Organizzazione eventi, Tecnologia

Small, medium, large: quando le dimensioni contano

3 suggerimenti per scalare il successo in ogni evento e superare le sfide con il giusto approccio

Quando si tratta di organizzare eventi, le dimensioni contano, ma forse non nel modo in cui molti pensano.

La percezione comune è che organizzare un evento grande sia necessariamente più complesso di un evento piccolo il che, a nostro parere è allo stesso tempo vero e falso.
Se alcuni aspetti della pianificazione possono sembrare più evidenti in un evento grande, infatti, in realtà molte delle sfide più significative si manifestano anche in eventi più contenuti e richiedono approcci altrettanto strategici per essere superate con successo.

In particolare questo riguarda tre temi: quello della logistica, quello dell’engagement/esperienza dei partecipanti e quello della gestione del team di controllo e gestione dell’intero evento.

1. Scalabilità e logistica

Quando si pianifica un evento in presenza, la logistica è indubbiamente una delle prime sfide da affrontare. In un grande evento le questioni logistiche, come la gestione degli spazi, la distribuzione degli ingressi e il coordinamento di un gran numero di fornitori possono sembrare molto più complesse rispetto a un evento di piccole dimensioni. Tuttavia, secondo noi quello che davvero differenzia la gestione logistica di un grande evento da quella di un piccolo evento è la necessità di scalabilità. Spieghiamo meglio. In un grande evento le attività devono essere moltiplicate e gestite in parallelo: più ospiti, più sessioni simultanee, più location all’interno della stessa struttura. Ciò richiede sicuramente una pianificazione meticolosa e una capacità di adattamento continua. D’altro canto, un evento piccolo può permettere una gestione più diretta e personalizzata, ma non per questo meno complessa, soprattutto quando la qualità dell’esperienza è cruciale. Più che legate alle dimensioni dell’evento, quindi, quando si parla di logistica le vere sfide risiedono spesso nella capacità di adottare un approccio scalabile, in cui ogni dettaglio è replicabile ed efficiente indipendentemente dalla quantità.

2. Esperienza del partecipante all’evento

La creazione di un’esperienza memorabile per i partecipanti è il cuore di qualsiasi evento, grande o piccolo. E indubbiamente la dimensione dell’evento influenza il modo in cui questa esperienza viene progettata e realizzata per essere vissuta: in un evento grande, la sfida principale è creare un’esperienza che possa essere percepita come unica e personale anche quando è condivisa da centinaia o migliaia di persone. Strumenti come le App per eventi, che permettono la personalizzazione dei contenuti, delle comunicazioni e, talvolta, anche delle attività sono quindi ottime alleate per ricreare esperienze micro anche all’interno di contesti macro e facilitare la gestione delle interazioni e il monitoraggio delle preferenze dei partecipanti.

In un evento piccolo, dall’altra parte, la personalizzazione è più semplice ma ciò non significa che sia automaticamente efficace. Anche in questo caso l’uso di strumenti digitali può arricchire l’esperienza, offrendo opportunità di engagement più mirate e creando un senso di esclusività.

In entrambi i casi, quindi, l’obiettivo è far sentire ogni partecipante valorizzato e coinvolto e la differenza non sta tanto nella quantità di persone a cui ci si rivolge, quanto piuttosto nella capacità di utilizzare le risorse giuste per produrre i risultati desiderati.

3. Coordinamento e gestione della squadra

Una delle sfide più grandi nell’organizzazione di un evento è la comunicazione e il coordinamento del team di lavoro. Negli eventi di grandi dimensioni, questo aspetto può sembrare più complesso, dato il numero maggiore di persone coinvolte e diventano cruciali la capacità di coordinamento e l’efficienza degli strumenti di comunicazione utilizzati da quelli più semplici e tradizionali a quelli più avanzati, come le App per gestire gli eventi.

Al contrario, in un evento piccolo, il team è solitamente più ridotto, il che potrebbe far pensare a una gestione più semplice. Tuttavia, un gruppo più ristretto comporta spesso un maggiore numero di responsabilità per ogni singolo membro, il che può portare a sfide altrettanto impegnative. Anche in questo tipo di casi, infatti, è fondamentale che si possa garantire ad ogni membro del team un allineamento perfetto con gli obiettivi dell’evento e un set di strumenti che permettano una comunicazione fluida e continua. Strumenti non dissimili, quindi da quelli che si ritengono fondamentali per gli eventi di grandi dimensioni, che possono fare la differenza anche nel caso di squadre di poche persone.

In conclusione, quindi, organizzare un evento grande è più difficile che organizzarne uno piccolo?

Sì e no, vorremmo rispondere.

Senza venire meno alle difficoltà che l’aumento delle dimensioni di un evento portano necessariamente con sè, infatti, secondo noi non va dimenticato che, alla fine, la progettazione meticolosa che ogni evento richiede è più o meno la stessa, perché uguali sono – sostanzialmente – gli obiettivi finali. Alla fine, infatti, gli interlocutori che si dovranno ingaggiare e soddisfare saranno sempre tutte persone singole, con le loro caratteristiche, sovrapponibili e sommabili solo fino ad un certo punto. Ad ognuno di loro dovrà essere garantito un microcosmo di esperienze, da moltiplicare poi tante volte quante ne richiede la dimensione dell’evento. Naturalmente con tutte le economie di scala e di gestione che i grandi numeri spesso consentono, soprattutto se si ha a disposizione un set di strumenti di progettazione, gestione e rendicontazione adatto.