Perché nessun evento sarà più come prima
e perché va benissimo così

Nulla sarà più come prima

Ok, ora possiamo dirlo. Abbiamo aspettato la fine dell’anno, l’annuncio dei primi vaccini, la comparsa di una timida luce in fondo al tunnel per dire una cosa che è un po’ di tempo che, ad essere onesti, pensiamo. O meglio, che abbiamo iniziato ad osservare, perché quello di cui vogliamo parlare oggi non è tanto una nostra riflessione, quanto piuttosto un distillato di quello che abbiamo visto succedere intorno a noi negli ultimi tempi.

Nulla sarà più come prima, perché tutto sarà,
in un modo o nell’altro, diverso.

Ok, detta così è un po’ provocatoria. Molti ci diranno che no, torneremo a fare quello che facevamo prima della fine di febbraio 2020. Anche solo nel mondo degli eventi aziendali torneremo a fare gli eventi in presenza, torneremo ad avere gli stand fisici da visitare, le aule dove fare formazione, gli auditorium dove ascoltare i luminari dei vari settori. Perfino il bar dove andare a prendere il caffè e fare quattro chiacchiere di networking.
Certo, non vogliamo dire che tutto questo non succederà più. E vorremmo anche dire per fortuna.
Perché se è vero che grazie al lavoro fatto in tanti anni la pandemia ha spostato il nostro lavoro dall’offline all’online senza creare grossi traumi e anzi aprendo a nuove prospettive e possibilità siamo sinceri: anche a noi manca la socialità che include la compresenza fisica. Ci manca nella vita di tutti i giorni e ci manca nelle occasioni speciali, anche quelle lavorative oltre che per quanto riguarda concerti, teatri, grandi eventi di intrattenimento.

Quindi no, non vogliamo che gli eventi fisici non tornino più. Nulla di quello a cui torneremo sarà però uguale a quello che abbiamo lasciato quando abbiamo messo tutto in pausa per il primo lockdown. E se questo non avverrà perché “ne siamo usciti migliori” – perché questo è ancora tutto da vedere – avverrà perché abbiamo cambiato il nostro sguardo, anzi lo abbiamo ampliato per includere aree e opzioni che prima erano, semplicemente, più difficili da vedere e immaginare. Abbiamo acquisito competenze, abilità e una resilienza che senza il brusco trauma della pandemia avremmo impiegato molto più tempo ad acquisire. Siamo usciti dalla nostra zona di comfort con una velocità che ci ha fatto capire cosa funziona e cosa no, come vanno fatte le cose perché funzionino e quali sono le tecnologie che possono aiutarci in questo. Abbiamo capito come metterci in gioco in maniera diversa e ottenere comunque gli stessi risultati ottimali.
Noi lo vediamo ogni giorno:

9 mesi fa avremmo dovuto promuovere e spiegare ai nostri clienti cose che oggi sono le richieste con cui bussano alla nostra porta.

Nulla sarà più come prima perché anche quando gli assomiglierà, noi saremo diversi.
Tre le aree in cui questa differenza sarà più marcata, a nostro parere:

1. Online e offline sono due facce della stessa medaglia

SharEvent già prima della pandemia era nato per integrare l’esperienza fisica degli eventi con una serie di strumenti che aumentassero le possibilità attraverso l’uso della tecnologia. E questo tanto per l’organizzazione e gestione dell’evento quanto per la sua fruizione da parte delle diverse tipologie di utenti. Per questo è sempre stata sia gestionale che App, sia strumento di promozione e marketing che risorsa di socialità e networking. Tutto questo non perché avessimo la sfera di cristallo, quanto piuttosto perché, lavorando da anni nel mondo degli eventi aziendali, avevamo già capito quanto la tecnologia potesse diventare strumento per fare meglio le cose, renderle più accessibili e soddisfacenti. Se però fino all’avvento di questo terribile 2020 l’applicazione di questi strumenti ad un evento fisico era “un di più” al quale facevano riferimento gli organizzatori più avanzati e intraprendenti, ormai è diventato la norma. Sinceramente, potreste mai pensare ormai ad un evento che non contempli attività online aggiuntive, parallele o addirittura integrative a quelle offline? No? Ecco, lo pensiamo anche noi. Soprattutto perché ce lo state dicendo voi, direttamente, richiedendo come normale quello che prima si considerava opzionale.

2. È tutta questione di ritmo. Un evento è una partitura: se rock o classica, dipende da chi conduce

Nel momento in cui la tecnologia diventa simbiotica con la progettazione dell’esperienza, la sua gestione diventa come la direzione di un’orchestra. Non ci si deve più preoccupare di quali strumenti sono necessari, ma dell’effetto complessivo che si vuole ottenere. Se, in poche parole, si vuole suonare un pezzo rock o una sinfonia. E ormai questo è entrato nella mente e nell’esperienza di chi organizza eventi business. Quindi come tornare indietro? E soprattutto, perché?

3. Non è sostituzione, è integrazione

Da qualche tempo si parla di eventi ibridi. All’inizio il termine era spesso usato come una sorta di “coperta di Linus” per rendere meno traumatico il passaggio dall’offline all’online, un insieme di certezze sulle quali innestare l’ignoto. Oggi gli eventi ibridi sono la norma di come vediamo il nostro futuro nel mondo degli eventi aziendali. Se alcuni nostri clienti – tutte le job fair, per esempio – hanno già dichiarato che sposteranno interamente online tutta la loro attività perché troppo migliori sono le opportunità gestionali e i risultati che si ottengono creando solo eventi online, la maggior parte sta adottando – anche per la programmazione del prossimo anno – un approccio ibrido all’organizzazione dei propri eventi.
Ci saranno dunque ancora appuntamenti fisici, magari di grandi e grandissime dimensioni, che sfrutteranno appieno la tecnologia a disposizione per arricchire l’esperienza di compresenza fisica delle persone all’interno di una venue, ma saranno affiancati da una serie di appuntamenti – alcuni totalmente nuovi rispetto al passato – che si svolgeranno totalmente online. Sì, anche quando ci si potrà trovare fisicamente nello stesso ambiente si tratterà di eventi online, eventi virtuali. Perché? Due fattori:

  • bilancio costo/opportunità: con lo stesso budget e – spesso – anche la stessa tecnologia, si possono organizzare più eventi online, e quindi dare più formazione, rafforzare la community, investire sulle relazioni e aumentare il ROI complessivo delle attività. Perché lasciare tutto questo sul tavolo?
  • democratizzazione dell’offerta: consentendo alle persone di partecipare agli eventi da remoto, a parità di ricchezza nell’esperienza si toglie loro la fetta di costo che comporta una trasferta, sia in termini economici che di tempo ed energie. Così si amplia la platea e, di conseguenza, le opportunità e la soddisfazione.

In tutto questo, come dicevamo, noi non vediamo l’ora di tornare anche agli eventi fisici, quelli dove siamo in tanti, tutti insieme, nello stesso posto. Ma magari se non ci va di fare la valigia, possiamo partecipare anche dal salotto di casa, mezzi vestiti ma pronti a fare il giro del mondo in un tempo inimmaginabile nella realtà fisica. Perché no?

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