Nel momento della pandemia i webinar sono stati una risorsa molto importante (per non dire fondamentale) per tante attività aziendali: hanno permesso di continuare le attività di aggiornamento, formazione, comunicazione anche a distanza ed hanno permesso di continuare a fare community, team building e a mantenere la coesione tra gruppi e organizzazioni anche da remoto.
Ma ora che gli eventi in presenza sono di nuovo possibili, anzi, che sono tornati in tutto il loro splendore, è più che legittimo chiedersi quale ruolo potranno ancora svolgere i webinar nell’ecosistema della vita delle organizzazioni e, soprattutto, degli eventi aziendali. Continueranno ad offrire vantaggi significativi?
Secondo noi sì, e per ben 6 motivi.
1. Accessibilità e flessibilità
Una caratteristica dei webinar che abbiamo messo a fuoco soprattutto nel momento di massimo bisogno, ma che non se ne va nemmeno oggi, è che consentono ad un pubblico potenzialmente illimitato di partecipare ad appuntamenti e interi eventi aziendali superando le barriere geografiche, di tempo e riducendo i costi (di cachet, viaggio e hospitality in primis). Le persone possono connettersi da diverse parti del mondo e possono ampliare la propria rete di connessioni in maniera potenzialmente infinita senza dover affrontare spese e restrizioni logistiche. Inoltre, la possibilità di registrare i webinar e renderli disponibili on-demand offre flessibilità a coloro che non possono partecipare in tempo reale.
2. Risparmio di tempo e costi
Organizzare eventi in presenza richiede tempo e risorse significative, dall’organizzazione logistica alla pianificazione dei viaggi. I webinar, al contrario, offrono un’alternativa più rapida ed economica. Senza spese di viaggio, alloggio o catering da considerare, le risorse possono essere allocate in modo più efficiente, consentendo un uso ottimizzato del budget aziendale.
3. Maggiore coinvolgimento online
I webinar possono favorire un coinvolgimento più attivo da parte del pubblico. Inizialmente avevamo scritto che “favoriscono un coivolgimento più attivo”, ma poi abbiamo deciso di essere più moderati: possono farlo, ma solo se si permette loro di esprimersi al meglio e se, tanto per cambiare, si parte dalla progettazione dell’esperienza che si vuole creare con il nostro evento e non dagli strumenti con cui fare tutto questo. Attraverso strumenti interattivi come chat, sondaggi e domande in tempo reale, infatti, partecipanti possono interagire con gli speaker e gli altri partecipanti, possono fare networking e quindi portare a casa uno dei risultati che – ce lo dicono loro e tutte le ricerche sul tema- considerano più significativo: l’arricchimento della propria rete di relazioni. Peraltro, gli ambienti virtuali (e non stiamo parlando di avatar o metaversi) spesso incoraggiano le persone a esprimere idee, fare domande e condividere opinioni addirittura in modo più aperto rispetto agli eventi in presenza.
4. Contenuti di valore
I webinar consentono una concentrazione ottimale sul contenuto presentato perché riducono distrazioni e “rumore”, gli speaker possono focalizzarsi sulla presentazione e garantire così una maggiore qualità del materiale trasmesso. Inoltre,come dicevamo già sopra, la disponibilità dei webinar registrati offre la possibilità di rivedere o condividere le informazioni con colleghi o dipendenti che non hanno potuto partecipare, ampliando così il pubblico interessato.
5. Tracciabilità e analisi
Tutto quello che è online è misurabile. O almeno, può esserlo, se lo si vuole misurare. E i webinar sono online, quindi possono permettere di tracciare e analizzare molti dati utili, a partire dalle presenze fino all’interazione dei partecipanti con i materiali, con i docenti, tra loro. Attraverso l’uso di strumenti di analisi, le possibilità di misurazione – e poi di analisi – sono potenzialmente infinite: è possibile raccogliere dati sull’adesione, il coinvolgimento e le risposte del pubblico, il gradimento. Tutte informazioni che possono essere utilizzate per valutare l’efficacia dell’evento, migliorare i webinar futuri e adattare le strategie di comunicazione in base ai bisogni degli utenti.
6. Sostenibilità ambientale
Ultimo ma perché uno dei più importanti, oggi come oggi, e quindi lo abbiamo lasciato in fondo. I webinar inquinano, come tutte le attività online, ma possono essere potenzialmente alleati presiosi per ridurre l’impatto ambientale complessivo di alcuni eventi. Riducendo la necessità di spostamenti fisici, si riducono infatti le emissioni di gas serra generate dai viaggi e il consumo di risorse come carburante e carta, riducendo gli spazi fisici si riducono i costi a loro legati (dall’illuminazione al riscaldamento/raffrescamento, dal catering agli allestimenti), giusto per fare qualche esempio . Questa dimensione di sostenibilità ambientale è sempre più importante per le aziende che desiderano adottare pratiche eco-friendly e dimostrare un’impegno verso la responsabilità sociale, tutti elementi che – stando ben lontani da ogni forma di “greenwashing” possono essere anche ottime leve di marketing e branding.
Quindi, tornando alla nostra domanda iniziale “si fanno ancora i webinar oggi?“, non solo la risposta è sì, ma a suo corollario abbiamo anche tutta una valida serie di motivazioni. Perché è inutile girarci intorno, nonostante la possibilità di tornare agli eventi in presenza i webinar continuano a svolgere un ruolo rilevante nell’ecosistema degli eventi aziendali. Offrono livelli nuovi di accessibilità, flessibilità e risparmio di tempo e costi. Favoriscono un coinvolgimento attivo e producono dati utili per validazioni, misurazioni, pianificazioni. E poi, alla fine, chi l’ha detto che si deve pensare ad un sistema di alternative (o gli eventi in presenza o quelli online, o i seminari in aula o quelli in webinar), piuttosto che ad un sistema dove tutto coesiste in maniera funzionale per arricchire il risultato finale?