Cambiano i tempi e cambiano i programmi:
come adeguare gli eventi  allo smartworking da lockdown

agenda with people

Nel nostro precedente post abbiamo affrontato il tema di come la pandemia abbia provocato molti cambiamenti nel mondo degli eventi, ma anche di come ne abbia accelerato altri che erano comunque destinati a realizzarsi. Tra le cose che avevamo sottolineato stavano cambiando nella struttura degli eventi c’erano i programmi e la scansione delle attività degli eventi online.
Ci torniamo sopra con un post ad hoc perché molti di voi ci hanno fatto capire come il tema sia interessante e meritevole di un approfondimento.

Quindi oggi vogliamo parlare di

come si costruiscono gli eventi online
e perché dovremo tutti rovesciare la prospettiva di come li abbiamo costruiti finora.

La domanda è quasi banale: “Perché non possiamo continuare a strutturare i nostri eventi come abbiamo fatto finora quando erano fisici?”
E la risposta breve è: perché ora non sono più fisici, sono online.
Ma la risposta più interessante ed utile è quella che ci fa prendere in esame almeno tre fattori: il tempo, lo spazio e la socialità. Vediamoli uno per uno.

1. Il fattore tempo e perché è rilevante

Finché abbiamo fatto eventi fisici, erano i nostri stakeholder a venire nella location che noi avevamo individuato per loro. E questo in qualche modo catturava fin dall’inizio la loro attenzione totale. Se un/una professionista decideva di venire tre giorni a Milano, ad esempio, aveva deciso di investire tre giorni della sua vita con noi e quindi era disponibile a darci la sua piena attenzione. Tutto il nostro programma dell’evento poteva essere costruito su questa base: che la giornata dei nostri interlocutori l’avremmo fatta noi, l’avremmo scandita noi, e ne avremmo avuto delega.
Cosa cambia con gli eventi online?
Cambia tutto. Ora che non è più il pubblico che viene all’evento, ma è l’evento che va a casa del pubblico entra in competizione con tutti gli altri elementi che fanno parte della vita delle persone, interruzioni, distrazioni, incombenze e altre persone incluse.
Questo significa che nel pianificare le sessioni di formazione piuttosto che i workshop, ma anche le sessioni di chat, i meeting e le visite all’area espositiva, dobbiamo prevedere la possibilità di fratture, interruzioni dell’esperienza che però ne compromettano il meno possibile l’efficacia e la piacevolezza.

Dobbiamo andare a prenderci l’attenzione dove ci viene concessa, insomma,
invece che pensare di averla acquisita una volta per tutte.

2. Il fattore spazio e perché va considerato attentamente

Un evento fisico ha spazi allestiti ad hoc per le diverse attività. Una buona progettazione deve quindi non solo consentire che le persone possano raggiungere facilmente e nei tempi previsti tutti i luoghi delle diverse attività, ma, magari anche che per andare da A a B attraversino anche C che, guarda caso, è lo spazio espositivo dove pensiamo che troveranno cose interessanti che altrimenti potrebbero non scoprire.
E nel caso di un evento online?
Certo il nostro interlocutore farà molta meno attività fisica – e magari questo sul lungo periodo potrà essere un problema da affrontare, ricordate l’articolo su Susan di qualche tempo fa? – e non avrà il problema del tempo necessario per raggiungere un punto o l’altro della venue, ma proprio per questo potrà indebolire alcune proposte dell’evento. Ad esempio: come potremo stimolare la frequentazione di alcuni spazi o suggerire l’esplorazione di aree del nostro ambiente virtuale?

Come potremo far funzionare uno spazio virtuale
come finora abbiamo fatto funzionare quello fisico
se non pensando ad una nuova esperienza da vivere al suo interno?

D’altra parte, lo spazio virtuale ci consente anche di fare cose che il suo equivalente fisico non permette, come per esempio avere stand e aree espositive aperte 24 ore su 24 e ribaltare completamente l’esperienza di visita di un’azienda, visto che non è più il cliente che va allo stand, ma l’azienda che va dal cliente, con tutta la sua ricchezza e un insieme di potenzialità pressoché infinito.
Quindi se da una parte l’online toglie, dall’altra aggiunge, e l’abilità diventa quindi quella di saper dosare in maniera equilibrata i nuovi e diversi ingredienti.

3. Socialità: perché ti amo, perché ti odio

Ultimo aspetto, la socialità. Finora, con gli eventi prevalentemente fisici, spazi solitari come seminari, consulenze o appuntamenti uno ad uno erano elementi distintivi dell’offerta, forme di esclusività cui i professionisti guardavano con favore e che apprezzavano come plus e momenti di customizzazione di un’esperienza altrimenti condivisa.
Ora che invece passiamo fin troppo tempo da soli le nostre esigenze, anche come persone, sono cambiate. Lo abbiamo sperimentato tutti, più o meno.
Anzi, siamo talmente annoiati della solitudine che sentiamo il bisogno opposto, quello di recuperare una socialità e una condivisione – di spazi, di tempi, di esperienze – che si sta facendo, purtroppo, sempre minore nella nostra esperienza fisica.
Per questo si ribaltano i valori: le attività sono più apprezzate quanto più sono condivise, si “arredano” le sale dei workshop con la presenza virtuale di altre persone e si dà ampio spazio a chat, sistemi di messaggistica, votazioni e valutazioni online.

Insomma, si mette in campo tutto quello che
contribuisce a creare un ambiente virtuale
che dà umanità e immediato valore all’esperienza che si sta cercando di vivere.

Come sappiamo tutto questo?
Da quando il Covid ha investito le nostre vite e il nostro lavoro non solo abbiamo inventato, progettato e realizzato la tecnologia che consentisse a chi organizza gli eventi di affrontare al meglio le nuove sfide imposte dalla crisi. Insieme a questo abbiamo ripreso a fare progettazione degli eventi al fianco degli organizzatori – una cosa che facevamo soprattutto anni fa, quando SharEvent è nato e ha iniziato ad affiancare i primi grandi eventi – per aiutarli ad affrontare il cambiamento senza esserne travolti e rischiare di soccombere alla frustrazione che uno tsunami di questa portata inevitabilmente porta con sé.

Per questo se credi di aver bisogno, oltre che della nostra tecnologia,
anche della nostra esperienza, siamo qui per te,
basta che ci invii una mail e inizieremo insieme a costruire il tuo prossimo evento.