Organizzazione eventi e Covid: quando le crisi accelerano il cambiamento e ci fanno vedere il futuro

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Le crisi non solo creano cambiamento, lo accelerano anche.
Questa è la sola ragione per la quale si potrebbe guardare a loro con un po’ di benevolenza.
Magari dopo che sono passate e sono solo un ricordo.

Perché le crisi sono, nella migliore delle ipotesi, scomode ma più spesso pericolose, come nel caso della pandemia che ci sta travolgendo da ormai quasi un anno. Mettono in discussione tutto, dalla nostra stessa vita a come in cui facciamo le cose, dalla sopravvivenza al nostro modo di pensare.
E spesso sconvolgono tutto con una violenza ed una velocità tale da lasciare senza fiato.
Come un tornado, la cui forma si vede solo da una certa distanza.

Le crisi però hanno anche un merito, ed è su quello che vogliamo concentrarci, tra l’altro per ragioni tutt’altro che filosofiche e anzi prettamente pragmatiche.

Vogliamo parlare di come il Covid
ha sconvolto il settore degli eventi
e di come lo ha cambiato,
con tutta probabilità per sempre.

Il Coronavirus ha probabilmente anticipato di 5 anni buoni quello che sarebbe successo lo stesso nel settore in cui voi e noi lavoriamo. Il problema è che lo ha fatto con grande velocità. È come se all’improvviso si fosse aperta una finestra su futuro ma a noi non fosse stato dato il tempo di cambiare gli occhiali per guardare al nuovo panorama. E quindi lo abbiamo guardato con le lenti che avevamo a disposizione, quelle del presente. Questo, sommato alla fretta di riprogettare tutto il calendario eventi di un intero anno perché nulla – o quantomeno il meno possibile – andasse perso, ha creato qualche scompenso un po’ a tutti.

Noi per primi, lo confesso, quando all’inizio gli eventi sono stati bloccati, abbiamo temuto che anche il nostro lavoro si fermasse. Sì, perché anche se noi lavoriamo sulla tecnologia, siamo nati a supporto dell’organizzazione di eventi in presenza e su questo abbiamo finora sviluppato il nostro progetto. Se venivano meno gli eventi fisici, sarebbe venuto meno anche il bisogno di SharEvent, della sua App, del suo controllo accessi… questo pensavamo. Sì, perché anche noi per un attimo abbiamo guardato al futuro con gli occhiali del passato.

Nel giro di pochissimo tempo siamo così riusciti a portare interi eventi da on-site a on-line, creando esperienze altrettanto coinvolgenti, entusiasmanti e, lo diciamo chiaramente visto che tutti qui parliamo la stessa lingua, capaci di produrre risultati – anche economici – per tutti i partecipanti coinvolti.

Abbiamo potuto fare tutto questo perché siamo stati in grado di leggere il cambiamento nella necessità dei nostri clienti e, dove possibile, di anticiparlo.

  1. Dove si pensava di fare solo seminari online via web abbiamo portato l’engagement che avevamo pensato per gli eventi fisici: le votazioni, i sondaggi, le Q&A.
  2. Abbiamo cambiato le priorità di tanti servizi come il controllo accessi, che da strumento solo di controllo delle presenze e di agevolazione delle procedure per evitare le code è diventato una risorsa di business.
  3. Abbiamo rovesciato la prospettiva della fruizione dei seminari e dei workshop: dove prima il concetto di esclusività era virtuoso (cioè io sono da solo e mi godo da solo lo spettacolo), abbiamo messo al centro il bisogno di socialità di persone altrimenti alienate dalla solitudine del lockdown. E così abbiamo creato “stanze” dove, a diverso livello, si ricreano le interazioni tipiche di un webinar piuttosto che di una riunione di lavoro, di una pausa caffé o di un incontro uno ad uno.
  4. Abbiamo lavorato insieme ai nostri clienti per ribaltare quasi completamente persino il modo di costruire il programma e lo svolgimento di un evento, perché laddove prima si poteva pensare di avere l’attenzione delle persone per lunghi periodi di tempo, ora dovevamo guadagnarcela a spese di tutto quello che succedeva loro intorno, e sul quale potevamo avere un controllo pressoché nullo.

Tutto questo ci ha permesso non solo di realizzare tanti eventi che altrimenti sarebbero stati rimandati,

ma soprattutto ci ha permesso di trasformare una crisi in un’opportunità:
quella di aprire una finestra sul futuro e vedere dove andrà questo mercato,
quali saranno le proposte vincenti e quali invece andranno abbandonate,
quali saranno le sfide da cogliere e quali i terreni sui quali non competere.

E sono convinto che una volta che tutto questo sarà passato avremo vissuto esperienze per certi versi terribili e per altri appaganti. Ma poiché quelle appaganti le vorremo ripetere, sarà grazie a loro che le cose cambieranno.

Se ti va di metterti in gioco con noi sul tuo prossimo evento,
aspettiamo una tua mail o un tuo contatto.
Ci trovi qui.