Da ogni parte, nel mondo degli eventi, si sente dire che il segreto di esperienza memorabili è mettere i partecipanti – e le loro esigenze – al centro e costruire intorno a loro. Nella maggior parte dei casi, però, questo si traduce in una progettazione che parte dall’idea che gli organizzatori hanno dei partecipanti o da informazioni raccolte nel corso di qualche precedente evento che si è chiesto loro – o a loro simili – di valutare.
Ancora molto spesso, infatti, si tende a pensare che i questionari di valutazione/gradimento o i sondaggi siano strumenti da usare durante l’evento o alla sua fine, per raccogliere giudizi e valutazioni di cui fare tesoro per il futuro.
Ma se invece iniziassimo a pensare di spostare questo processo di indagine, queste “conversazioni” con i nostri pubblici molto più in su nel processo di costruzione di un evento, fino ad arrivare a portare sondaggi e votazioni ad essere il “la” dal quale partire per costruire tutto il resto?
Potremmo attivare quella che, in maniera più strutturata e completa, si chiama co-progettazione e che può essere una delle risorse strategiche a disposizione degli organizzatori per far fronte ad un mondo degli eventi sempre più competitivo, fatto di pubblici sempre più esigenti perché più maturi, più consapevoli e intenzionati a investire il proprio tempo e i propri soldi in maniera mirata.
Inglobare i partecipanti di un evento nel processo di costruzione di un evento fin dalle prime fasi può aiutare a venire incontro alle loro esigenze senza complicare la vita dell’organizzazione e degli organizzatori ma, anzi, ottimizzando le risorse e riducendo persino gli sprechi e, alla fine, può essere addirittura un modo per produrre risultati più apprezzati. Un meccanismo win-win che sembra impossibile ignorare.
E allora perché non lo si fa normalmente? Perché co-progettare in maniera seria e strutturata è anche faticoso, costoso (richiede risorse per la gestione e il coordinamento, per esempio) e può diventare anche molto frustrante, faticoso, difficile, come lo sono tutti i percorsi che richiedono la collaborazione stretta tra più persone diverse tra loro.
Quindi, o si fatica da una parte o dall’altra? In un certo senso sì ma, visto che la co-progettazione non è un interruttore “acceso/spento” ma un continuum, si può dosare e prendere in quantità sostenibili, che permettono di attivare alcuni processi senza doverne rimanere travolti.
Come farlo? Iniziando da dove siamo partiti, ovvero dalle basi: dal chiedere ai partecipanti cosa vogliono e cosa considerano importante attraverso votazioni e sondaggi distribuiti via newsletter, app o social media per identificare temi rilevanti, preferenze e contenuti.
Fare anche solo questo, un’attività relativamente semplice e gestibile, consente infatti di ottenere almeno tre, sostanziali, benefici:
1. Attivazione fa rima con soddisfazione
Il coinvolgimento dei partecipanti crea le condizioni per una maggiore soddisfazione nei confronti dell’evento perché:
- le esigenze espresse hanno più possibilità di essere soddisfatte in modo mirato.
- le richieste sono di solito più realistiche poiché i partecipanti, sentendosi coinvolti, tendono peraltro ad essere più consapevoli e ad allineare i loro desiderata alle risorse disponibili.
Un maggiore allineamento tra le aspettative del pubblico e gli obiettivi dell’evento, inoltre, favorisce l’engagement e aumenta il ritorno sugli investimenti, elemento cruciale per qualsiasi organizzatore aziendale.
2. Attivazione fa rima con collaborazione
Lo abbiamo già visto con le richieste: nel momento in cui ci si sente coinvolti direttameente si è più ragionevoli e più collaborativi. Questo vuol dire che si è più disponibili ad attivarsi perché le cose vadano per il meglio, cosa di che di solito aiuta tutto ad andare esattamente in quella direzione. Certo, non si potrà pensare di risolvere o prevenire tutti i problemi, ma se si rema tutti nella stessa direzione si riesce a fronteggiare anche correnti più agitate del normale.
3. Attivazione fa rima con promozione
Lo abbiamo già visto più volte, anche quando abbiamo ragionato di marketing e promozione degli eventi: i partecipanti che si sentono coinvolti e “ingaggiati” dall’evento sono i suoi primi e più efficaci promotori. Nel momento in cui considerano l’evento – almeno in parte – cosa loro, alla quale hanno fornito un contributo attivo e consapevole, infatti, le persone sono in genere più disponibili a mettere la propria voce, la propria faccia, le proprie relazioni al servizio del successo del progetto per il quale si sono impegnati. E si sa che non c’è promozione più efficace di quella che viene fatta da coloro che si spendono personalmente e si attivano con il passaparola.
Tutto questo si può ottenere solo con sondaggi e votazioni? Sì, se questi sono progettati bene, realizzati con altrettanta cura e distribuiti in maniera strategica, attivando una serie di canali che possono – come i cerchi concentrici che si formano quando si lancia un sasso in uno stagno – allargarsi progressivamente.
Per stimolare partecipazione di qualità, infatti, è opportuno pensare di partire dalle persone che ci sono già più vicine, che magari conosciamo meglio anche per come pensano e come si comportano. Saranno loro, infatti, a darci i primi pareri di valore, e lo faranno attraverso i canali più diretti di collegamento che manteniamo con loro, come le newsletter o le App.
Per chi è più distante, ma altrettanto importante da coinvolgere, invece, possiamo usare canali più strutturati, dove la parte di attivazione è in qualche modo sollecitata dallo strumento stesso. Pensiamo per esempio alla gamification, che può supportare queste attività di indagine inserendo elementi di gioco e di divertimento che possono essere leve importanti alla motivazione e all’attivazione delle persone.
Insomma, per attivare le persone gli strumenti possono essere tanti e la progettazione può aiutare ad individuare i migliori. Ma la buona progettazione, quella che farà il futuro degli eventi, sarà sicuramente sempre più partecipata, quindi perché non iniziare subito?