Sarà il coronavirus e le limitazioni che ha posto.
Sarà l’aumento dei costi legati all’organizzazione di eventi fisici.
Saranno i limiti cui un evento fisico deve sottostare, tra cui alcuni discretamente imprevedibili.
Sarà tutto questo e altro ancora, ma da qualche tempo ci troviamo a rispondere a questa domanda più volte al giorno.
Magari diversa nella forma, ma la sostanza è sempre la stessa: si può tenere insieme capre e cavoli?
E lo si può fare senza perdere la testa?
La risposta breve è: “Sì, gli eventi virtuali possono essere efficaci come, e a volte anche più di quelli fisici.”
Per prima cosa vedere una contrapposizione netta tra eventi virtuali ed eventi fisici è sbagliato e, soprattutto, induce in alcune fallaci considerazioni.
Ogni evento può certamente essere 100% virtuale o 100% fisico, ma ormai è più spesso composto di virtualità e fisicità in diversa misura, a seconda delle necessità, dei vincoli di tempo, spazio, costi, delle esigenze dei partecipanti, dei relatori, degli sponsor.
La virtualità può supportare l’efficacia di un evento fisico, e può addirittura incrementarla, quando è ben progettata e si appoggia alla giusta tecnologia.
Sia che vediate la cosa da organizzatori di eventi che da partecipanti, sicuramente non vi sfuggirà quanta virtualità sia già presente negli eventi che producete o ai quali avete preso parte. E con tutta probabilità voi l’avete notata più di altri, ma in generale la virtualità che funziona “non si vede”, si integra funzionalmente per arricchire l’esperienza senza soluzione di continuità.
In questo modo la virtualità arricchisce l’esperienza fisica, la potenzia e sottrae alcuni dei limiti insiti negli eventi on-site. Pensiamo ad una cosa semplice come la partecipazione di quello speaker che davvero farebbe la differenza ma sta dall’altra parte del mondo ed è sempre impegnatissimo. Ammesso che sia possibile farlo intervenire in sala, quanto costerebbe? E davvero le risorse impiegate per ottenere questo risultato farebbero la differenza? O non sarebbe pensabile una sua presenza virtuale grazie ad una tecnologia in grado di costruire una relazione calda, partecipata e coinvolgente per il pubblico?
La virtualità non deve essere sinonimo di fredda tecnologia che mette le macchina al centro della scena: può anzi dare corpo a contesti in cui – proprio perché si riducono le costrizioni e i protocolli – tutto diventa più “easy”, “caldo” e confortevole. Anche qui facciamo un esempio semplice e banale: quanto disagio c’è nel fare una domanda live ad un relatore davanti ad un pubblico di pari e quanto è più facile porre la stessa domanda via web, attraverso un sistema di comunicazione familiare e rassicurante come una chat? Spesso meno imbarazzo produce conversazioni più interessanti e proficue per tutti.
Secondo punto: la virtualità può essere una tappa di un percorso, non deve necessariamente essere il percorso.
Fin da subito, quando con SharEvent abbiamo pensato di portare la tecnologia al cuore del settore degli eventi, abbiamo lavorato a supporto di un’attività da realizzare in presenza. Mano a mano che siamo cresciuti, anche la tecnologia è cresciuta con noi e con lei il peso che ha assunto all’interno del settore. Così, senza nemmeno troppo accorgercene, siamo arrivati a pensare di realizzare anche eventi totalmente online, 100% virtuali.
Sono nati così gli eventi virtuali che ci hanno reso tanto famosi in quest’ultimo periodo.
Quando diciamo che non ce ne siamo quasi nemmeno accorti, non è piaggeria, è verità. Concentrati ogni giorno sulla costruzione della migliore esperienza possibile per tutti i partecipanti ad un evento, organizzatori inclusi, non ci siamo mai messi troppo a pensare al confine tra reale e virtuale. La tecnologia in questo processo era un mezzo, non un fine.
Questo ci ha permesso di raggiungere un risultato tanto inaspettato quanto positivo: siamo arrivati al punto che SharEvent è in grado di supportare un evento fisico attraverso la tecnologia come di gestirne uno totalmente virtuale. Pensiamo ad esempio ad un evento di grandi dimensioni: potrebbe avere un’edizione fisica una volta l’anno e più edizioni virtuali durante i restanti mesi. Con SharEvent la coerenza tra esperienze, strumenti e funzionalità sarebbe totale: aumenterebbe la partecipazione e il coinvolgimento senza far esplodere i costi. Non male come ipotesi, no? Questo, tra l’altro metterebbe al sicuro da ogni possibile “incidente di percorso” che potesse intervenire a rendere difficile o proibitiva l’organizzazione degli appuntamenti fisici: potrebbero essere sostituiti da quelli virtuali senza che l’esperienza degli attori coinvolti fosse in alcun modo diminuita o ridotta.
Pensatelo un po’ come un interruttore che potete accendere o spegnere al bisogno o, semplicemente, volendolo. Non male, no?
Terzo: la virtualità è efficace se progettata intorno ad un’esperienza.
Non è lo strumento a decretare il risultato, ma come quello strumento si usa. La virtualità è stata per tanto tempo – forse più quando era solo immaginata che ora che è realtà di tutti i giorni – quasi un valore di per sé. Il fatto è, invece, che la virtualità – e la tecnologia che sta alla sua base – sono strumenti, e pertanto sono buoni se si usano bene. È anche per questo che, nella nostra esperienza, parlare di “efficacia sì”, “efficacia no” in relazione agli eventi virtuali comparati a quelli reali, ha poco senso.
Un evento è efficace se lo si progetta perché sia efficace per tutti i portatori di interesse.
Gli strumenti aiutano, certo, come aiuta l’esperienza nello sceglierli e nell’impiegarli al meglio. Ma come usare male gli strumenti porta risultati insoddisfacenti, anche nell’uso della tecnologia per gli eventi il risultato dipende molto non da quanta se ne impiega, ma da come, dove e quando si usa. Per questo abbiamo costruito SharEvent come una struttura modulare di componenti che possono svolgere funzioni diverse a seconda di come vengono impiegate. Così quando chiediamo ai nostri clienti “Che esperienza vuoi creare?” possiamo costruire l’evento intorno alla risposta. E renderlo efficace anche quando è virtuale.
Vuoi provare? Scopri l’evento virtuale di SharEvent e poi chiamaci per una demo gratuita.