Oggigiorno è impensabile organizzare eventi senza tenere conto del loro impatto ambientale. Le ragioni sono tante e se la prima è quella di ridurre la pressione che esercitiamo sul nostro pianeta, sicuramente pesano anche motivazioni più prosaiche ed economiche: gli eventi green sono più appetibili per un pubblico, costantemente in crescita, sempre più sensibile alla salvaguardia del pianeta e alla riduzione dell’impronta umana sulla sua superficie. Di conseguenza questi eventi diventano più attrattivi anche per investitori, espositori e sponsor che possono trarre vantaggio dall’associare il proprio brand a un’iniziativa attenta all’ambiente nei fatti e non solo a parole.
Per chi organizza e gestisce eventi acquisire un occhio critico su questi temi può essere utile anche dal punto di vista operativo, oltre che da quello del green marketing: rivedendo procedure e attività – come succede quando si vuole assumere davvero un’ottica ecocompatibile – si può infatti arrivare a scoprire modi più efficaci ed efficienti di fare le cose. Proprio come può succedere quando si prova ad introdurre la tecnologia come alleato in processi più sostenibili senza rinunciare a nient’altro. Ecco quindi 3 aree-chiave di ogni evento aziendale in cui la tecnologia può fare la differenza non solo per rendere tutto più green ed eco-compatibile, ma anche più efficiente ed efficace.
1. Riduzione dei materiali stampati
Molti eventi aziendali ancora oggi fanno ricorso a grandi quantità di materiali stampati. Dai programmi ai badge, dai biglietti alle mappe spesso la carta è ancora il supporto preferito. Ma ce n’é davvero bisogno? E, soprattutto, è efficace ed efficiente? Quando si stampa qualcosa lo si fissa nel tempo e nello spazio, togliendo ogni possibilità di aggiornamento e modifica. E se le brochure, i programmi, le piantine di carta sono belle e sono qualcosa a cui tutti sono abituati, chiunque abbia organizzato un evento sa che, spesso, un momento dopo che si è andati in stampa arrivano modifiche e correzioni che, per essere gestite, richiedono strumenti aggiuntivi che rendono tutto più brutto e meno funzionale. Non sarebbe quindi meglio portare tutto su supporti tecnologici che consentono l’aggiornamento e la modifica in real-time e, addirittura, di arricchire ogni strumento fin dopo l’evento, se lo vogliamo? Potremmo, ad esempio, pensare di portare online tutta una serie di attività con strumenti come:
- Registrazione e biglietteria online: niente più stampa di biglietti e brochure, i partecipanti possono registrarsi e ricevere i biglietti digitalmente, con la possibilità di salvarli sui propri smartphone e stamparli solo se necessario.
- App per eventi: in un solo strumento trovano posto tutte le informazioni sull’evento – disponibili anche ben prima del suo inizio, se lo si vuole – sempre aggiornate e continuamente arricchite, programmi aggiornati fino ad un attimo prima di ogni evento, mappe, presentazioni. In più le App per eventi possono diventare veri e propri strumenti di matchmaking e networking per aumentare esponenzialmente il coinvolgimento e la soddisfazione di tutti, partecipanti ed espositori.
- Strumenti di marketing e promozione: visto lo scenario sempre più competitivo, è fondamentale che le attività di comunicazione e promozione dell’evento raggiungano le persone giuste al momento giusto nel modo giusto. Cosa c’è di meglio, quindi, di un set di strumenti coordinato che, a partire dalle piattaforme proprietarie fino a quelle che si “prendono in affitto”, possa intercettare il pubblico nella maniera migliore, più tempestiva e – cosa da non sottovalutare – spesso anche più ecologica rispetto a stampe e spedizioni?
2. Gestione efficiente degli spazi e delle risorse
Risorse limitate di fronte ad esigenze in crescita impongono una decisa ottimizzazione nell’allocazione e nell’utilizzo delle risorse. In più, gli eventi non diventano più semplici, anzi: la loro ricchezza si traduce spesso in una maggiore complessità di gestione. Per questo avere a disposizione gli strumenti giusti, anche in mobilità, è fondamentale per essere più economici ed ecologici, senza rinunciare all’efficacia.
