Organizzare un evento aziendale straordinario è solo metà della salita che ogni giorno gli organizzatori di eventi si trovano ad affrontare. La pianificazione, l’organizzazione e la gestione di un evento sono infatti solo una parte di quello che è il suo successo complessivo: senza partecipanti, o senza i partecipanti giusti, o senza un numero adeguato di partecipanti, anche l’evento più interessante e meglio organizzato non può essere considerato di successo.
In un mercato sempre più affollato da proposte di qualità e dove le risorse sono spesso limitate diventa però sempre più difficile “farsi scegliere” dalle persone, e soprattutto dalle persone giuste. Per questo le attività di marketing e comunicazione legate ad ogni evento diventano sempre più “pesanti”, sia nell’economia di ogni singolo progetto che – di riflesso – nell’attività quotidiana dei professionisti del settore.
Ma quindi gli organizzatori di eventi devono diventare anche esperti di marketing e promozione?
Senz’altro. E partendo, secondo noi, da tre elementi imprescindibili.
1. Il sito web
Ogni evento deve avere un sito. Se questa è un’affermazione che quasi nessuno, al giorno d’oggi, si sentirebbe di contraddire, molto meno uniforme potrebbe essere la risposta alla domanda immediatamente conseguente: perché? Perché ogni evento dovrebbe avere un sito? E “perché sì” non è una risposta.
Battute a parte, il fatto che ogni evento debba avere un sito web è ormai conoscenza condivisa e non controversa. Ma il ragionamento sul perché questo debba avvenire si porta dietro una riflessione molto più strutturata di quello che può sembrare ad un primo sguardo. Ha infatti molto a che fare col tema della strategia di promozione e comunicazione che si vuole adottare per l’evento e che prevede che ogni elemento e ogni nodo di questa rete sia una parte di un ecosistema che deve lavorare in sinergia con tutte le altre per produrre risultati concreti. Per questo il sito web dell’evento deve senz’altro essere la sua prima vetrina, deve essere capace di presentarlo al meglio, ma deve anche essere strutturato in modo da poter dialogare in maniera funzionale e pratica con tutti gli altri strumenti di comunicazione (come, giusto per fare qualche esempio, le pubbliche relazioni, i social, l’ufficio stampa, le newsletter). Un sito web capace di fare tutto questo infatti è molto più di un biglietto da visita: diventa una vera e propria porta d’ingresso per un universo di informazioni e contenuti che possono aiutare le persone a trovare le risposte alle loro diverse domande e guidarle verso le azioni più importanti per chi lo ha realizzato, prima tra tutte l’iscrizione all’evento.
Questo vuol dire che quando si organizza un evento si deve quindi per forza avere dietro una web agency in grado di costruire e gestire un sito web? Fortunatamente no, visto che oggi sono molti i servizi che consentono di realizzare pagine web senza richiedere competenze di programmazione perché si appoggiano a editor facilmente gestibili con una pratica minima. Sono i content management system (CMS) che stanno dietro ai siti web che usiamo tutti i giorni, e uno lo abbiamo costruito anche noi su SharEvent, per consentire di realizzare siti web funzionali e belli senza diventare programmatori e di poterli gestire con facilità anche quando ci sono aggiornamenti da fare e modifiche da apportare.
2. L’email marketing
La seconda leva, ormai imprescindibile, di ogni strategia di promozione di un evento è l’email marketing. Poter parlare direttamente ad una lista di interlocutori profilata e conosciuta, infatti, consente di inviare solo le informazioni che per loro sono importanti, evitando il rumore che spesso produce frustrazione e rifiuto. Permette di instaurare un dialogo (quando si può rispondere direttamente alle mail), di tarare contenuti e frequenza delle comunicazioni e di strutturare flussi di contenuto progressivamente più approfonditi mano a mano che ci si avvicina alla data dell’evento. Se il sistema di gestione email si appoggia ad un CRM personalizzato si possono anche selezionare di volta in volta i destinatari dei singoli messaggi per garantire la massima pertinenza di contenuti e forma di ogni mail.
In questo modo, la comunicazione generale che un sito può erogare a tutti trova nei singoli messaggi modo di approfondirsi e di declinarsi in base a preferenze, interessi e – laddove è disponibile anche uno “storico” di relazioni con i destinatari – caratteristiche e specificità di gruppi anche molto piccoli. Un bel vantaggio quando quello che si vuole è avere una relazione il più possibile personale con i propri interlocutori anche quando si parla di grandi numeri, no?
3. Il passaparola
Il passaparola è, ancora oggi, il miglior strumento di promozione di quasi tutto. Soprattutto se le persone che “passano parola” sono degne di considerazione e fiducia, infatti, il contenuto diventa immediatamente più convincente e interessante. Perché ci si fida e ci si affida.
Se a queste banali considerazioni – che possiamo sperimentare personalmente ogni giorno giocando di volta in volta il ruolo dei raccomandanti o dei raccomandati – affianchiamo una dinamica del tutto propria del settore degli eventi, poi, ci possiamo rendere conto in un attimo di quanto questa leva possa essere efficace nel caso specifico della promozione di eventi di ogni tipo e dimensione. L’abbiamo già visto più volte: spesso si partecipa agli eventi anche per incontrare persone che si reputano importanti per arricchire la propria rete di contatti, per allargare o qualificare il proprio network di relazioni. In questo senso, attivare personalità di rilievo come “testimonial” di un evento può essere una leva straordinaria per stimolare la partecipazione e per aumentare di conseguenza le iscrizioni. Stiamo parlando necessariamente di influencer? Non nel senso più diffuso del termine. Piuttosto stiamo pensando a qualcuno più simile agli “early adopter” che possono usare la propria rete di relazioni per amplificare la risonanza di ogni messaggio o che possono stimolare la partecipazione di chi vuole entrare in contatto con loro durante l’evento. E se non basta? Attività di coinvolgimento pre-evento, come sondaggi o discussioni su argomenti correlati, possono aiutare ad attivare la partecipazione, creare interesse e aiutare il coinvolgimento di pubblici sempre più ampi.
Certo, tutti questi strumenti per funzionare hanno bisogno di applicarsi ad un evento che ha struttura solida e funzionamento ottimale. Saperle mettere a sistema è però spesso la chiave per trasformare un buon evento in un evento veramente memorabile. Per quello tra gli strumenti che abbiamo sviluppato anche noi sulla nostra piattaforma ci sono tutte e tre. Puoi provarle gratis con una demo, se ti va.
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