Non più scelta obbligata per il mondo dell’organizzazione eventi a causa del Covid, gli eventi online diventano oggi una vera e propria risorsa strategica per chi vuole realizzare eventi a distanza efficaci, emozionanti e capaci di produrre risultati concreti per tutti i protagonisti: dai partecipanti agli investitori, dagli sponsor agli organizzatori.
Diventa quindi importante più che mai tornare ad analizzare in maniera precisa e strategica cosa sono davvero gli eventi online e come si possono organizzare al meglio.
Vediamolo insieme.
COS’È UN EVENTO ONLINE?
Un evento online è un evento del tutto simile ad un classico evento in presenza ma che si svolge su internet invece che in uno spazio fisico.
Questo significa che un evento online ha molte delle componenti di qualsiasi tipologia di evento al quale tutti noi siamo abituati, visto che ne abbiamo organizzati parecchi ed abbiamo partecipato ad altrettanti.
La differenza è, però, che le persone non si spostano per raggiungere la sede dell’evento, ma la frequentano a distanza, più o meno da dove vogliono, da ogni parte del mondo, da casa loro come dal proprio ufficio, dal bar sotto casa o da sotto l’ombrellone in spiaggia.
Quando si parla di evento online, quindi, quello che accomuna tutti i partecipanti non è il luogo fisico dove ci si ritrova, bensì lo spazio online che l’organizzazione ha appositamente predisposto, allestito, brandizzato e decorato perché sia bello e piacevole oltre che funzionale e pratico. Uno spazio al quale ogni partecipante accede tramite il proprio computer per fruire dei contenuti, per interagire con relatori e altri partecipanti, per scoprire nuovi prodotti e servizi, per imparare, per divertirsi. Insomma, per fare tante cose diverse a seconda della tipologia di evento al quale stanno partecipando.
QUALI EVENTI POSSONO ESSERE ORGANIZZATI COME EVENTI ONLINE?
Eccoci quindi al secondo passo del nostro ragionamento: quali eventi possono essere realizzati come eventi online?
Tecnicamente, tutte le tipologie di eventi aziendali possono essere realizzate come eventi online.
Un evento online può infatti durare anche solo un’ora, ovvero quanto basta per lanciare un prodotto, realizzare un incontro di aggiornamento o una sessione di formazione breve e concentrata.
Poi ci sono eventi che durano come alcuni congressi: un giorno intero, più giorni, un weekend o anche una settimana. In questo caso, gli eventi online hanno più sessioni, si svolgono contemporaneamente anche in più spazi virtuali, hanno sale per i lavori in plenaria e i lavori di gruppo, hanno spazi di incontro e relazione, hanno stand virtuali e vere e proprie aree espositive.
In questo caso si tratta di eventi che, proprio per la loro durata e struttura, hanno bisogno di alternare momenti di diversa intensità ed impegno per i partecipanti, che li coinvolgano e stimolino la loro partecipazione, che siano in grado di interessarli ma anche di divertirli.
E che siano capaci di produrre risultati tangibili e concreti anche per tutti gli investitori: dai promotori agli sponsor, dagli espositori agli investitori, che devono poter tradurre in risultati misurabili gli investimenti effettuati.
COME SI ORGANIZZA UN EVENTO ONLINE?
Innanzitutto ci teniamo a rassicurarvi: organizzare un evento online non è assolutamente più complicato che organizzare un evento in presenza. Anzi può essere più semplice, se si scelgono i partner giusti fin dall’inizio, e può diventare anche molto più facile da gestire, oltre che meno costoso.
Entriamo nel merito.
Organizzare un evento online significa, prima di tutto, progettare l’esperienza che si vuole che ogni partecipante viva. Cosa vogliamo che sperimenti in ogni momento, da quando “entra” a quando “esce”, da quando accende il computer a quando si scollega.
Anzi, facciamo ancora un passo indietro: ogni partecipante inizia a vivere la sua esperienza del nostro evento, fin da quando entra in contatto con la sua pubblicità, quando inizia a conoscere programmi, relatori e a scoprire quello che potrà fare, vedere, sperimentare nel tempo del nostro evento online. Quindi ogni partecipante inizia a vivere l’esperienza del nostro evento online fin da prima di decidere di partecipare.
È quindi in questa fase che, come organizzatori, dobbiamo essere bravi a stimolare interesse e curiosità e ad alimentarle per far sì che la persona decida di iscriversi. Dobbiamo perciò realizzare un’attività strategica mirata a promuovere il nostro evento online che impiega tanti strumenti: dal sito web alle newsletter, dai social alle campagne, il tutto coordinato da buone dosi di metodo, creatività e budget.
La stessa attività di engagement riguarda poi tutti gli altri protagonisti dell’evento come speaker ed espositori, tutti pubblici con caratteristiche, necessità e interessi diversi, che vanno stimolate in maniera diversa perché ognuno riconosca che la proposta che gli stiamo facendo (“partecipa al nostro evento online, ne vale la pena”) abbia per loro un significato preciso, misurabile e significativo.
Si passa quindi alla costruzione dell’esperienza che si desidera ogni tipo di interlocutore viva all’interno dell’evento e per tutta la sua durata. Qualche esempio?
Sicuramente vogliamo che i partecipanti ad un evento online di formazione lo concludano con la consapevolezza di aver imparato qualcosa di nuovo, di aver aggiornato le proprie conoscenze e competenza, che si sentano arricchiti. Per far questo dovremo non solo progettare la formazione perché sia bella ed efficace, ma perché sia anche coinvolgente, partecipata, divertente.
Pensando ai relatori, affinché possano comunicare al meglio ed essere efficaci, dovremo fornire non solo la tecnologia più performante, ma anche strumenti di supporto, di coinvolgimento, di dialogo costante con il pubblico.
Agli sponsor dovremo essere in grado di offrire stand virtuali belli e personalizzabili e strumenti di marketing efficaci per fare lead generation, per misurare le performance, per creare relazioni di valore capaci di durare oltre lo spazio dell’evento online.
COSA SERVE PER ORGANIZZARE UN EVENTO ONLINE?
Per riassumere, potremmo dire che per fare un evento online servono principalmente tre cose:
- un’attenta progettazione dell’esperienza che vogliamo offrire ad ogni partecipante, che parta dai loro bisogni, desideri e aspettative per tradurle in realtà;
- un set di strumenti tecnologici capaci di trasformare quest’esperienza in realtà. Strumenti affidabili, semplici da usare, flessibili, meglio se integrati in un’unica piattaforma dalla quale sia possibile controllare tutto, gestire tutto e apportare le modifiche più utili e veloci, soprattutto in caso di necessità immediate.
- la voglia di creare eventi online belli, efficaci e capaci di farsi ricordare, desiderare e attendere. In una parola: eventi online memorabili.3
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