Organizzare eventi MICE può essere una sfida complessa, soprattutto perché – spesso – si tratta di eventi grandi, che prevedono pubblici numerosi e una partecipazione variegata sia per caratteristiche e per interessi. Come tenere insieme, quindi, l’esigenza di un’offerta differenziata – capace di soddisfare i diversi pubblici – con la necessità, altrettanto pressante, che la varietà non disorienti, smarrisca i partecipanti e li spinga a rinunciare a trarre il meglio dall’esperienza solo perché “è tutto troppo faticoso?”.
Una delle risposte possibili a questa domanda è: “Creando percorsi personalizzati”. Ma come si può fare senza finire per organizzare tanti eventi diversi all’interno di uno stesso contenitore, cosa che diventerebbe estremamente costosa sia in termini di risorse che di energie?
Basta avere le idee chiare e la tecnologia giusta. Vediamo quindi insieme tre modi in cui si può fare davvero e quali vantaggi può portare in concreto.
1. Permetti ad ogni partecipante di creare il proprio evento su misura
Immagina di partecipare a un grande evento MICE con un programma fitto di appuntamenti e sessioni. Con grande probabilità, se andiamo a vedere da vicino, ogni partecipante a quell’evento avrà interessi diversi e obiettivi specifici e creare un’esperienza su misura per ognuno di loro diventerebbe un’esperienza titanica. Perché dunque non ovviare al problema offrendo ai partecipanti la possibilità di selezionare le sessioni, gli argomenti o gli speaker che più li interessano e di aggiungerli al proprio calendario personale creando, di fatto, un evento su misura di esigenze, gusti e interessi? Come risultato si avrebbe non solo un aumento dell’engagement degli utenti perché si sentirebbero più protagonisti, ma si darebbe loro la possibilità di pianificare in modo efficiente la loro partecipazione, aumentando l’efficacia dell’esperienza. Complicato? Non necessariamente. Attraverso un sistema di tag all’interno di un’App per eventi ottimizzata per l’evento, ogni partecipante potrebbe infatti facilmente creare una propria agenda personalizzata con i dettagli di ogni appuntamento ed ottimizzare in base ad essa attività e spostamenti, riducendo gli sprechi di tempo e di energie e aumentando la soddisfazione.
2. Non sottovalutare il valore delle aree riservate
Quando si parla di eventi MICE, spesso si parla di eventi che prevedono partecipanti, delegati e delegazioni, speaker, sponsor, espositori. E se tutta questa varietà di persone può essere indubbiamente una ricchezza, sappiamo per esperienza che può essere anche molto faticosa. In questi casi, dare ad ogni gruppo la possibilità di “ritirarsi” in aree riservate più tranquille può essere un vantaggio non da poco, sia in termini di piacere personale che di efficienza dell’attività di networking che, non ci stancheremo mai di ripeterlo, è fondamentale per ogni evento.
Già la vediamo la vostra domanda: ma di quanto spazio ho bisogno? Ancora una volta, non necessariamente tanto.
O meglio, non tanto in termini di metri quadri, ma magari tanto in termini di performance tecnologica.
Le aree a cui stiamo pensando possono infatti stare anche nel palmo di una mano, se virtuali, ed essere però perfettamente in grado di creare spazi diversi per diverse tipologie di utenti. E percorsi personalizzati e spazi per la consultazione e l’archiviazione di documenti riservati e ancora voucher, biglietti, pass, badge eccetera. Ovviamente in questi casi l’accesso ad ogni area riservata può essere gestito a monte per attribuire permessi e privilegi e dovrà essere legato ad una login e password per assicurare la massima riservatezza dei dati.
Al suo interno, poi, si può pensare di fornire tutta una serie di servizi ed opportunità – più o meno trasversali ad ogni tipo di evento o più o meno tematiche – come, giusto per fare un esempio, la possibilità di creare schede personali corredate di foto, dati e contatti per rendersi visibili e interagire con gli altri. In questo modo, non solo si arricchisce l’esperienza, ma si incentiva lo scambio di informazioni e la creazione di relazioni.
3. Non dimenticare il marketing
Ogni volta che si parla di personalizzazione di esperienze e siamo nel mondo degli eventi business (ma non solo) si parla necessariamente anche di marketing. E, di più, di marketing personalizzato. Mentre sappiamo tutti che fare marketing one-to-one in termini generali è allo stesso tempo una delle azioni a maggiore ROI ma anche a più alto costo, sappiamo anche che tutte le attività che prevedono la possibilità che le persone scelgano, facciano, decidano, portano con loro l’acquisizione di una risorsa fondamentale: i dati. Più che di “fare ancora altre cose”, in questi casi, si tratta quindi di ottimizzare quello che si sta facendo, nello specifico utilizzando meglio i dati che già si raccolgono. Questi possono infatti essere trasformati, in maniera relativamente semplice, negli ingredienti per realizzare azioni di marketing altrettanto personalizzate, che saranno quindi non solo più mirate, ma anche più gradite e quindi efficaci.
E se questi sono tre spunti di riflessione su quello che la personalizzazione può portare ad eventi grandi e complessi come quelli che ricadono normalmente nell’ampia definizione di MICE, altri ce ne potrebbero essere, più o meno personalizzati sulle caratteristiche e le esigenze di ogni evento. Quello che ci preme qui ribadire, infatti, è che il limite, in questo campo, è solo l’immaginazione e la capacità progettuale, tutt’altro che ristretta, di chi questi eventi li organizza. E che la tecnologia può essere un ottimo alleato per realizzare questi progetti e metterli all’opera per fare loro produrre risultati.