Case study: Export Days Anima 2021 – Digital Chapter e Match your Tech

Le sfide

Le principali sfide hanno riguardato: 

1. la creazione di esperienze piacevoli e utili nello spazio virtuale, in grado di offrire le migliori opportunità di coinvolgimento; 
2. la creazione di spazi e strumenti per l’incontro, la conoscenza reciproca e lo scambio di materiali informativi e di comunicazione; 
3. la creazione di occasioni di networking e scambio di competenze;
4. la realizzazione di ambienti attrezzati e pratici per facilitare l’incontro tra domanda ed offerta, con un’attenzione particolare a:
   • visibilità e promozione dell’immagine aziendale;
   • gestione agevole di appuntamenti attraverso prenotazioni;
   • sicurezza e praticità nello scambio di documenti.

    

Le soluzioni

1. Fiera Virtuale

2. Prenotazione e gestione appuntamenti

Il fulcro dell’evento è stato il sistema di gestione degli appuntamenti, concepito e realizzato con cura per garantire la massima funzionalità, sicurezza e piacevolezza dell’esperienza. Si è quindi costruito un percorso a step articolato in: 

a. Creazione agenda appuntamenti
Ogni azienda ha potuto organizzare la propria agenda di appuntamenti in maniera autonoma e personalizzata, specificando i propri orari di disponibilità per gli appuntamneti e gli slot disponibili/prenotabili (ad esempio, indicando appuntamenti di 15 minuti, SharEvent ha generato 4 slot di appuntamento per ogni ora di disponibilità). 

b. Pubblicazione delle agende appuntamenti
I partecipanti hanno avuto accesso a queste agende ed hanno così potuto prenotare in autonomia il proprio appuntamento, scegliendo direttamente tra i giorni e gli orari disponibili.

c. Gestione agende e modifiche
Le aziende hanno potuto in ogni momento monitorare agende e prenotazioni ed hanno anche potuto – laddove necessario – modificare l’orario degli appuntamenti, ad esempio in caso di sopravvenuti impegni o impedimenti. In questi casi, le modifiche sono state notificate in real time a tutti gli interessati. 

d. Realizzazione incontri
Ogni azienda ha avuto la possibilità di inserire in piattaforma le indicazioni del luogo (in questo caso virtuale, ma è altrettanto possibile inserire luoghi fisici nel caso di fiere in presenza) dove si sarebbe tenuto il colloquio. 

Tutte le attività e le procedure sopra descritte e relative all’organizzazione e gestione degli incontri, infatti, sono assolutamente applicabili con la stessa funzionalità e praticità anche nel caso di eventi fisici, perché SharEvent consente di gestire comunque in maniera integrata tutto il percorso a monte e a valle del colloquio indipendentemente dal fatto che questo avvenga online o in presenza. Questo rende il sistema particolarmente versatile anche nel caso di eventi che si realizzano con modalità differenti (es. edizioni online, edizioni ibride e/o in presenza).

3. Networking
   La creazione di spazi, opportunità di incontro e strumenti specifici ha supportato il raggiungimento degli obiettivi di entrambi gli eventi. Stimolando la conoscenza tra i partecipanti e lo scambio di informazioni, anche in contesti meno formali di quelli degli appuntamenti, si è infatti contribuito ad aumentare quantità e qualità degli appuntamenti tra partecipanti e aziende. 

4. Webinar
   Anche i webinar sono stati usati per aumentare qualità e quantità degli incontri, perché hanno consentito ai partecipanti di scoprire aziende e proposte di valore a cui far seguito con incontri più mirati e, quindi, soddisfacenti.