Quando non fare un webinar

Quando dobbiamo organizzare un evento, soprattutto a costi contenuti e in tempi rapidi, il webinar è tra i primi strumenti che ci vengono in mente.
Ma siamo sicuri che sia sempre il migliore tra i possibili?

I webinar sono uno straordinario strumento a disposizione degli organizzatori di eventi, delle imprese, delle organizzazioni. Hanno tutta la flessibilità necessaria per essere impiegati a supporto di tante attività: corsi di formazione, presentazioni di prodotto, riunioni di team, conferenze. Spesso gli unici limiti a cosa si può fare con un webinar sono la fantasia di chi lo sta organizzando e la tecnologia dietro al piattaforma che si va ad usare.

Hanno inoltre tre grandi vantaggi:

  • sono più economici, perché riducono molti costi: da quelli di ospitalità e spostamento dei relatori (che possono addirittura stare a casa loro o essere convocati in studi di registrazione e trasmissione più vicini e comodi) a quelli relativi all’affitto e alla gestione delle sale, fino a quelli richiesti ai partecipanti, sia in termini economici che di tempo.
  • sono agili e veloci da organizzare e quindi possono essere utilizzati anche in real-time per venire incontro alle esigenze di aggiornamento/comunicazione/coinvolgimento di pubblici diversi.
  • sono “smart” perché, avendo già una forte base tecnologica, possono essere arricchiti di ulteriori strumenti che già appoggiano sui device di fruizione (dalle chat alle votazioni, dalle survey agli strumenti di matchmaking e networking) senza bisogno di ricorrere a tecnologie e strumenti aggiuntivi.

In più, come abbiamo già sottolineato più volte, producono un sacco di dati e quindi aiutano gli organizzatori che tutti coloro che hanno interessi collegati (dai finanziatori agli sponsor, per esempio) a valutare il proprio ritorno sull’investimento e a fare ulteriore business.

E quindi perché stai leggendo un articolo su perché non si dovrebbero fare i webinar, ti starai chiedendo?

Perché, secondo noi, anche gli strumenti più potenti non sono necessariamente buoni per tutte le occasioni. Anzi, a volte ce ne sono perfino di più utili, performanti e redditizi rispetto al budget che richiedono. E noi, ormai lo sai se ci frequenti da un po’, non siamo interessati a vendere ad ogni costo (anche se, naturalmente, abbiamo anche una piattaforma per webinar, casualmente, ed abbiamo scritto qui, qui e qui come utilizzare al meglio questo strumento), ma ci teniamo piuttosto a vendere i prodotti giusti per le persone e le aziende giuste. Perché solo così loro hanno risultati e noi la soddisfazione, oltre che clienti fedeli che spesso non ci abbandonano più. 

Ecco quindi tre situazioni, che vegono direttamente dalla nostra esperienza delle ultime settimane, in cui secondo noi non è il caso di fare un webinar. O meglio, in cui il webinar non è proprio la “scarpa adatta per quel piede” rispetto, invece, ad altri strumenti non necessariamente più complicati e costosi, soprattutto rispetto ai vantaggi che portano.

1. Lo spazio e la sua organizzazione sono centrali nell’esperienza dell’evento che si sta organizzando

È il caso più classico, quello che richiama, se vogliamo, più da vicino l’esperienza fisica degli eventi tradizionali: in questi casi l’evento, per funzionare al meglio, ha bisogno di utilizzare, anche quando è online, spazi multipli e con caratteristiche diverse, da adibire a più funzioni. Ad esempio ci vuole una sala per la plenaria, salette per i lavori di gruppo, un’area espositiva per gli stand e lounge per il relax e il networking. In casi come questi, il webinar, per quanto agile e “smart” dimostra presto tutti i suoi limiti a favore di situazioni tecnologiche più evolute, come sono ad esempio quelle che stanno alla base degli eventi virtuali. E non stiamo parlando di visori e metaversi. Ma più semplicemente di spazi virtuali di bell’aspetto, magari personalizzato e unico, funzionali alle attività che devono ospitare e capaci di stimolare tutto il coinvolgimento e l’attenzione rendono un’esperienza davvero ricca per tutti.

2. C’è un grande vantaggio (in termini di relazioni, di immagine o di status) a differenziare le modalità di presenza all’evento

Ci sono situazioni, lo sapete meglio di noi, in cui la differenziazione delle membership, e quindi degli status, degli accessi, delle possibilità d’azione e di fruzione dell’evento tra i partecipanti diventa importante almeno tanto quando avere a disposizione i contenuti più interessanti e la tecnologia più performante. Anche in casi come questi, la differenziazione dei contenuti che si può offrire con un webinar è spesso più quantitativa che qualitativa, a favore di situazioni più performanti come, ad esempio la realizzazione di eventi ibridi, dove ad una parte in presenza, magari in una location esclusiva per un ristretto gruppo di persone, fa da contraltare la possibilità di vivere un’esperienza analoga – anche se non uguale – comodamente da casa, magari addirittura in differita.

3. Hai bisogno di far interagire le persone con i tuoi prodotti o servizi

L’ultimo esempio che facciamo è un po’ uno spin-off del primo, ma con le sue peculiarità. Si tratta infatti di tutte quelle situazioni in cui lo spazio diventa importante non tanto dal punto di vista relazionale, ma più commerciale. Stiamo parlando delle fiere, quelle sitazioni in cui si verifica generalmente la compresenza di due elementi: tanti venditori e tanti compratori che vengono per comparare le offerte e acquistare ciò che è per loro il miglior prodotto/servizio. In tutti questi casi, l’ambiente in cui si vanno a costruire le relazioni, il “setting”, è parte sostanziale del processo di vendita e di acquisto tanto quando è fisico come quando è virtuale. E dunque la possibilità, ancora una volta, di coniugare l’esperienza d’acquisto con quella della scelta – la possibilità di andare “fisicamente” avanti e indietro in uno spazio, anche senza muoversi da casa – di valutare l’arredo e la brandizzazione degli spazi, la ricchezza dei materiali, potere – perché no – esplorare anche da soli uno stand senza la pressione di un venditore subito dietro le spalle ma di averlo a disposizione se serve, diventano parte integrante dell’esperienza e fanno la differenza.

In tutti questi tre casi, il webinar non è la soluzione adatta perché, nonostante le sue grandi potenzialità, non riesce a mettere al centro dell’attenzione proprio quelle caratteristiche distintive dell’evento che fanno la differenza nell’esperienza di fruizione dei partecipanti e degli investitori. Diventa quindi uno spreco volerlo utilizzare a scapito di strumenti più funzionali e non necessariamente più costosi o complicati da gestire.

Perché lo si fa, quindi? Spesso perché i webinar, vuoi perché ci sono familiari, vuoi per la loro popolarità diffusa, sono la prima cosa che ci viene in mente. Spesso perché pensiamo che siano il miglior compromesso tra costo e performance. Spesso perché abbiamo fretta. O anche, a volte, perché non abbiamo ancora trovato a chi ci possa costruire con noi la migliore soluzione per creare davvero l’evento che vogliamo senza impazzire e senza sprecare soldi e risorse.

Se è questo il caso, sai che puoi iniziare a raccontarci il tuo prossimo evento semplicemente cliccando il bottone qui sotto, vero?

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