Case Study: Techjobsday 2022

Le soluzioni

1. Fiera Virtuale

Con SharEvent Fiera virtuale è stato creato un ambiente virtuale personalizzato all’interno del quale ogni azienda ha avuto a disposizione il proprio ufficio virtuale: uno spazio totalmente brandizzabile all’interno del quale era possibile: 

• raccontare l’azienda
• programmare colloqui
• segnalare le offerte di lavoro attive 
• indicare i dettagli dei profili ricercati

2. Prenotazione e gestione appuntamenti

Cuore pulsante dell’evento è stato il sistema di gestione dei colloqui di incontro tra aziende e professionisti, a partire dalla loro prenotazione fino alla valutazione dei CV. 

Il processo è stato infatti progettato e realizzato nei minimi dettagli per garantire funzionalità, sicurezza, piacevolezza dell’esperienza e si è quindi articolato in: 

• Creazione agenda appuntamenti

Ogni responsabile HR ha potuto creare una propria agenda di appuntamenti indicando per ogni giorno di fiera gli orari di disponibilità per i colloqui (es. 10-12 e 15-18) e i relativi slot disponibili/prenotabili (es. indicando appuntamenti di 15 minuti ciascuno, SharEvent ha creato 4 slot di appuntamento per ogni ora di disponibilità indicata). 

• Pubblicazione delle agende appuntamenti

Le agende sono state rese accessibili ai partecipanti che hanno quindi potuto prenotare in autonomia il proprio appuntamento, scegliendo direttamente tra gli orari disponibili.

• Approvazione/rifiuto dei colloqui

All’atto della registrazione alla fiera, ad ogni partecipante è stato richiesto di caricare nell’ area personale il proprio CV come condizione indispensabile per poter prenotare i colloqui con le aziende. Questo ha reso possibile per i responsabili HR delle aziende consultare i CV già all’atto della prenotazione, per decidere se accettare o rifiutare il colloquio. Solo con l’accettazione, infatti, l’appuntamento veniva confermato con invio di notifica via notifica browser e via email sia al candidato che all’HR.

• Gestione agende e modifiche

Ad ogni azienda è stata data la possibilità non solo di monitorare le prenotazioni degli slot presenti in agenda, ma anche di cambiare l’orario degli appuntamenti spostando i candidati in slot diversi o di marcare alcuni orari come indisponibili. In caso di spostamento degli appuntamenti, i candidati sono stati notificati in real time del cambiamento. 

• Gestione inviti ai colloqui

Per garantire l’incontro ottimale tra domanda ed offerta di lavoro durante la fiera, ai responsabili delle risorse umane di tutte le aziende partecipanti è stata data la possibilità di filtrare la lista degli iscritti (es. per competenze o città di provenienza) e invitarli via email a prenotare un colloquio.

• Realizzazione dei colloqui

Ogni azienda ha avuto la possibilità di inserire in piattaforma il link alla propria call per effettuare il colloquio.

NOTA:
Tutte le attività e le procedure relative all’organizzazione e gestione dei colloqui – dalla gestione degli appuntamenti alla valutazione dei cv, dall’invio di comunicazioni al networking – sono assolutamente applicabili con la stessa funzionalità e praticità anche nel caso di eventi in presenza, perché il sistema consente di gestire comunque in maniera integrata tutto il percorso a monte e a valle del colloquio anche quando questo avviene in presenza. Questo rende il sistema particolarmente versatile anche nel caso di eventi che si realizzano con modalità differenti (es. edizioni online, edizioni ibride e/o in presenza).

3. Networking
   Attraverso la creazione di spazi, occasioni e la messa a disposizione di strumenti ad hoc, si è stimolato il networking tra professinisti e tra professionisti ed aziende per incentivare sia la conoscenza reciproca che lo scambio di informazioni. Queste attività hanno ulteriormente stimolato la creazione di relazioni ed aumentato sia il numero degli appuntamenti fissati che dei colloqui effettivamente svolti. 

4. Webinar

Ad ulteriore supporto delle attività di HR e recruiting, un fitto calendario di workshop via webinar ha puntato ad evidenziare le specificità tecniche ed operative delle aziende presenti in fiera e così a raccogliere intorno a queste un interesse più profilato da parte dei professionisti. Questo ha contribuito ad aumentare la qualità – e conseguentemente il valore – degli appuntamenti e colloqui conseguenti, diminuendo al contempo la dispersione di risorse e le perdite di tempo per entrambe le parti. 

Conclusioni

A partire dagli obiettivi dell’evento – ovvero far incontrare domanda ed offerta di lavoro nel settore tech – Techjobsday 2022 è stata in grado di creare valore grazie alla tecnologia.

Trattandosi di un evento online, asset fondamentale è stata la “Città digitale”, spazio online che ha dovuto essere allo stesso tempo bello e funzionale, piacevole e pratico per tutti gli stakeholders coinvolti. Questo è stato possibile attraverso la creazione di uno spazio brandizzato e personalizzato all’interno del quale non solo potessero trovare valorizzazione promotori e aziende, ma fossero disponibili tutte le funzioni centrali (spazio espositivo, sistema di prenotazione e gestione degli incontri, scambio documenti e informazioni) e “di supporto”, come i servizi relativi all’aggiornamento e formazione (workshop) o al networking e alla creazione – anche informale – di relazioni.

Tenere insieme tutta questa complessa architettura è stato più semplice nel momento in cui lo scheletro che l’ha fatta muovere è stato unico, grazie al gestionale di SharEvent, che ha consentito i due livelli di attività necessari: quello dell’operatività diretta da parte dell’organizzazione dell’evento e quello gestito in autonomia dai singoli partecipanti e relativo pricinpalmente all’organizzazione e al  delivery dei colloqui. Un sistema unico ma capace di operare su due livelli contemporaneamente ha infatti consentito di ridurre la complessità gestionale di un progetto così articolato e allo stesso tempo di tenere tutto sotto controllo, permettendo ai singoli partecipanti l’autonomia necessaria a gestire le attività secondo le proprie necessità e possibilità.