Come puoi garantire che sponsor ed espositori siano soddisfatti della loro partecipazione e ottengano il massimo beneficio dal tuo evento?
La tecnologia può essere un ottimo strumento per ottenere questi risultati senza incrementare i costi o il carico di lavoro in almeno 4 modi.
Eccoli.
1. Regala siti web
Se creare un sito web è sicuramente un passo imprescindibile nell’organizzazione di un evento perché è uno strumento fondamentale per la sua promozione, gli si può chiedere molto di più.
Si può, ad esempio, creare una sezione dedicata, un pagina vetrina o quasi un minisito, per ogni sponsor ed espositore, all’interno della quale ogni azienda può non solo gestire al meglio la propria presenza, distribuire materiale o fornire informazioni, ma anche offrire servizi personalizzati ed in esclusiva per l’evento.
Complicato?
Sicuramete impegnativo, ma capace di portare grandi risultati. E una cosa nemmeno troppo difficile se si hanno i giusti strumenti a disposizione, ad esempio un CMS (content management system) che riduca la necessità di avere sempre uno sviluppatore o un webmaster a disposizione e che permetta di creare piccoli siti in maniera semplice e di modificarli in tempo reale, al bisogno.
2. Utilizza una piattaforma di gestione eventi
Un gestionale per eventi non è solo uno strumento per chi organizza e gestisce l’evento, ma può offrire molti vantaggi anche agli espositori e agli sponsor. Può essere infatti usato per gestire in modo più efficace i flussi di persone verso gli stand o le attività degli espositori, garantendo un’esperienza più piacevole e organizzata per i visitatori. Se permette di raccogliere dati in modo puntuale ed efficace, inoltre, consente di trasformarli anche in strumenti di lavoro utili già durante l’evento. In questo modo, gli espositori e gli sponsor possono utilizzare le informazioni raccolte per ottimizzare la loro presenza all’evento e identificare trend e opportunità di business.
Il giusto software di gestione eventi può inoltre personalizzare molti flussi di informazioni, dalle notifiche push alle newsletter, per rendere ancora più efficace la comunicazione non solo dell’evento, ma anche di ogni singolo sponsor ed espositore. In questo modo, ogni partecipante all’evento può sentirsi parte di un progetto comune e valorizzare al meglio la sua presenza.
3. Offri servizi integrati
Lo fai già per il tuo evento, fallo anche per i tuoi espositori. Cosa?
Di ragionare in termini di esperienza e quindi di mettere in rete più strumenti per creare universi di senso più ampi e produttivi.
Un esempio? I webinar sponsorizzati sono lo strumento classico con cui puoi dare visibilità a brand, aziende, ai loro prodotti e servizi. Sono ormai praticamente un must di ogni evento e quindi qualcosa di talmente consueto da diventare quasi banale. Perché quindi non arricchire questi strumenti integrandoli con altri grazie, ad esempio, alla gamification? O creando strutture ancora più articolate dove i workshop entrano in rete tra loro e sono supportati da strumenti di apprendimento e di engagement che li rendono ancora più funzionali per i destinatari?
Dopotutto creare valore è fondamentale per avere successo, e il valore si può misurare, eccome.
4. Condividi i dati da subito
È facile fornire i dati alla fine di un evento. O comunque è qualcosa che tutti si aspettano. Ma, a quel punto, se permettono di avere un quadro complessivo ed esaustivo di una performance possono essere utilizzati solo per progettare il futuro, che spesso vuol dire l’edizione dell’anno successivo o comunque un prossimo evento.
Se invece i dati si rendono subiti disponibili, magari addirittura in real time, si possono usare per fare meglio quello che è più apprezzato, per evitare sprechi e ottimizzare le risorse. Possono ciè diventare strumenti per dare alle persone quello che vogliono, nel modo migliore e più efficace. Certo, tutta la struttura sottostante a questa pianificazione deve essere in grado di modificarsi in maniera altrettanto veloce e flessibile per diventare quello che c’è bisogno che diventi, ma avere una bussola è già un bel passo avanti per districarsi nel labirinto.
Torniamo quindi alla nostra domanda iniziale: come si valorizza la presenza di sponsor ed espositori ad un evento? Gli strumenti possono essere tanti, e vari, e legati a tanti fattori prima di tutto il tipo di evento e la tipologia di persone che lo frequenteranno, sia come partecipanti che come investitori. Come scegliere dunque?
La prima risposta è: facendosi le domande giuste, prima fra tutte quella di come mettere sponsor ed espositori in grado di portare vero valore all’esperienza dei partecipanti dell’evento e, contemporaneamente, di produrre valore anche per se stessi e il proprio business.
Suona familiare? Corretto, perché è la stessa prospettiva che ha anche chi l’evento lo organizza, che deve lavorare sull’esperienza di tutti i partecipanti perché possa portare valore al suo lavoro.
La seconda è dotandosi degli strumenti giusti, capaci cioè non solo di rendere organizzabile e gestibile l’evento, ma anche di fornire strumenti a tutte le persone che possono aumentare il valore dell’esperienza che si vuole creare, un primis espositori e sponsor, per l’appunto. Che siano i siti, i dati, gli strumenti di comunicazione, engagement e networking come negli esempi che abbiamo fatto, o altri più congeniali alla specifica esperienza che si sta realizzando, lo scarto si produce quando questi strumenti vengono resi trasversali e quindi capaci di creare un ecosistema dove le diverse prospettive, i diversi obiettivi, si arricchiscono a vicenda.
Poi, certo, ci vuole un buon direttore d’orchestra che tenga insieme il tutto, con una visione unitaria e l’occhio fisso sul traguardo. Quella, però, si chiama esperienza e professionalità dell’organizzazione eventi.