Se si facesse tanto team building efficace quanto se ne parla, probabilmente il mercato del lavoro sarebbe un Eden dalla produttività stratosferica. La realtà, invece, è che di team building nel mondo aziendale si parla molto di più di quanto se ne fa, di quanto ne servirebbe e – soprattutto – se ne fa poco capace di essere veramente utile. Perché?
Perché organizzare e gestire gli appuntamenti di team building è difficile: di solito hanno un mix di aspettative alte (soprattutto da parte di chi li organizza) e un discreto grado di resistenza/scetticismo da parte dei partecipanti, non di rado derivante da esperienze passate non propriamente entusiasmanti. Il tutto accompagnato spesso da una disponibilità di risorse, incluse quelle economiche, non del tutto adeguata. In più, le attività di team building richiedono un altissimo livello di progettazione, creatività e pianificazione, spesso ben superiore a quello necessario per eventi anche di dimensioni maggiori ma dalle caratteristiche più standard e stabili nel tempo.
Il discorso si complica ulteriormente se gli incontri di team building non devono solo costuire il gruppo, ma portare anche alla produzione di qualche altro risultato, come non è infrequente in un sistema che tende ad ottimizzare tempi e risorse. Un caso tipico è quando ci si attende che il gruppo produca anche idee originali, magari legare a prodotti, servizi o a modalità operative. In questi casi, infatti all’evento viene chiesto solo di rafforzare la coesione tra le persone, ma anche di creare le condizioni per lo sviluppo di nuove idee.
Come si organizza, eroga e valuta una cosa del genere? Per prima cosa strutturando ogni fase dell’evento con un obiettivo chiaro. E poi cercando gli strumenti che aiutino ogni fase: dalla progettazione all’organizzazione, dall’erogazione alla rendicontazione.
1.Definisci obiettivi e aspettative
Definire con chiarezza gli obiettivi dell’evento è condizione imprescindibile perché si possa pensare di produrre qualche risultato. Sembra banale dirlo, ma in realtà spesso il fallimento – o il successo incompleto – di tante attività deriva da una carenza di riflessione in questa prima fase. Non esplicitare in maniera chiara quali sono gli obiettivi che ci si aspetta che l’incontro produca, infatti, può seriamente pregiudicare l’efficacia (e spesso anche l’efficienza) di molta organizzazione consecutiva, a partire dalla scelta delle attività e degli strumenti più adeguati da proporre durante il suo corso.
Un esempio? Se lo scopo del team building è incentivare la creatività e il problem-solving, saranno più utili attività basate sul design thinking, sulla creatività e sull’euristica, perché aiuteranno ii partecipanti a sviluppare soluzioni innovative partendo da sfide reali con le quali cimentarsi.
Secondo step è misurare le aspettative, prima di tutto dei partecipanti: cosa si attendono in cambio del tempo e delle energie che si chiede loro di mettere a disposizione? Sondaggi e quiz possono essere molto utili per indagare questi aspetti e procedere così ad una progettazione che sia conseguente e coerente, capace di essere più efficace riducendo al contempo sprechi e dispendi eccessivi.
2. Parti dal team per creare attività mirate
Ogni team è diverso ed ha dinamiche diverse, perché diversi sono gli obiettivi, diverse sono le persone che lo compongono e le relazioni che si sono strutturate al loro interno. Diverse dovranno quindi essere anche le attività che saranno proposte, se si vuole che producano risultati ottimali. Ad esempio i team tecnici, come quelli che si occupano principalmente di ricerca e sviluppo, trovano più utili attività che stimolino la risoluzione dei problemi facendo perno su un approccio analitico che caratterizza a monte la loro attività quotidiana. Viceversa, gruppi più focalizzati sui temi della creatività e la collaborazione si sentiranno più a loro agio di fronte alla proposta di attività che portino a riflettere su soluzioni in maniera più aperta e creativa. La possibilità di costruire challenge e attività – anche di gaming – centrate su differenti specifiche con strumenti duttili e flessibili permette di fare leva su caratteristiche già possedute dal gruppo o dai suoi membri per aiutare il raggiugimento dell’obiettivo finale.
3. Definisci il formato dell’evento
In presenza, ibrido, virtuale? A seconda della struttura del team e delle risorse a disposizione, le diverse tipologie di eventi possono essere organizzare sia in presenza sia online o in modalità ibride e la scelta può essere allo stesso tempo capace di facilitare di molto la produzione di risultati concreti quanto di ostacolarli. Gli eventi virtuali, ad esempio, possono essere soluzioni ottimali per facilitare la partecipazione di membri remoti grazie a workshop, brainstorming e giochi di squadra online, mantenendo alto il livello di coinvolgimento. Al contrario, nel caso di team a cui nell’attività quotidiana è richiesto di lavorare fisicamente gomito a gomito, può essere più utile che anche l’attività sia condotta con le stesse modalità, magari integrando modalità ibride nel caso di team misti.
4. Monitora, raccogli e, soprattutto, condividi
Un errore che vediamo spesso fare negli eventi di team building – ma non solo, a dire la verità – è che, una volta finite le attività, si chiude tutto e si passa al progetto successivo. O al massimo ci si chiude in una stanza, tra manager e responsabili delle attività, per dare un occhio ai dati e alle informazioni che l’evento ha prodotto. Niente di più sbagliato: ogni evento, ogni attività che coinvolge le persone produce tante informazioni e, se tutto è stato progettato bene fin dall’inizio, molte di esse sono di grande valore e importanza. Non c’è quindi errore peggiore che non analizzarle, valutarle e, soprattutto, non condividere tutto il possibile con ha prodotto queste informazioni con la sua attività, esprimendo pareri e giudizi, fornendo contributi e indicazioni. Si tratta di un vero e proprio capitale che non solo non deve essere disperso, ma deve essere messo a rendita il più rapidamente possibile, perché è un humus dal quale possono continuare a svilupparsi idee e innovazioni. L’importante è sapere quali dati sono importanti, metterli al centro della riflessione fin dall’inizio della progettazione dell’evento e individuare gli strumenti migliori per raccoglierli, analizzarli e valorizzarli.
Per concludere: organizzare eventi di team building è complicato? Sì, indubbiamente. Di fatto è una delle attività a più alto tasso di rischio nel mondo dell’organizzazione eventi, alto almeno quanto è alta la resa che questi incontri possono avere – quando sono organizzati bene – per un’organizzazione.
Il team building, infatti, può essere capace di produrre un capitale di enorme valore per un’organizzazione, ma deve essere progettato bene, eseguito bene e monitorato con attenzione, anche grazie ai tanti strumenti che sono a disposizione di chi è chiamato a questo arduo compito.