QR code: 3 modi per usarli per risparmiare, fare marketing e aumentare le performance del tuo evento

I QR code hanno già preso molto spazio nel mondo dell’organizzazione eventi perché si sono rivelati strumenti piccoli, pratici e potenti. Ma se li stai già usando stai sfruttando tutte le loro potenzialità?

I QR code sono ormai piuttosto diffusi nel mondo dell’organizzazione eventi perché si sono velocemente accreditati come strumenti pratici e convenienti. Non sempre però il loro impiego va oltre la possibilità di far accedere partecipanti, speaker e sponsor al sito dell’evento, a sue parti o ad altri siti di interesse, in maniera rapida e senza errori. Che poi è la funzione base del QR code, ma certo non l’unica.

In un piccolo quadrato grafico, se si sa come farlo, può infatti essere racchiuso un intero set di strumenti potenti, performanti e utili per chi organizza eventi, capaci di far risparmiare tempo e soldi nell’organizzazione e monitoraggio di tante attività, ma anche di aumentare il ROI di molte altre.

Vediamo insieme come, partendo da cosa è e come funziona un QR code per poi inquadrare 3 casi concreti in cui può essere molto utile.

COS'È E A COSA SERVE UN QR CODE?

Il QR code è un codice a barre bidimensionale inventato da Denso Wave nel 1994 per tracciare le catene di montaggio. È composto da moduli neri su matrice bianca e può contenere oltre 7000 caratteri numerici e 4000 alfanumerici. Tra i suoi punti di forza ha, sicuramente, la possibilità di essere letto correttamente anche quando parzialmente danneggiato, è utilizzabile da tutti perché ha una licenza libera e ormai è riconosciuto nativamente da quasi tutti i dispositivi iOS e Android. Al di fuori della produzione di massa, l’uso più frequente di questo strumento è come “segnalibro” per l’accesso a siti web o applicazioni in maniera istantanea e senza errore. Basta infatti avere sul proprio smartphone un’app per la scansione dei QRcode (anche queste ormai gratuite e molto diffuse) ed inquadrare il codice per essere automaticamente indirizzati verso la destinazione desiderata. Si tratta di una funzione molto basica e limitante di uno strumento che, invece, può essere utilizzato in maniera molto più strategica ed integrata, anche e soprattutto nel mondo degli eventi, portando così a vantaggi e risparmi di non poca entità.

1. IL QRCODE PER VELOCIZZARE E RISPARMIARE

Il primo risparmio cui ogni organizzatore di eventi punta, soprattutto quando i suoi eventi sono di grandi dimensioni, è quello relativo alla gestione degli spazi, delle persone, delle attività, dei tempi. Rendere efficiente il management di questi aspetti diventa infatti strategico quando si vogliono ottimizzare i processi e ridurre i costi conseguenti. Il QR Code può essere un ottimo strumento per ottenere questo risultato: può aiutare a gestire in maniera autonoma, veloce ed automatica l’accreditamento dei partecipanti riducendo (o anche eliminando del tutto) la necessità di impiegare personale per questa funzione. Può inoltre fornire dati aggiornati in real time rispetto al riempimento/svuotamento degli ambienti, nonché alla gestione dei flussi all’interno di aree, zone e spazi. In questo modo non è solo possibile avere sotto controllo tutti i flussi significativi per le attività, ma anche organizzarli al meglio, offrendo supporto là dove necessario (ad esempio inviando personale solo dove richiesto/utile) e/o rendendo possibile l’uso ottimale degli spazi, basti pensare alle aule modulari e all’opzione di ampliarle o ridurle in funzione del numero delle persone effettivamente presenti.

2. IL QRCODE PER FARE MARKETING E PROMOZIONE

Abbiamo già detto che ogni QR Code può essere usato come un segnalibro per – praticamente – qualsiasi cosa. Mettere questi strumenti a disposizione di sponsor ed espositori significa dare loro strumenti per promuovere contenuti, materiali o anche la propria agenda di appuntamenti per fissare incontri e demo personalizzate. Può consentire loro di personalizzare alcuni aspetti dell’esperienza che vogliono offrire al loro pubblico e persino creare esperienze di coinvolgimento e partecipazione legate, ad esempio, al gaming. Possono essere utilizzati inoltre per creare percorsi/aree/attività riservate e, quindi, esclusive, solo per alcuni pubblici o persone, fino a promuovere attività e servizi in maniera personalizzata e “one-to-one”.

3. IL QRCODE PER STIMOLARE ENGAGEMENT E NETWORKING

E per i partecipanti? I benefici di un impiego creativo dei QR code può fare la differenza nell’esperienza che l’evento saprà dare loro. Qualche esempio? Possono essere utilizzati per creare un sistema di Business Card Collection rapido, veloce e simpatico capace di fornire alle persone un valore tra i più significativi tra quelli associati alla partecipazione ad un evento: la possibilità di entrare in contatto con altre persone rilevanti per il proprio sviluppo professionale e fare networking. Possono essere utilizzati per creare attività legate all’apprendimento o al divertimento davvero interattive, coinvolgenti e stimolanti come cacce al tesoro e contest. Oppure possono essere utilizzati per le attività più pratiche, come ad esempio l’accesso alle reti di connessione wifi. Con una semplice stringa di codice è infatti possibile costruire codici QR capaci di connettere un dispositivo alla rete senza bisogno di inserire dati identificativi e password. Una bella comodità e un notevole risparmio di tempo che può essere così dedicato ad attività di maggior valore per tutti.

Grande potenza in piccolo spazio, quella offerta dai QR code per i quali, di fatto il limite è solo quello della fantasia – e della necessità – di chi deve e vuole utilizzarli. I tre esempi che abbiamo fatto qui sopra sono infatti solo alcuni di quelli possibili e che in questi anni abbiamo costruito insieme ai nostri clienti. Perché come spesso succede gli strumenti sono più potenti di come si pensa che possano essere, se si sa come renderli utili per i nostri obiettivi. E partire da questi è l’unico modo non solo per arrivare a sperimentare le loro effettive capacità, ma anche per risolvere tanti problemi.

Perciò, se ti va di raccontarci i tuoi obiettivi per il prossimo evento possiamo vedere insieme con quali strumenti, QR inclusi, raggiungerli. Oppure puoi chiederci una demo gratuita e iniziamo a costruire insieme la piattaforma ideale per il tuo prossimo evento.