Non si può pensare di fare eventi senza promuoverli, ma spesso progettare e implementare un sistema di promozione e pubblicità efficace può essere complesso: le risorse economiche sono spesso limitate e il budget entra in competizione con altre spese essenziali.
Fare buona promozione nello scenario competitivo in cui ci si muove oggi, inoltre, significa mettere in campo competenze specialistiche di marketing, comunicazione e grafica che a loro volta costano e talvolta sono difficili da reperire. Come se non bastasse, poi, ci sono i tempi tecnici – che richiedono una pianificazione accurata e un coordinamento continuo – e la grande quantità di energie che una buona campagna di comunicazione e promozione richiede, limitate dalla necessità di avere attenzione continua anche a molti altri aspetti cruciali di un evento.
Tutto questo fa sì che quando si parla di promozione di un evento, quindi, la prima attività che deve essere messa in campo è la scelta tra percorsi e attività e tra strumenti e strategie, in un incastro che cerca di far quadrare nel modo migliore efficacia ed efficienza. E altrettanto spesso all’incrocio di tante di queste dimensioni si trova il passaparola: una delle forme di pubblicità ancora di maggior successo, efficace perché le persone tendono a fidarsi delle raccomandazioni di amici e colleghi ed efficiente perché può amplificare il messaggio dell’evento senza costi aggiuntivi significativi.
Ma come possiamo attivare e sfruttare al meglio il passaparola in modo che produca i suoi risultati a costi ragionevoli e in tempi adatti alla dinamica del nostro evento? Le campagne email possono essere una risorsa eccellente se strutturate in un percorso a step che, come un funnel, attiva progressivamente i destinatari e li porta a diventare, da semplici ricettori di comunicazioni, veri e propri ambassador dell’evento. Un percorso preciso, ma né lungo né complicato e che si può riassumere in tre fasi:
1. Parti dalla A di awareness e aspettativa
Il primo passo è creare una serie di messaggi capaci di generare consapevolezza e interesse e le parole chiave di questa fase sono curiosità, informazione e attesa. Dosandole adeguatamente, infatti, si può pensare di costruire un intero flusso di comunicazioni che, alternando momenti di attesa a momenti di rivelazione, crei un percorso capace di saziare sia la parte più razionale che quella più emotiva di ogni pubblico. Qualche esempio? Si può iniziare con email che presentino l’evento in modo accattivante e che utilizzano oggetti (delle email) intriganti per catturare l’attenzione dei destinatari. Si possono poi aggiungere mail progressivamente più informative, con dettagli che spiegano l’importanza dell’evento, i suoi obiettivi e i benefici di parteciparvi e anticipazioni su speaker di rilievo, programmi esclusivi e attività speciali per stimolare l’interesse. L’uso di immagini coinvolgenti, video teaser e citazioni ispiratrici aiuta sicuramente a rendere ogni contenuto più dinamico e attraente.
2. Attiva e crea engagement
Una volta catturata l’attenzione, il passo successivo è coinvolgere il pubblico per portarlo a compiere azioni specifiche (iscrizione, compilazione profili, richiesta informazioni, prenotazione appuntamenti etc). Sondaggi, votazioni o giochi possono essere molto utili per raggiungere questi traguardi: l’interazione infatti stimola l’azione, mentre l’uso di elementi dinamici come video di anteprima, infografiche o testimonianze di partecipanti passati può essere molto utile per stimolare l’attenzione e creare entusiasmo. Mantenere una comunicazione costante e rilevante è fondamentale e per questo tutti i messaggi devono sempre essere adattati alle diverse fasi di preparazione dell’evento e alle esigenze dei destinatari. Questo infatti non solo rafforza il legame emotivo con il pubblico, ma aumenta anche la probabilità che le persone si impegnino attivamente prima, durante e dopo l’evento, diventando di fatto risorse fondamentali per il suo successo.
3. Trasforma i destinatari in ambassador
Il passo finale è trasformare i destinatari delle campagne fin qui realizzate in veri e propri ambasciatori dell’evento, non solo entusiasti di partecipare ma impegnati a promuoverlo attivamente tra i propri contatti. Per farlo sono molto utili tutte quelle mail che incentivano a “spargere la voce” attraverso, ad esempio, incentivi speciali per la condivisione, sconti per chi porta amici, accesso esclusivo a contenuti premium da condividere o riconoscimenti pubblici come badge digitali. La chiave di volta che tiene insieme tutta l’architettura, in questa fase, è però una e una sola: la comunicazione con gli ambassador deve essere un dialogo, perché solo chi si sente ascoltato si riconosce come protagonista e si attiva come tale, sentendo il successo dell’evento come una missione personale. Per questo è fondamentale essere raggiungibili e disponibili al confronto, a riconoscere e valorizzare il contributo di ogni persona alla diffusione del messaggio dell’evento. Questo approccio, infatti, non solo amplifica la visibilità dell’evento, ma crea anche una rete di sostenitori fidati che possono continuare a promuovere e supportare anche gli eventi futuri.
Una strategia di email marketing può fare tutto questo? Sì, se ben pianificata e testata. Non solo, può fare anche di più: grazie all’automazione di cui si può approfittare affidandosi a provider specializzati la gestione di questo flusso di comunicazione, una volta impostato e validato, può funzionare autonomamente, portando ad un ulteriore risparmio di tempo e risorse.