Quando qualche anno fa si diffusero le App per eventi, il mercato degli eventi business le vide come il game changer che avrebbe rivoluzionato un intero settore. Erano infatti strumenti di grande potenza ma capaci di stare nel palmo della mano di operatori, organizzatori e partecipanti. Erano dei portali portatili, se ci perdonate il gioco di parole, e diventarono quindi velocemente uno oggetto del desiderio per tutti gli organizzatori di eventi che volevano davvero ottenere il massimo dai propri eventi per sé e per sponsor, investitori e partecipanti.
Noi stessi a SharEvent possiamo dire di dovere molto del nostro successo all’essere stati tra i primi, sul mercato italiano, a creare App per eventi belle, funzionali e soprattutto pensate e realizzate ad hoc per il mondo degli eventi, per chi ci lavora e per chi ne fruisce. Certo, allora non erano per tutti: erano strumenti costosi e impegnativi e per questo di vere App per eventi sul mercato non è che ce ne siano state mai davvero molte. Spesso erano poco più di versioni mobile del sito web dell’evento, poco utili e ridondanti rispetto ad altri strumenti già utilizzati e più familiari. Questo ha fatto sì che il mercato delle App per eventi si sia ben presto diviso: da una parte le App “vere”, strutturate, funzionali, belle, pratiche, che sono strumenti di lavoro e di produzione di risultati, e dall’altra gadget più leggeri e agili ma sicuramente più facilmente dimenticabili e, soprattutto, stralciabili alla prima riduzione di budget.
Oggi esistono ancora le App per eventi? Certo, soprattutto quelle del primo tipo sono vive, vegete e stanno vivendo un grande ritorno di fiamma grazie a due fattori: l’innalzarsi dell’asticella della qualità richiesta agli eventi – che devono essere sempre più performanti agli occhi tanto del pubblico che degli investitori – e alla contrazione dei budget per la loro organizzazione, che rende ogni euro speso più pesante e quindi obbligato a produrre risultati misurabili.
Le App infatti possono essere uno degli strumenti più efficaci per tenere insieme queste esigenze, per quattro motivi che a noi paiono – se non certo esaustivi – i principali.
1. Creare esperienze davvero immersive nel brand, nel mood e nell’universo di un evento
Ce lo raccontano gli organizzatori di eventi che le usano: le App per eventi sono lo strumento più efficace per creare esperienze davvero immersive. Non c’è nient’altro, online o offline, che sia capace di completare ogni tipo di evento, di arricchirne le attività e le potenzialità, di aprire universi di risorse e relazioni come un’App per eventi che è sempre a disposizione, sta nel palmo di una mano, dentro uno strumento che su quel palmo ci risiede stabilmente, come ormai avviene per i nostri smartphone, diventati delle vere e proprie appendici delle nostre mani. In più un’App ha tre caratteristiche che, quando vengono sommate, la rendono ancora più potente:
- è totalmente personalizzabile nella grafica e nei colori, per diventare un potente strumento di marketing e branding;
- può essere programmata e realizzata in base alle esigenze e richieste di ogni evento o di ogni azienda, per garantire di rispondere davvero alle esigenze di chi la realizza e di chi la deve usare, senza sprechi;
- è uno strumento che le persone sono ormai abituate ad usare e quindi ha poche resistenze e frizioni all’installazione o all’uso.
2. Aumentare efficacia, efficienza e piacevolezza di check-in e controllo accessi
Il momento del check-in e del controllo accessi è uno dei più delicati di ogni evento. È il biglietto da visita dell’organizzazione perché, spesso, è il primo momento in cui le persone incontrano davvero l’evento e, come si dice, “non ci sarà mai una seconda occasione di fare una buona prima impressione”. In più è uno dei momenti in cui è necessario tenere insieme elementi apparentemente in contrasto: sicurezza e velocità, praticità e controllo. Le App possono essere una risorsa importante anche in questo senso perché possono ottenere un risultato allo stesso tempo banale e formidabile: rendere più veloci le procedure senza rinunciare alla sicurezza. Che si adottino modalità di self-check in in cui sono i partecipanti stessi a gestire tutto, o che sia il personale a regolare ingressi e uscite, poter effettuare le procedure direttamente da un’App rende tutto più agile e intuitivo ed elimina anche qualsiasi tipo di barriera, di fatto smaterializzando gli ingressi e le uscite. La prima conseguenza di questo è sicuramente uno sfoltimento delle code, universalmente riconosciute come uno dei fattori che producono maggior insoddisfazione in qualsiasi contesto, e la seconda è una riduzione dei costi di strutture esterne come tornelli, varchi e postazioni di ogni genere.
3. Ottenere il massimo dalla presenza ad un evento per operatori e partecipanti
Solo due parole: programmi e agende. Le App per eventi sono la chiave di volta che tiene insieme due esigenze che da tempo convivono nel mondo degli eventi: la necessità degli organizzatori di offrire programmi ricchi e capaci di venire incontro a gusti e interessi di persone anche molto diverse tra loro e il bisogno dei partecipanti di governare questa complessità senza venirne travolti. La possibilità che le App per eventi offrono di creare programmi personalizzati sulla base di gusti e preferenze individuali, all’interno di un buffet di offerta potenzialmente infinito, diventa quindi un modo per dare ad ogni persona l’occasione di creare il suo evento perfetto, di ottimizzare tempi ed energie e di avere sempre tutto sotto controllo.
Lo stesso vale per le agende degli appuntamenti, più o meno. Sappiamo bene come una delle attività per cui si partecipa agli eventi è arricchire la propria rete di conoscenze di persone, di strumenti e di contenuti. Per questo gli spazi di networking e quelli espositivi sono tra i più frequentati di ogni evento. Anche in questo caso poter organizzare in maniera chiara, efficace ed efficiente questi incontri così importanti può fare davvero la differenza, ed è una cosa che le App per eventi, se progettate ad hoc, possono fare in maniera davvero formidabile.
4. Garantire un’informazione costante e in real time
Ultima ma non ultima, l’informazione. Tutti ormai ci aspettiamo di poter essere informati in tempo reale, spesso senza dover fare nulla per cercare attivamente notizie e aggiornamenti. Nel mondo degli eventi a questa esigenza del pubblico fa da specchio il desiderio degli organizzatori di avere interlocutori sempre informati, perché questo produce efficienza del sistema e soddisfazione delle persone, che si traducono quasi sempre in guadagni materiali o immateriali. E se è vero che ormai gli strumenti disponibili per informare in tempi rapidi e a costi ridotti ce ne sono tantissimi è vero che nulla ha – ancora – meno frizione e meno interferenze delle notifiche push di un’App che le persone stanno già attivamente usando all’interno del contesto di un evento. Non sorprende quindi che quella delle notifiche push sia una delle funzioni che ci vengono più spesso richieste dagli organizzatori che decidono di dotare il proprio evento di un’App.
E se queste sono solo 4 delle ragioni per cui usare le App per eventi come strumenti di lavoro, di engagement e – non ultimo – di produzione di risultati e di guadagni, sappiamo che ce ne sono molte altre.
Ma sappiamo anche che spesso sono legate alle esigenze, alle caratteristiche e ai vincoli di ogni evento e di ogni organizzatore. Per questo le App di SharEvent le costruiamo su misura, perché nulla vada sprecato e tutto sia utile e le demo sono gratuite, per chiederla basta cliccare sul bottone qui sotto.