Sicuramente tra gli strumenti più usati per invitare le persone agli eventi aziendali ci sono le email. L’invio di inviti agli eventi via email è infatti pratico, veloce e può contare sul fatto che le email sono comunicazioni che raggiungono i destinatari in maniera precisa, puntuale, sono generalmente gradite quando non addirittura attese.
Ma c’è un ma: a fronte di tutti questi vantaggi ogni invio di inviti via mail, se non fatto con le dovute accortezze, può rivelarsi più un problema che un’opportunità, anzi tre. Tra i principali problemi che ogni organizzatore di eventi può trovarsi davanti, infatti, ci sono:
- mail che non vengono recapitate ai destinatari o che finiscono nello spam;
- email che non vengono aperte;
- email che non vengono lette, finendo per non produrre nessuno dei risultati attesi da chi le ha inviate.
Questo in molti casi succede perché, nella fretta che spesso si ha nell’inviare gli inviti via mail, si commettono alcuni errori o comunque non si ha tempo e modo di fare attenzione ad alcuni elementi che sono fondamentali per far sì che ogni invio abbia tutte le carte in regola per il successo.
Per questo abbiamo voluto dedicare una riflessione mirata a questo tema, puntando l’attenzione soprattutto su tre elementi:
1. Domini freddi e domini caldi: una questione di reputazione
Un buon dominio ha una buona reputazione e fa sì che le email raggiungano effettivamente le caselle di posta dei destinatari. Questo esclude categoricamente la possibilità di fare quello che, invece, vediamo spesso succedere: si prende un dominio appena creato e lo si utilizza per inviare immediatamente una grande quantità di email. Quelle mail infatti sicuramente partiranno, ma probabilmente non arriveranno mai a destinazione perché il sistema che le deve “accettare” si troverà davanti del materiale proveniente da un mittente sconosciuto, potenzialmente pericoloso. Questo spesso provoca che le mail non vengano consegnate o vengano etichettate come spam, nascondendosi così alla vista dei destinatari.
Per questo è fondamentale che i domini che si usano per inviare email importanti come gli inviti ad un evento siano considerati affidabili o siano almeno stati “riscaldati”, ovvero siano stati usati per inviare gradualmente un numero crescente di email nei primi giorni o settimane dalla loro creazione. Questo permette ai servizi email di ricezione di abituarsi al nuovo dominio e di attribuirgli una reputazione positiva, consentendogli così “di entrare”.
Poi, visto che come tutte le reputazioni anche quella di un dominio non è acquisita per l’eternità, è importante monitorarla costantemente, mantenere bassa la percentuale di email che vengono segnalate come spam e pulire le liste, per essere sempre con tutte le carte in regola, almeno per quanto possibile.
2. Timing e frequenza: il tempismo è tutto
Il secondo step di un buon invio di inviti via mail riguarda la pianificazione. Fare attenzione a quando si inviano le campagne di mail può infatti influenzare notevolmente il tasso di apertura e di lettura. Questo significa fare soprattutto due cose: evitare i periodi di alta congestione – come le prime ore del mattino o il lunedì quando le caselle di posta sono spesso sovraccariche di email – e monitorare i dati, che possono fornire insight preziosi su quando i destinatari sono più propensi a impegnarsi con i contenuti. Se i dati mostrano che la maggior parte dei destinatari apre le email nel pomeriggio, infatti, programmare gli invii per quel momento può aumentare le probabilità di successo delle campagne.
Altrettanto importante è pianificare la tempistica dei reinvii delle mail a coloro che, dopo un certo tempo, non le hanno aperte. Può infatti capitare che anche i contenuti più interessanti si perdano nel flusso ormai costante di mail che riceviamo ogni giorno e sia quindi utile reinviarle. Anche in questo caso, però, i tempi in cui questo viene fatto sono cruciali: se invio e reinvio sono troppo ravvicinati si potrebbe creare fastidio nei destinatari e, nel peggiore dei casi, far etichettare il messaggio come spam.
3. Farsi notare per farsi leggere: quando il primo sguardo fa tutta la differenza
Una volta che le mail sono arrivate a destinazione, la sfida diventa quella di farle aprire ai destinatari, in modo che possano accedere al suo contenuto. Una mail arrivata ma non letta, infatti, è solo meno dannosa (per la reputazione del dominio e i successivi invii) di una mail non consegnata, ma altrettanto inutile nell’economia di un evento.
La prima cosa da domandarsi è quindi: come costruire le mail di invito in modo che siano sufficientemente interessanti per i destinatari da essere aperte? Qui entrano in gioco principalmente due elementi: il titolo della mail e la sua preview. Sono infatti i due elementi che, fin dalla schermata della “posta in arrivo” dei nostri destinatari, possono spiccare in mezzo a tutta la corrispondenza e possono attirare l’attenzione. Un po’ come usare buste colorate nella posta tradizionale quando tutti usano quelle bianche o inventarsi formati inusuali per uscire “dal mucchio”. Il titolo è la prima cosa: breve, conciso e accattivante, deve risaltare e catturere l’occhio e deve essere sufficientemente chiaro da non generare dubbio e confusione. La preview può essere di ulteriore supporto, visto che aggiunge ancora qualche elemento e può spingere a fare quel clic che ci interessa. L’importante è non sottovalutarla o, peggio, dimenticarla, lasciando al caso (e alla tecnologia) di selezionare autonomamente cosa mostrare del testo della mail.
Certo, poi anche il testo della mail deve essere curato nei minimi dettagli perché sia chiaro, conciso (nessuno vuole abusare dell’attenzione e del tempo delle persone) e fornisca tutte le informazioni necessarie e utili a far compiere ai destinatari le azioni che vogliamo, siano esse l’iscrizione all’evento o la richiesta di informazioni, l’acceso ad un sito o la condivisione dei contenuti sui propri canali per il passaparola. È dunque fondamentale conoscere il proprio pubblico ed avere ben chiaro cosa vogliamo dire, come vogliamo dirlo e quale vogliamo che sia il nostro risultato, fondamentale anche per misurare e valutare i risultati.
In sostanza, quando si vuole utilizzare bene le email come canale di invito ad un evento è importante avere le idee chiare (su cosa dire e come dirlo al meglio al proprio pubblico perché sia chiaro ed interessante), avere i tempi giusti e poter far conto sugli strumenti giusti. Tre risorse fondamentali che possono fare davvero tutta la differenza del mondo in una fase cruciale per ogni evento come è quella del primo coinvolgimento dei pubblici attraverso gli inviti. E che non si può assolutamente rischiare che non vada come deve.