Negli ultimi tempi si fa un gran parlare di tecnologia legata al settore degli eventi aziendali, perché di fronte al lockdown da pandemia ha permesso di salvare dal disastro molti tra congressi, fiere, convention. Ma la tecnologia è solo uno strumento e non può fare tutto da sola. E ora che lo tsunami è passato, a nostro parere i tempi sono giusti per ragionare su come metterla in grado di dare il meglio anche per il futuro fuori dall’emergenza. Noi abbiamo tre idee in proposito.
La tecnologia non può fare tutto da sola.
Negli ultimi mesi, complice la crisi che ha investito il settore degli eventi aziendali con la pandemia da covid-19, si fa un gran parlare di tecnologia e soprattutto della tecnologia come strumento salvifico, capace di ridurre drasticamente le difficoltà imposte da lockdown, distanziamenti, sanificazioni, dispositivi di protezione nella gestione e organizzazione di eventi in presenza.
E tutto questo è verissimo.
La tecnologia, complici gli altissimi livelli di affidabilità,
raffinatezza e semplicità di gestione cui è arrivata,
nel momento più buio si è dimostrata un alleato prezioso,
per non dire indispensabile.
Se solo la pandemia ci avesse investito 10 anni fa, sarebbe stato impensabile – prima di tutto per noi nonostante lavoriamo nel mondo degli eventi da tanti anni – portare in breve tempo gli eventi da onsite a online senza far loro perdere qualità, efficacia e semplicità di gestione.
Se solo la pandemia ci avesse investito 10 anni fa, molti eventi sarebbero stati, semplicemente, annullati o riprogrammati per un futuro non ben precisato. Ovviamente questo avrebbe causato perdite economiche, di posizionamento, di immagine, per un numero di aziende che non siamo nemmeno in grado di calcolare. Tutti disastri che la tecnologia ha aiutato ad evitare.
Tutti soldi che la tecnologia ci ha evitato di perdere.
Perché sì, diciamolo pure a voce alta: senza la tecnologia, gli ultimi mesi avrebbero provocato perdite economiche difficilmente recuperabile per il settore degli eventi aziendali.
Però, ora che l’onda più alta dello tsunami sembra passata, ora che il momento di smarrimento più forte sembra essere dietro le nostre spalle, quello che dobbiamo fare, come professionisti del settore, è guardare al domani.
Dobbiamo riacquistare una visione un po’ più lunga dell’immediata emergenza, perché con tutta probabilità gran parte delle difficoltà che abbiamo dovuto affrontare in un periodo molto breve e inaspettatamente, diventeranno parte del nostro operare ancora per qualche tempo, dove più e dove meno.
E quindi è tempo di iniziare a guardarci indietro con occhio critico,
per imparare quello che ci serve per il futuro.
Anche noi stiamo iniziando a farlo ora. Presi dalla necessità immediata di fornire risposte pronte e funzionali, anche noi abbiamo finora avuto infatti poco tempo per analizzare, ponderare, riflettere.
Ma ora sentiamo che dobbiamo farlo, per poter davvero portare il meglio di questa esperienza nel futuro. E tre sono le prime considerazioni che abbiamo fatto, per condividerle con voi.
1. La tecnologia è un bellissimo strumento, ma non può fare tutto da sola
SharEvent è nato per supportare gli organizzatori di eventi attraverso la tecnologia.
SharEvent è, quindi, prima di tutto tecnologia.
Quindi figuratevi se non pensiamo che la tecnologia sia – e possa essere sempre di più – centrale nel mondo degli eventi aziendali.
Però SharEvent non è solo tecnologia. Perché la tecnologia è solo uno strumento. Bellissimo, funzionale, capace di creare l’impensato, ma uno strumento. Se dietro non c’è conoscenza, progettazione, pianificazione, gli eventi non possono funzionare come dovrebbero indipendentemente da come poi vengono realizzati. La tecnologia, dunque, è lo strumento che può aiutare a far funzionare le cose, a farle funzionare meglio, anche, ma solo se è inserita in un progetto complessivo di evento che le consenta di esprimere al meglio tutte le sue potenzialità.
E veniamo così al secondo punto:
2. Gli eventi aziendali funzionano se sono un’esperienza
Non c’è reale o virtuale che tenga: se gli eventi non sono costruiti intorno all’esperienza che si vuole far vivere ai partecipanti, non avranno successo. Perché non potranno tenere conto delle aspettative delle persone e, quindi darvi risposta. Non potranno dare un senso al tempo che le persone passeranno nell’evento (non importa se fisicamente presenti in uno spazio o da casa loro) e, quindi, stimolarle a trarre il meglio dalle attività che svolgeranno, dai seminari che seguiranno, dalle relazioni che costruiranno.
Tutto questo non ha niente a che vedere col quantitativo di tecnologia che sarà impiegata realmente per consentire alle attività di svolgersi, ai seminari di essere tenuti, alle relazioni di costruirsi. Ha invece molto a che fare con la conoscenza profonda di cosa vuol dire organizzare un evento, di quali sono gli interlocutori di cui tenere conto, di quali sono i loro bisogni e aspettative. È questa conoscenza profonda che fa la differenza tra un provider di tecnologia e uno specialista nell’organizzazione di eventi. Questo è quello che pensiamo, e non ci ha fatto cambiare idea il covid, anzi, perché quello che crediamo, tra l’altro, ve lo diciamo qui sotto:
3. Farsi le domande giuste serve a trovare le risposte che funzionano
Vogliamo essere del tutto sinceri con voi: abbiamo trovato a volte limitato il dibattito che in questi ultimi mesi ha contrapposto gli “eventi fisici” agli “eventi virtuali”.
Secondo noi non è quello il punto.
O meglio, lo è per tante tipologie di eventi – pensiamo agli spettacoli dal vivo, che se non sono “dal vivo” non sono proprio – ma non necessariamente per gli eventi aziendali. Questi ultimi non devono per forza essere o 100% fisici o 100% virtuali. Possono posizionarsi in tutte le dimensioni intermedie del continuum tra questi due poli senza necessariamente perdere qualità.
Lungo questa linea immaginaria che collega reale e virtuale la tecnologia può essere più o meno “pesante”, ricca, centrale. Però funziona – e consente a tutto l’evento di funzionare – se lavora insieme a tutte le altre componenti dell’evento, progettazione in primis (lo abbiamo già detto, vero?) al raggiungimento dell’obiettivo. Altrimenti diventa una decorazione, un abbellimento, una qualifica che però non porta nessun reale vantaggio. Magari consente di salvare il salvabile in emergenza – come è successo alle riunioni portate su Zoom o su Skype – ma viene rigettata appena è possibile tornare alla “normalità”. E così si rischia di buttare il bambino con l’acqua sporca, perdendo un’occasione preziosa per creare davvero qualcosa di nuovo, più ricco e soddisfacente per tutti.
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