Anche gli organizzatori di eventi più esperti sanno che le job fair, perfino quando consolidate come brand e numero di edizioni, presentano sempre punti critici che possono ridurre l’efficacia complessiva dell’evento. Quelli che i nostri clienti ci raccontano più spesso, ad esempio, sono:
– candidati numerosi ma poco in target per le aziende
– gestione degli appuntamenti complessa e inefficiente
– difficoltà nel dimostrare alle aziende il ritorno dell’investimento
Se si parte da queste esigenze, quindi, la differenza tra una fiera che funziona e una che è realmente efficace sembra risiedere tutta nella capacità di adottare soluzioni che ottimizzino il flusso di interazioni e la qualità dei dati raccolti, senza aggiungere complessità operativa.
E come si fa?
Proviamo ad analizzare ogni problema per individuare non solo come aggredirlo ma, possibilmente, risolverlo.
Questo è il metodo che usiamo con i nostri clienti, e di solito funziona.
1. Profilazione dei candidati: come aumentare la qualità degli incontri
Nelle job fair che funzionano, raramente il problema è portare pubblico o aziende: se il brand della fiera è consolidato e conosciuto, di solito non mancano né le aziende e le società di recruiting, da una parte, né coloro che sono alla ricerca di un impiego o di migliorare la propria posizione nel mondo del lavoro.
Quello che più spesso manca è un sistema efficiente di registrazione e profilazione dei candidati che sia in grado – in maniera concreta e pratica – di rendere l’esperienza in fiera efficace per entrambe le parti. Nella nostra esperienza, infatti, quando le aziende si lamentano di non aver avuto esperienze positive durante una job fair più spesso quello che davvero stanno dicendo è che hanno avuto difficoltà a gestire in maniera efficiente i candidati perché i sistemi di registrazione e profilazione non sono stati sufficienti a creare flussi di lavoro efficienti. Al contrario, per massimizzare il valore dell’evento, è fondamentale raccogliere dati chiari già in fase di iscrizione e avere la possibilità di arricchirli durante tutto il flusso della fiera. In questo modo i lead possono diventare efficaci fin dalla prima acquisizione (addirittura prima che la persona si presenti all’azienda, a volte) e possono continuare ad accumulare valore durante tutto il percorso. Questo, ovviamente, può succedere se si verificano due condizioni:
- il processo di registrazione è creato in modo da acquisire fin dall’inizio le informazioni utili e trasformarle in informazioni immediatamente utilizzabili
- la scheda di ogni utente può essere lavorata in ogni momento – ad esempio attraverso l’utilizzo di tag, note e l’aggiunta di altre informazioni – in modo da accompagnare tutta la relazione con l’azienda.
In questo modo già dalla prima registrazione l’utente assume una tridimensionalità tutta diversa: ogni documento che lo/la riguarda diventa uno strumento per costruire una relazione più mirata, efficace e soddisfacente per entrambe le parti, capace di crescere insieme al rapporto che si sviluppa tra azienda e persona. Un sistema di questo genere, peraltro, evita perdite di tempo da entrambe le parti (aziende e utenti) che, come sappiamo tutti più che bene, esitano spesso in insoddisfazioni difficilmente recuperabili.
2. Gestione degli appuntamenti: come trasformare il caos in efficienza
Un’altra delle criticità rilevate in ambito di job fair è legata al coordinamento degli incontri: sovrapposizioni, slot non rispettati o mancata visibilità sulle disponibilità di agende e appuntamenti sono capaci di generare grande frustrazione sia nelle aziende sia nei candidati. Nessuno ama perdere tempo, e men che meno farlo per inefficienze in sistemi di gestione dai quali invece ci si aspetta funzionalità e precisione.
È il caso delle agende virtuali: soluzioni efficaci perché capaci di integrarsi con i sistemi aziendali e di aggiornarsi in tempi reale, nonché di essere affiancate da strumenti che ottimizzano la programmazione degli slot, in modo da garantire efficienza e precisione per tutte le parti coinvolte. Così ogni azienda massimizza il tempo a disposizione e ogni candidato sa di avere incontri mirati e organizzati.
3. Misurare il successo: KPI e ROI concreti
Per gli organizzatori di job fair esperti, avere metriche chiare è essenziale: solo dati affidabili permettono infatti di dimostrare alle aziende il reale valore dell’evento e di pianificare le edizioni future con decisioni informate. Altrettanto, per le aziende che partecipano o hanno partecipato ad una job fair è fondamentale avere a disposizione, in ogni momento, tutti i dati utili a misurare efficacia, efficienza e impatto del proprio lavoro.
Tra i KPI fondamentali mettiamo sicuramente il numero di colloqui completati, i lead qualificati, le conversioni effettive in opportunità e i tempi di follow-up, tutti dati che non possono essere raccolti in maniera efficiente senza un sistema automatico, digitale e progettato ad hoc.
Per questo un partner tecnologico efficace per chi si muove nel mondo delle job fair può esserci solo chi è in grado di fornire dashboard personalizzabili e una reportistica dettagliata, capace di dare indicazioni trasparenti rispetto a tutti gli indicatori significativi.
Alla fine, la differenza tra una job fair che semplicemente “funziona” e una che genera davvero valore si gioca sulla capacità di orchestrare processi complessi senza disperdere energia: profilazione efficace, appuntamenti gestiti con precisione e dati immediatamente interpretabili. Non si tratta di applicare soluzioni generiche, ma di costruire un flusso operativo che accompagni ogni interazione e trasformi ogni contatto in opportunità concreta. Quando queste condizioni sono soddisfatte, ogni stakeholder — aziende, società di recruiting e candidati — percepisce l’esperienza come fluida, utile e misurabile. In questo contesto, strumenti integrati e ben progettati non sono un lusso, ma un fattore determinante per replicare il successo della fiera negli anni a venire, garantendo continuità, affidabilità e qualità a chi partecipa.