3 cose che forse non sai di poter chiedere al tuo gestionale per eventi (ma che possono cambiarti la vita)

Ci hai mai pensato? Un buon gestionale per eventi non è solo uno strumento sicuro e performante, ma può cambiare radicalmente il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori portandolo ad un livello del tutto differente.
Ogni organizzatore di eventi lo sa, scegliere il gestionale per eventi adatto può fare la differenza tra riuscire o meno a fare davvero eventi di qualità e capaci di produrre risultati tangibili, ma anche – e soprattutto – tra lavorare bene e lavorare male, che è condizione indispensabile per poter anche solo pensare di fare buoni eventi.

Quindi, come si sceglie un gestionale per eventi?
Si parte dai fondamentali.
  • Deve essere sicuro e affidabile, perché non possiamo rischiare che metta a repentaglio una qualsiasi parte del progetto né possiamo prescindere dalle garanzie di sicurezza che hanno a che fare con gli standard di certificazione o il rispetto delle normative, a partire dal GDPR.
  • Deve essere pratico e facile da usare, che non vuol dire “basic” o semplice, ma certo non deve complicare la vita a chi lo usa per poi potergliela semplificare.
  • Deve integrarsi con gli strumenti già presenti in azienda, perché altrimenti siamo punto e daccapo: se l’attrito per adottare una nuova tecnologia è troppo forte, se impone cambiamenti troppo drastici o peggio se addirittura costringe a buttare via lavoro già fatto in precedenza, come minimo i costi diretti e indiretti alla sua adozione salgono rapidamente, rendendo la scelta molto più difficile da fare.
Però fin qui stiamo parlando dei requisiti minimi che ogni organizzatore di eventi con un po’ di esperienza deve tenere in considerazione quando valuta un software gestionale per eventi. E al livello superiore? Dato per scontato (non che lo sia necessariamente, ma facciamo che sia così) che tutti i gestionali per eventi sul mercato abbiano il “set di base” di caratteristiche che abbiamo individuato fin qui, la domanda a cui rispondere, diventa: cosa voglio che faccia, per me, il gestionale con il quale andrò a progettare, costruire e gestire i miei eventi?

Tre le risposte, chiare come il sole:
  • Deve dare valore aggiunto a tutto quello che prima veniva fatto in maniera differente. Deve far risparmiare tempo, soldi, errori e correzioni, e possibilmente tutte e tre le cose insieme.
  • Deve potersi adattare ad ogni tipo di evento perché ormai anche lo stesso evento può essere una volta in presenza, una volta online e magari una volta anche in modalità ibrida. E noi vogliamo poter capitalizzare su ogni esperienza per poter costruire al meglio la successiva. Questo infatti ci permette non solo di essere più flessibili rispetto ai bisogni dell’ambiente e dei nostri pubblici, ma di costruire davvero gli eventi del futuro e quell'”esperienza perfetta”, che poi è il nostro risultato ottimale.
  • Deve essere modulare e personalizzabile: deve avere quello che ci serve e non deve avere quello che non ci serve, perché questo diventerà rumore e intralcio quando dovremo rapidamente gestire qualche emergenza che, lo sappiamo, succederà proprio nel bel mezzo del nostro evento.
Ma se queste sono le caratteristiche (di base e avanzate) che deve avere un buon software di gestione per eventi, ci fermiamo qui? Beh, se stai leggendo questo testo tradiremmo le tue aspettative se ci fermassimo qui. E quindi andiamo. E se il software con il quale organizzerai il tuo prossimo evento diventasse anche uno strumento di pianificazione strategica?

Pensa, potresti:
  1. non limitarti a gestire le esperienze, ma progettarle
    Quando si parla di gestionale per eventi, le parole non ci aiutano. Si pensa a strumenti con i quali si possono gestire cose che sono state progettate e decise altrove, prima, da qualcun altro e con altri strumenti. Questo si porta dietro il fatto che in qualche modo il lavoro venga fatto due volte, un po’ come quando, a scuola, facevamo prima la brutta copia del tema e poi, dopo aver riletto e corretto, ricopiavamo tutto sul foglio di “bella” che avremmo consegnato. Se invece usciamo dal concetto che il gestionale deve solo gestire, possiamo scoprire che non dobbiamo fare il lavoro due volte e, soprattutto, che farlo subito con davanti il set completo degli strumenti a disposizione può consentirci di farlo meglio già dalla prima volta. Un esempio veloce? Spesso quando facciamo le demo del nostro gestionale, mentre illustriamo i moduli e le loro integrazioni, dall’altra parte i nostri interlocutori stanno smontando l’idea di evento che avevano in testa per ricostruirla sulla base di quello che stanno vedendo possibile fare con gli strumenti che hanno davanti. Perché dunque non fare tutto questo in una volta sola?

  2. non raccogliere i dati, ma usarli
    Si sa che i dati sono importanti, ci permettono di misurare i risultati e di renderli condivisibili con gli altri, per valutare, analizzare e riprogettare. Tutto questo, però, nella maggior parte degli eventi viene fatto in due tempi: mentre durante l’evento si raccolgono i dati, la loro analisi viene generalmente fatta dopo, quando c’è da prendere decisioni per il futuro. Riuscire a raggruppare le due fasi, quella di raccolta e di analisi, in una sola non solo può razionalizzare le risorse e far risparmiare energie, ma, soprattutto, può portare nell’oggi cambiamenti e aggiustamenti che altrimenti vedrebbero la luce solo domani. Pensa se potessi far andare ancora meglio quello che va meglio e correggere quello che non va direttamente mentre vedi che sta succedendo. Non sarebbe fantastico?

  3. non stressare te e i tuoi collaboratori, ma stressare i tuoi strumenti
    Ogni buon evento ha un funnel, un percorso ideale che le persone delle quali si desidera la partecipazione (il “nostro pubblico”) dovranno fare per essere prima informate, poi interessate, poi coinvolte dalla nostra proposta, fino – idealmente – a rimanerne talmente entusiaste da diventare i più efficaci promoter dell’evento anche per il futuro. Di solito questo percorso inizia ben prima dell’evento, con una serie di attività di comunicazione e marketing che stanno da tutt’altra parte rispetto alla gestione. E che a volte con questa nemmeno parlano, se non attraverso i dati delle persone che passano da uno “status” all’altro fino a diventare davvero il “nostro pubblico”. Non sarebbe invece bello se, grazie alla tecnologia e alle automazioni che questa consente, tutto potesse essere realizzato in maniera integrata, dal sito web alle newsletter e dall’awareness all’onboarding, in modo da creare un’esperienza senza fratture tanto per chi la deve gestire che per chi la fruisce.
E indovina?
È possibile.
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