Organizzare un evento è un’impresa complessa che richiede tempo, energie e risorse. Che sia in presenza, ibrido o virtuale, l’obiettivo finale è sempre quello di creare un’esperienza indimenticabile per i partecipanti. Allo stesso tempo chi lavora nel settore dell’organizzazione eventi deve anche preoccuparsi, ora forse come non mai, di tenere sotto controllo il budget e ottimizzare le risorse a disposizione. Ecco perché avere a disposizione strumenti che aiutino a risparmiare tempo, energie e denaro senza compromettere la qualità dell’esperienza per i partecipanti diventa sempre più importante.
I sondaggi e le votazioni possono essere due di questi strumenti in almeno 3 modi, tutti facilmente integrabili in qualsiasi struttura organizzativa che riguardi il mondo degli eventi, indipendentemente dalla loro tipologia e dimensione.
1. Sondaggi e votazioni per identificare bisogni, preferenze e tendenze dei partecipanti
Già prima dell’evento sondaggi e votazioni possono essere usati per raccogliere informazioni preziose sulle preferenze e le tendenze dei partecipanti. Analizzando questi dati si può capire come indirizzare la pianificazione e la realizzazione dell’evento verso quelle attività e temi che hanno maggior valore, si può invece evitare di investire tempo e risorse in attività che potrebbero non essere di interesse e che quindi potrebbero risultare investimenti in perdita quando non addirittura veri e propri sprechi.
I segreti per fare tutto questo? Due.
Il primo: costruire un set di domande capaci di far esprimere le persone in maniera chiara e precisa, in modo da ottenere indicazioni immediatamente traducibili in azioni e pratiche concrete.
Il secondo: chiedere alle persone di esprimersi solo su quelle aree o temi sui quali i loro contributi potranno davvero essere presi in considerazione ed attuati, almeno in parte. Altrimenti l’effetto boomerang è assicurato.
2. Sondaggi e votazioni per ottimizzare la gestione dell'evento
Durante l’evento sondaggi e votazioni possono essere usati per tenere sotto controllo la soddisfazione dei partecipanti e apportare correzioni o modifiche in tempo reale. La gestione delle attività diventa così più efficiente e si mantiene alta la qualità dell’esperienza. Quando sono costruiri ad hoc, inoltre, i sondaggi e le votazioni possono aiutare a identificare eventuali problemi tecnici o logistici prima che diventino criticità, consentendo così di risparmiare tempo ed energie nella loro gestione e risoluzione.
In questo caso, ovviamente, i criteri da tenere presente sono il tempismo con il quale vanno realizzate le attività di misurazione perché possano fornire informazioni puntuali, chiare ed utilizzabili e la velocità di analisi dei dati, perché possano tramutarsi rapidamente in soluzioni e azioni.
3. Sondaggi e votazioni per creare ambassador
Infine, i sondaggi e le votazioni sono anche un ottimo modo per ottenere altri due risultati traducibili immediatamente in risparmi per l’organizzazione e l’evento. Mentre chiedono alle persone di esprimersi rispetto ai loro desideri e aspettative sull’evento, infatti, le attivano. E, si sa, chi è coinvolto fin dall’inizio nelle scelte strategiche di un evento si sentirà non solo più motivato a partecipare, con l’effetto di ridurre i no-show e le disdette, ma spesso si impegnerà anche a coinvolgere altre persone a fare altrettanto, attivando così la forma più efficace di promozione: il passaparola.
In questi tre modi, sondaggi e votazioni si trasformano da “semplici” strumenti di feedback e coinvolgimento in vere e proprie leve strategiche per gli organizzatori che vogliono ottenere il massimo dal proprio evento. Peraltro, sono ormai diventati una componente normale di ogni attività partecipata: le persone se li aspettano e si aspettano di poter dire la loro. Anzi, spesso non vedono l’ora. Tanto vale quindi sfruttare al massimo le potenzialità di questi strumenti non solo per forma ma per sostanza, vista anche la loro estrema versatilità.
Certo, bisogna avere gli strumenti giusti per poterli non solo costruire, ma anche somministrare, per raccogliere le risposte e poterle trasformare in informazioni chiare ed utilizzabili.
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