La pandemia ha diviso il mondo in due.
Il mondo degli eventi, almeno.
Lo ha diviso tra chi – per mancanza di opzioni alternative, per necessità, per spirito imprenditoriale o semplice pura intraprendenza – si è riconvertito agli eventi online e ne ha, magari, organizzati anche più di quelli che avrebbe realizzato in presenza e chi, per scelta o per necessità, si è fermato, ha rimandato tutto e sta quindi ancora aspettando di tornare in presenza.
Chi ha ragione?
Tutti e due. Infatti non è una questione di coraggio, valore o primato. Ma di qualità dell’evento, di possibilità effettive e di risultati attesi.
Un esempio? Portatelo voi uno spettacolo di teatro online e sentirete la gente russare come mai in nessuna platea del mondo. Perché il teatro online non è teatro. È un’altra cosa – che magari diventerà, anche se in cuore nostro speriamo di no – e non si crea certo pigiando un bottone. Casomai va interamente rivisto finché non diventa qualcosa di adatto all’online perché fatto per quel tipo di piattaforma e di fruizione. In un anno di pandemia abbiamo visto esempi positivi e negativi di entrambe le casistiche. Tentativi di andare controcorrente come i salmoni che infatti non sempre ce la fanno ad arrivare in cima. E quello che vale per il teatro vale per tanti altri contesti, che in maniera più o meno efficace, più o meno creativa, hanno provato a reagire all’imprevisto.
Proprio per questo, e perché un po’ pensiamo di potercelo permettere dopo più di un anno di sperimentazioni con eventi di varia dimensione e settore, sentiamo di poter dire ora quando non è proprio il caso di fare un evento online.
E, tanto per essere brevi, cerchiamo di riassumere il tutto in tre punti.
1. Non fare un evento online quando lo stesso evento funziona meglio in presenza
Monsieur de La Palice si sta rivoltando bella tomba, tanto è lapalissiano quello che stiamo dicendo. Però è tanto ovvio quant’è vero che non sempre le due cose vanno di pari passo. Ci sono eventi che non potranno mai funzionare online come funzionano offline e non potranno farlo a meno che, purché sia possibile, siano completamente ripensati, riprogettati, smontati e rimontati. Se ad esempio il vostro evento è fatto per assaggiare vino, o per scegliere tessuti probabilmente avrete molte difficoltà, anche disponendo della migliore tecnologia, a portare online un’esperienza altrettanto soddisfacente.
Per cui la prima valutazione da fare quando state pensando se fare o no un evento online al posto di uno in presenza (posto, ovviamente, che abbiate la possibilità di scegliere) è proprio questa: funzionerà almeno altrettanto bene dell’originale in termini di esperienza offerta, resa per gli stakeholders e per tutti quelli che ci investono, voi compresi?
2. Non fare un evento online quando non si è disposti a mettersi in gioco completamente
Incognite? Molte. Certezze? Poche, soprattutto alla prima esperienza. Potremmo portarvi qui decine di esperienze solo degli ultimi 12 mesi di aziende che hanno affrontato il passaggio dagli eventi in presenza agli eventi online non solo senza sapere cosa le aspettasse, ma soprattutto col freno a mano tirato, rigide, impaurite e per di più indisponibili a cambiare le proprie modalità operative. Certo, ci direte che gli ultimi mesi hanno comportato anche il lavoro a distanza del personale di tante aziende e che questo certo non ha reso più facile mettersi all’anima di cambiare procedure e protocolli. Se tanti eventi manager avessero potuto scegliere, di sicuro avrebbero affrontato un cambiamento alla volta, non tutti insieme. Tutto vero. Però passare dagli eventi in presenza agli eventi online è un po’ come imparare a sciare. Più è ripida la discesa, più si deve imparare a stare morbidi sulle giunture, flessibili e pronti ad ogni sobbalzo. Altrimenti si è già caduti. Quindi non fare un evento online se non si è già esperti di eventi online? No, da qualche parte si deve pur cominciare. Ma affidarsi a buone guide e attrezzature affidabili può ridurre il rischio di farsi male. E poi basta un po’ di progettazione (scherziamo, c’è ne vuole un bel po’) e di voglia di sperimentare. Soprattutto però serve non pensare che si possa fare online quello che si fa offline e di farlo nello stesso modo, perché non sarà mai così.
3. Non fare un evento online se basta un green screen
Pensate che per andare online vi basti un service, un buon grafico e un green screen? Ecco, allora non vi serve fare un evento online. Perché fare un evento online è molto più che realizzare un video con una o più persone, pur con grafiche originali, service di alta qualità e ottima regia. Fare un evento online significa progettare un’esperienza intorno agli utenti che la dovranno vivere: significa dare ai relatori gli strumenti di engagement per dialogare con il proprio pubblico, per attivarlo e per fare così davvero formazione e informazione efficace. Significa dare agli espositori spazi virtuali belli come quelli fisici, all’interno dei quali i loro prodotti e servizi possano risplendere ed essere esplorati, provati, scoperti da clienti attuali e potenziali, dove si possano realizzare incontri e appuntamenti di lavoro, dove si possa fare networking e si possano creare nuove partnership. Significa dare a tutti i finanziatori dell’evento la possibilità di avere un ritorno dell’investimento sensibile, effettivo e dimostrabile. Significa, insomma, fare un sacco di lavoro prima, durante e dopo l’evento, investirci tempo e soldi.
Il risultati, certo, si vedono ad occhio nudo, a quel punto. Ma ne deve valere la pena per il tipo, la qualità e il valore dell’evento che vi aspettate di creare.
Vi abbiamo convinto a non fare eventi online? Sì?
Bene, chiamateci allora per iniziare a progettare il prossimo evento in presenza, prima o poi lo faremo.
Se invece non vi abbiamo convinto chiamateci lo stesso, che iniziamo a progettare insieme il vostro prossimo evento memorabile, online.