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Vuoi un controllo accessi per eventi più veloce, funzionale e sicuro?

Ora che si torna a fare eventi in presenza il tema del controllo degli accessi alle location, alle sale e alle attività torna ad essere centrale per gli organizzatori di eventi.

Avere infatti un sistema di controllo delle presenze e degli accessi che sia pratico, affidabile e possibilmente economico è fondamentale non solo per rendere sostenibile l’organizzazione di eventi ma anche per rendere accettabile la loro gestione pratica, che deve essere più semplice possibile per liberare risorse da dedicare alla gestione degli imprevisti (che di solito non mancano mai) e al miglioramento costante dell’esperienza di evento per i partecipanti.

Fortunatamente tra le cose positive che i due anni di pandemia ci hanno lasciato in eredità c’è anche una tecnologia che è avanzata a grandi passi ed è diventata non solo più efficiente, ma anche più accessibile (sia dal punto di vista della praticità che dei costi). Questo, in molti casi, ha davvero reso possibile cambiare il modo in cui si progettano e si gestiscono gli eventi anche per organizzatori non necessariamente di grandi e grandissime dimensioni.

Una tecnologia più avanzata, pratica ed accessibile ha cambiato il modo in cui oggi si progettano e si gestiscono gli eventi.

E, anche se magari di questa cosa si sono accorti soprattutto gli addetti ai lavori, l’impatto positivo di questi cambiamenti ha investito anche gli aspetti più pratici e tecnici degli eventi, come sono per l’appunto il momento del controllo accessi, della stampa dei badge e della gestione delle presenze. Come? Principalmente in tre modi:

1. Si riduce l’hardware grazie a software più performanti

Questo è forse uno degli aspetti più evidenti del cambiamento, anche perché è una delle prime cose che si nota all’ingresso di un evento. Parliamo del fatto che per avere un controllo accessi sicuro e pratico per gli eventi non è più necessario utilizzare strutture fisiche impattanti come tornelli o colonnine per la gestione degli ingressi. Non sono più necessarie nemmeno strutture di desk e segreteria con lunghi banconi affollati di fogli, computer e stampanti. Perché? Perché si può fare tutto con uno smartphone o un tablet e una piccola e veloce stampante wireless. Nel momento in cui la sede dell’evento ha una wifi affidabile (l’avreste scelta, altrimenti?), tutto il processo di accreditamento dei partecipanti che conoscete bene diventa non solo più agile, ma più economico e sicuro. Il partecipante arriva e il suo invito, munito di QRCode, viene smarcato dagli smartphone e dai tablet del personale preposto o dallo stesso partecipante che, in autonomia, li utilizza direttamente. E mentre i suoi dati sono acquisiti, registrati e archiviati sul gestionale dell’evento e diventano immediatamente disponibili per analisi, statistiche e il supporto di decisioni e attività, la stampante lì accanto gli consegna il proprio badge personale. Quale sistema tradizionale – magari che preveda la stampa dei badge a tarda notte la sera prima dell’evento – può mai essere altrettanto sicuro, veloce ed economico? Peraltro, se i varchi per l’accesso diventano agili ed economici come sono oggi smarphone e stampanti, cosa impedisce di aumentarne il numero e la frequenza se questo aiuta a snellire le code, agevolare gli ingressi e, magari, aumentare anche le presenze (pensiamo ad esempio ai casi in cui le lunghe code per l’accreditamento potrebbero diventare dei deterrenti alla partecipazione per chi non vuole attendere il proprio turno in fila?) In casi come questi la tecnologia non solo diventa uno strumento per gestire le cose, ma anche per fare altro, come per esempio promozione e marketing. E questo ci porta dritti dritti al nostro secondo punto:

2. Strumenti più agili diventano anche strumenti di marketing

Se rendiamo più agile e fluido il processo di controllo accessi all’evento e ci liberiamo di hardware rigido e pesante, possiamo pensare anche di creare nuove ed interessanti opportunità per fare branding e marketing. Un esempio? Abbiamo il nostro partecipante che ha appena smarcato il proprio invito tramite lo smartphone o il tablet che abbiamo messo a sua disposizione. Nei (pochi) secondi in cui i suoi dati vengono controllati, archiviati e viene dato l’input alla stampante di creare il badge abbiamo una fantastica finestra della sua attenzione in cui possiamo mostrargli contenuti di valore legati all’evento, all’organizzatore o anche agli sponsor e agli espositori. Vogliamo forse perdere un momento così importante quando creare banner, landing page, questionari o addirittura piccoli giochi è ormai così facile e veloce (con gli strumenti giusti)? Sarebbe un peccato.

3. Dal controllo accessi al netwoking è un attimo

Una delle richieste che riceviamo più spesso da chi organizza eventi sono strumenti per creare, stimolare e alimentare il networking. Far crescere la propria rete di relazioni è infatti una delle motivazioni più forti per cui si va ad un evento e poterla garantire ai propri partecipanti diventa un fattore di successo determinante per chi organizza questo tipo di appuntamenti. Un sistema di controllo accessi che preveda l’identificazione di partecipanti tramite QRCode apre a tutta una serie di possibilità anche per stimolare e facilitare le relazioni nel momento in cui, attraverso il proprio smartphone, i partecipanti possono scambiarsi i dati – e quindi anche trovare il modo di iniziare conversazioni di valore – semplicemente scansionando a vicenda il proprio codice. Senza contare poi che ad un passo ulteriore ci sono tutte le applicazioni legate per esempio al teamwork o al gaming per le quali la tecnologia diventa uno strumento per esperienze che aspettano solo di essere create.