- Strumenti di pianificazione: utilizzare un software per la gestione degli eventi per pianificare e coordinare tutti gli aspetti dell’evento, dalla logistica agli allestimenti consente di ottimizzare l’impiego degli spazi, energie, consumi, ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza, liberando risorse per ulteriori investimenti.
- App per organizzare l’evento: sia dal punto di vista dell’efficienza del lavoro che dell’impatto ambientale è importante che tutte le attività possibili siano raccolte in strumenti che il personale può avere sempre con sé. Pensate solo alla possibilità di avere sempre tutte le informazioni e le notifiche utili lavorare meglio e aiutare i partecipanti a trarre il meglio dall’evento.
- Sistemi di gestione degli accessi: badge elettronici e sistemi di controllo accessi tramite App consentono di smaterializzare tornelli e postazioni di check-in e check-out rendendo tutto non solo più veloce e piacevole, ma anche meno pesante sul clima e sul pianeta.
3. Coinvolgimento ecologico
L’engagement del pubblico è una parte fondamentale nel successo di ogni evento. Se le persone non si sentono coinvolte nelle proposte e nelle attività, infatti, sarà molto difficile che il risultato sia ottimale. Ma come si coniuga il coinvolgimento con una riduzione dell’impatto ambientale? Con un set di strumenti studiati apposta per raggiungere l’obiettivo senza uscire dagli schermi e facendo tesoro anche dell’esperienza che abbiamo fatto dei social network, delle loro dinamiche e funzioni.
- Sondaggi e feedback online: ormai sono la norma di ogni evento. Ce li si aspetta, come ci si aspetta la mail del cusomer care per la valutazione di qualsiasi acquisto. Ma possiamo fermarci qui? O piuttosto possiamo pensare di trasformare un’attività tutto sommato banale come la raccolta delle valutazioni del pubblico in uno show? E come farlo tenendo sotto controllo l’impatto ambientale? Creando uno show online, dove il coinvolgimento, la suspance e la novità in real time diventano essi stessi un evento a cui tutti, ma proprio tutti, vorranno partecipare anche senza spostarsi dalle loro sedie.
- Condivisione dentro e fuori la scena: i social sono un eccezionale strumento di promozione di un evento non solo quando sono usati dall’organizzazione ma anche, e forse soprattutto, quando vengono usati dai partecipanti per produrre quei prodotti dal valore inestimabile che si chiamano user generated content. Per questo incoraggiare i partecipanti di un evento a condividere le loro esperienze e foto aiuta a creare un meccanismo di promozione allo stesso tempo ecocompatibile e a dare vita ad una community attorno al brand dell’evento.
- Le partnership strategiche: scegliere i fornitori e partner giusti per intraprendere l’avventura di ridurre l’impatto ambientale del proprio evento è fondamentale. Essere green in modo convincente richiede infatti che tutta la filiera sia altrettanto verde, pena il rischio di essere accusati di usare l’ecologia solo come una bandierina per fare marketing, con ripercussioni negative incalcolabili sulla propria reputazione. Spesso, poi, chi è già diventato “ecologico” ha già ridotto molto del suo impatto anche grazie alla tecnologia e questo può semplificare alcuni percorsi, rendendoli allo stesso tempo più efficaci.
Certo, anche la tecnologia non è carbon-neutral, anzi. L’elettricità inquina, i dispositivi che usiamo, inquinano. Il quadro va visto quindi nel suo complesso: cosa ha minore impatto? Cosa costa meno pianeta? Spesso, nel rispondere a queste domande troviamo che l’online pesa meno dell’offline, ad esempio quando pensiamo a quando un evento in presenza “pesa” in inquinamento per spostamenti, allestimenti etc rispetto ad un evento online.
Ma non è sempre così, certo. Ci sono tanti strumenti offline che, anche grazie al riciclo, possono arrivare ad abbattere l’impronta di carbonio assai più di una mail. E quindi alla fine l’ottimo è sempre un buon compromesso, più che un aut-aut, specialmente quando è condito con una buona dose di buonsenso.
Dopotutto, quella mail deve essere mandata davvero davvero?