Fosse solo organizzarli, gli eventi.
Il fatto è che oggi come oggi anche l’evento migliore del mondo ha poche speranze di farsi notare se non è supportato da una strategia di marketing <adeguata. Così chi organizza eventi deve sempre più spesso porsi anche il problema di come promuoverli e farli conoscere. E che lo si faccia rivolgendosi ad agenzie o professionisti esterni, o che si decida di fare tutto in-house, le attività sono diverse e spesso vanno messe in campo con tempi precisi per attivare sinergie e produrre risultati concreti con le risorse a disposizione. Quando si parla di marketing degli eventi, infatti, spesso gli obiettivi sono tanti e riguardano tipologie diverse di interlocutori. Solo per fare qualche esempio, tra i principali target e obiettivi potremmo avere:
1) gli espositori, perché vogliano partecipare acquistando spazi e stand
2) il pubblico, perché non veda l’ora di iscriversi e si attivi subito per partecipare e contribuire al marketing con il proprio passaparola entusiasta;
3) gli sponsor, perché vogliano investire nell’evento vedendolo come un’ottima vetrina per il proprio brand, i propri prodotti e i propri servizi.
Come stare quindi dietro a tutto? E soprattutto come essere sicuri che, tra le mille cose da fare, non si perda di vista proprio quella che potrebbe fare la differenza? Ci vorrebbe una traccia da seguire, tipo questa:
1. Definire obiettivi e pubblico target
Perché è importante: definire chiaramente gli obiettivi dell’evento e identificare il pubblico target è fondamentale per indirizzare le attività di marketing in modo efficace. Senza sapere chi si vuole raggiungere e cosa si vuole ottenere, diventa difficile creare messaggi e strategie di promozione capaci di generare risultati concreti.
Le domande da farsi:
- Chi sono i nostri interlocutori, dove sono, a cosa sono interessati, quali sono i problemi che possiamo aiutare a risolvere o gli obiettivi che possiamo aiutare a raggiungere?
- Come vogliamo raggiungere ognuno di questi pubblici (canali online, offline, social media, email marketing, ecc.)? Di solito più canali significano più energie e risorse, ma anche la possibilità di raggiungere pubblici più ampi e differenziati. Non c’è quindi un mix ottimo prestabilito, tutto dipende da strategia, obiettivi e disponibilità, che è importante siano chiari e definiti.
- Come vogliamo misurare il successo dell’evento (numero di partecipanti, lead generati, ROI, ecc.)? Quali sono i risultati importanti e quali sono gli indicatori che ci consentiranno di misurare quanto e come li abbiamo raggiunti?
2. Sviluppare una strategia di comunicazione integrata
Perché è importante: una strategia di comunicazione integrata consente di raggiungere le persone attraverso diversi canali e touchpoint, aumentando la sinergia e l’efficacia delle attività di marketing. L’utilizzo coordinato di più canali online e offline permette di infatti amplificare il messaggio dell’evento e di mantenere l’attenzione nel lungo termine.
Le domande da farsi:
- Quali sono i canali di comunicazione più appropriati per raggiungere il pubblico target, tenendo conto delle sue abitudini e preferenze?
- Quale piano editoriale possiamo creare in modo che includa contenuti rilevanti e coinvolgenti, sostenibili e adatti per la distribuzione attraverso i diversi canali, come blog posts, video, e-mail, social media e pubblicità?
- Come possiamo coordinare gli sforzi di comunicazione tra i diversi team e fornitori coinvolti nell’organizzazione dell’evento, assicurando coerenza di messaggio e tono in tutte le interazioni con il pubblico?
3. Misurare e analizzare i risultati
Perché è importante: Monitorare e analizzare i risultati consente di valutare l’efficacia delle strategie implementate e di identificare aree di miglioramento per il futuro. L’analisi dei dati fornisce informazioni preziose per ottimizzare anche le tattiche di marketing e massimizzare il successo degli eventi futuri.
Quale domande farsi:
- Quali metriche chiave dobbiamo monitorare per valutare le performance delle attività di marketing?
- Quali strumenti e metodologie possiamo utilizzare per raccogliere e analizzare i dati in modo efficace?
- Come possiamo utilizzare i risultati dell’analisi per apportare miglioramenti alle strategie di marketing e agli eventi futuri?
Qualcuno potrebbe dire che fare marketing e promozione di un evento non è differente da farli per qualsiasi altra cosa, ed in parte questo è vero. Le basi sono comuni e poi è tutta una questione di personalizzazione, che arriva fino alle specifiche del singolo evento o addirittura, a volte, della sua singola edizione.
Come ogni guida anche questa è quindi solo una mappa, senza particolare definizione, e per diventare davvero utile deve essere personalizzata, resa così dettagliata da rappresentare un quadro fedele di una realtà effettiva. Lavorando con molti organizzatori di eventi, però, ci siamo resi conto che, a volte, anche solo partire a realizzare queste mappe è difficile. Sarà la paura del foglio bianco, sarà la sensazione che c’è fin troppo da fare per poterlo anche solo mettere per iscritto.
Facciamo quindi che è una bussola per iniziare a camminare e a guardare più sistematicamente ad un lavoro che è tecnica, numeri ed azioni, da combinare con un po’ di creatività per produrre quello che vogliamo: un risultato concreto.
L’importante è che ci aiuti ad iniziare a muoverci in maniera sensata, ad essere più efficaci ed efficienti, a fare di più impazzendo meno. Un po’ come quando si scelgono gli strumenti con cui lavorare: devono essere allo stesso tempo affidabili e solidi, capaci di fare quello che ci si aspetta da loro e personalizzabili quanto basta per adattarsi alle differenze.
Solo così sono davvero utili.