1. Progettare e organizzare: pensa al software gestionale per eventi come al tuo nuovo assistente personale
Un buon software gestionale per eventi è uno strumento che consente di gestire tutti gli aspetti dell’organizzazione di un evento: dalla progettazione all’organizzazione, fino al marketing e alla rendicontazione. Consente inoltre di tenere traccia dei progressi dell’evento e dei budget, di coordinare le attività e di ottimizzare le risorse. È quindi come un assistente personale digitale che, gestendo in maniera più efficiente molti aspetti materiali dell’organizzazione di un evento, consente ai professionisti di concentrarsi su ciò che è davvero importante: l’esperienza che si vuol fare vivere ai partecipanti.
Un buon software gestionale per eventi consente inoltre di avere una visione globale e in tempo reale sull’evento, monitorando i progressi e i dati in un unico luogo. In questo modo, permette ai professionisti di prendere decisioni informate e risolvere eventuali problemi prima che diventino troppo grandi.
2. Automatizzare le attività ripetitive: come il software gestionale per eventi ti fa risparmiare tempo e stress
Un buon software gestionale per eventi permette di automatizzare molte delle attività ripetitive e noiose – anche se assolutamente fondamentali – che sono proprie dell’organizzazione di un evento. Pensiamo a tutte quelle informazioni e comunicazioni di marketing necessarie per portare i partecipanti a decidere di iscriversi all’evento, o a tutte le mail di conferma e gestione post-iscrizione.
Il software giusto garantisce, allo stesso tempo, efficienza e puntualità nella distribuzione delle informazioni giuste alle persone giuste nei momenti più opportuni senza ritardi dovuti ad emergenze o distrazioni.
Permette la creazione di sistemi informativi di onboarding e orientamento (ovvero tutte quelle mail/notifiche di servizio che sono importanti per i partecipanti per orientarsi nell’evento e poterne quindi godere al meglio, ma che rappresentano un carico di lavoro importante per gli organizzatori) il cui tempismo è fondamentale, ma che possono essere facilmente inghiottite dalla grande mole di attività che, quando si organizza un evento, sono da mettere in conto.
Un buon software per eventi, insomma, è quello strumento che, quando si è creata un’architettura di flussi e procedure che vanno in automatico rispetto alle tabelle di marcia fissate, libera le risorse per compiti a maggiore valore aggiunto, come le attività di maggior soddisfazione per i partecipanti (engagement e networking in primis) e capaci di produrre ROI per gli investitori.
3. Trasformare i dati in opportunità di marketing: come il software di gestione eventi supporta organizzatori, sponsor e espositori
Un buon software gestionale per eventi registra una vasta quantità di dati durante tutto il processo di organizzazione dell’evento: dalle informazioni sui partecipanti alle attività svolte, alle risorse utilizzate e ai feedback. Questi dati non solo consentono agli organizzatori di valutare l’impatto dell’evento e di migliorare le performance in futuro, ma possono essere utilizzati come strumento di marketing per gli sponsor e gli espositori.
Per questi ultimi, in particolare, i dati registrati dal gestionale possono trasformarsi in informazioni preziose sui loro clienti potenziali, sul loro interesse per determinati prodotti o servizi, le preferenze di acquisto e le abitudini di consumo e possono quindi essere utilizzati per creare campagne di marketing mirate e personalizzate, aumentando così le possibilità di generare nuovi affari.
Altre informazioni importanti sono quelle sull’efficacia delle attività di marketing realizzate da sponsor ed espositori durante l’evento, ad esempio quante persone hanno visitato gli stand, quanto tempo hanno trascorso lì e quali azioni hanno intrapreso. Tutti dati estremamente utili non solo per valutare l’efficacia delle attività di marketing realizzate, ma anche per ottimizzare le strategie in futuro.
4. Esperienze ricche senza impazzire: il software gestionale per eventi permette di fare tante attività diverse da un unico pannello di controllo
Potresti dire che hai già tanti strumenti che ti aiutano ogni giorno a creare eventi che funzionano e che sono anche belli e coinvolgenti. Ma quanti pannelli di controllo e app e software e procedure devi gestire perché tutto questo complesso sistema sia in grado di produrre risultati? E a quale costo, non solo economico ma anche di tempo e stress per te e le persone che lavorano con te? Ecco, un buon software gestionale per eventi è quella cosa che si comporta in uno di questi due modi: o fa da direttore di questa complicata orchestra, integrando tra loro tutti i diversi strumenti, o addirittura li sostituisce, proponendosi come uno strumento unico, con un’unica interfaccia e un’unica modalità d’uso da imparare. Oppure fa tutte e due le cose, integra quello che già c’è e completa ciò che manca.
Quindi, in conclusione, un software gestionale per eventi può essere un alleato prezioso per chi organizza eventi? Sì, soprattutto se è un buon software, dove per buono si intende affidabile, completo e capace di rispondere a costi contenuti alle esigenze dei professionisti e delle professioniste che lo devono usare.
E come si sceglie? Si mette alla prova, possibilmente gratuitamente, e si vede come funziona e se fa per noi.
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