possono usare è quella di “far uscire” le persone dal loro ruolo e portarle tutte su un terreno neutro, dove le differenze sono quelle tra persone e non tra figure organizzative o posizioni aziendali. Il gioco, il gaming e l’attività che gli dà vita, ovvero la gamification, sono strumenti fondamentali per ottenere questo risultato. Far giocare persone diverse allo stesso gioco, meglio se un gioco lontano dall’ambito lavorativo o professionale e meglio ancora se un gioco a squadre, dove ci si trova a dover collaborare gomito a gomito per portare a casa il risultato indipendentemente dal proprio posto nell’organigramma aziendale, può essere uno dei modi migliori per rompere rigidità e barriere, per facilitare la creazione di connessioni altrimenti impossibili e – perchè no – per creare i presupposti di processi anche molto creativi ed innovativi.
Per chiudere questa breve – e sicuramente non esaustiva disamina – potremmo dire che, se in un mondo sempre più connesso il networking efficace è un’abilità cruciale per il successo professionale, diventa sempre di più anche una risorsa chiave per il successo degli eventi che si organizzano a livello corporate e business. E se questo, da una parte, pone sfide ulteriori ai professionisti dell’organizzazione eventi, permette loro di trovare nella tecnologia alleati importanti per portare a casa risultati di tutto rispetto, capaci soprattutto di tenere conto di necessità, sensibilità e vincoli diversi, e quindi di garantire alla progettazione dell’esperienza – cuore di ogni evento, come non ci stancheremo mai di ripetere – di prendersi il centro della scena.