Trovare gli strumenti giusti nel settore dell’organizzazione eventi sta diventando più difficile che organizzare l’evento perfetto. Se fino a qualche anno fa il problema era quello di trovare qualsiasi strumento che, anche mutuato da altri settori, potesse funzionare anche in un ambiente complesso e particolare come quello degli eventi – perché praticamente non ce n’erano – oggi la difficoltà è quasi opposta. Ci sono troppi strumenti e troppi fornitori di servizi che, potenzialmente, risolvono problemi, fanno risparmiare tempo e soldi e migliorano le performance degli eventi.
Se quindi non ci si vuole perdere in un dedalo di proposte – tutte estremamente allettanti, va detto – e si vuole cercare di andare dritti al punto, cosa dovremmo cercare?
Avere una mappa, una guida, un set di domande a cui dare risposte a volte è la cosa più importante per non perdersi. Questa è la nostra, quindi: qualche riflessione che cerca di rispondere alla domanda: “Cosa dovrei cercare in un buon set di strumenti per organizzare gli eventi, perché sia davvero una risorsa?”.
Certo, sono anche le caratteristiche che noi stessi abbiamo avuto in mente quando abbiamo costruito SharEvent, ma vogliamo pensare di non essere gli unici ad averlo fatto, e che quindi siano riflessioni utili per tutti gli event manager, indipendentemente dalla tipologia di eventi che organizzato e, soprattutto, indipendentemente dal fatto che siano già nostri clienti o meno. Nel primo caso, anzi, crediamo che questo breve elenco possa essere un ottimo strumento per valutare anche i nostri prodotti che state già usando, per chiederci di fare meglio, che è quello che miriamo a fare ogni giorno.
1. Efficienza operativa
I software gestionali per eventi devono automatizzare le attività ripetitive, riducendo significativamente il tempo dedicato a operazioni manuali. Ciò consente ai manager di concentrarsi su aspetti strategici, come la personalizzazione dell’evento e il miglioramento dell’esperienza dei partecipanti. La prima cosa a cui guardare, in questo senso, è quindi: quanto lavoro riesco a risparmiare ogni giorno, e quanto del lavoro che rimane è di alta qualità (progettazione, ideazione, gestione strategica)?
2. Integrazione e “dialogo”
Un software che non parla con gli altri strumenti aziendali è un software che funziona a metà. A meno che non sia in grado di diventare l’unico strumento necessario per la gestione di un evento dall’inizio alla fine, infatti, è molto importante che sia in grado di interfacciarsi al meglio possibile con gli altri strumenti che vengono già utilizzati, soprattutto se difficilmente sostituibili. E se non è possibile? Ecco, lì diventa fondamentale capire la flessibilità di ogni strumento, ovvero quanta strada si può far per incontrarsi, magari rinunciando a qualcosa, se necessario, per ottimizzare la convivenza.
3. Analisi e reportistica
Le funzionalità di analisi e reportistica in tempo reale sono cruciali. Un buon software deve essere in grado di fornire report dettagliati su presenze, engagement dei partecipanti e, più in generale, su tutti i parametri significativi di ogni evento: quelli standard, che saranno facilmente utilizzati nei report e nella riprogettazione futura, anche di eventi diversi, e quelli specifici, capaci di raccontare il vero valore aggiunto di esperienze anche uniche e irripetibili. Certo, in tanti casi il problema è anche quello di capire cosa misurare per chiedere agli strumenti di farlo, ma per quello abbiamo scritto un’altra cosa.
4. User experience
Già il tempo è poco, quando si lavora nell’organizzazione degli eventi, se poi lo si deve usare in per imparare ad usare uno nuovo strumento, la frustrazione è già dietro l’angolo. Per questo è fondamentale che, qualsiasi sia lo strumento che si sta valutando, la sua interfaccia sia intuitiva o almeno familiare, perché questo è il primo segnale che c’è terreno per lavorare bene insieme. E perché la facilità d’uso di qualsiasi software è determinante per il successo operativo di un evento, tanto per chi lo gestisce che per i partecipanti.
5. Supporto e Sicurezza
La sicurezza dei dati non è solo una priorità di chi organizza eventi, è un obbligo. Per questo anche tutti gli strumenti che si impiegano devono rispettare queste caratteristiche, a partire dalle normative GDPR, passando per la sicurezza dei server per la gestione dei dati. Altrettanto importante è poi il supporto tecnico: quanto e come è efficiente rispetto alle esigenze che si pensa di avere, quanto può garantire – nei parametri delle possibilità umane, ovviamente – di risolvere prontamente eventuali problemi prima che diventino critici?
6. Personalizzazione e scalabilità
Ogni evento è diverso dall’altro, e non è un modo di dire. Per questo è bene che anche gli strumenti che si scelgono per organizzarlo e gestirlo possano adeguare le funzionalità – almeno fino ad un certo punto – per venire incontro ad esigenze particolari, anche se non inusuali. Parliamo di cose semplici come la possibilità di creare campi personalizzati per l’anagrafica e le registrazioni o più complesse come la possibilità di configurare flussi di lavoro secondo esigenze specifiche. Ma parliamo anche si scalabilità, ovvero della possibilità che gli strumenti crescano insieme agli eventi, per accompagnarli per tempi lunghi e diventare davvero dei partner di lavoro.
Ora a voi: quanti degli strumenti che state già usando hanno tutte, o parte, di queste caratteristiche?
Quali mancano e quali aggiungereste, perché potessero diventare davvero i vostri partner perfetti?
Ci piacerebbe saperlo, davvero, magari a partire dall’esperienza di quello che già abbiamo messo dentro SharEvent e che conoscete.
O che potete provare qui.