Se immergi una rana in acqua fredda e scaldi l’acqua fino a farla bollire, la rana finirà lessata senza accorgersene.
Non tutti sanno che la scienza c’entra poco, la frase nella citazione qui sopra è un principio metaforico di Noam Chomsky, un filosofo di cui avrete sicuramente sentito parlare almeno una volta. È una citazione che calza a pennello per l’argomento che vogliamo trattare. Perché partire con leggerezza e, senza accorgersene, trovarsi bolliti, travolti dagli impegni, è un classico dell’organizzazione eventi. In SharEvent, ci capita sempre più spesso di incontrare situazioni in cui gli organizzatori di eventi hanno cominciato la loro avventura usando un semplice foglio di EXCEL e, via via che i loro eventi sono diventati più complessi o semplicemente sono aumentati di numero, si sono ritrovati come Russel Crowe in “A Beautiful Mind” con lo studio pieno di fogli stampati appesi alle pareti, ripetendo numeri a caso, con amici e colleghi che li prendevano per matti. Non è il migliore dei metodi per lavorare e riuscire con successo.
Il principio di partenza è giusto: risparmiare tempo, ma quando un evento comincia a crescere, Excel non può più essere la risposta giusta. Le ragioni possono sembrare oscure e incomprensibili se si è già caduti nel delirio, ma poiché di solito a spingere al cambiamento non sono tanto i possibili traguardi ma più la paura dei probabili fallimenti, ecco alcuni spunti di riflessione per capire se sei già nel vortice e come uscirne grazie all’adozione di un software gestionale specifico per eventi.
1. ESCI DAL VORTICE
Scopo del tuo lavoro è portare a termine gli obiettivi. Per ottenere questo risultato devi completare i tuoi task in maniera semplice ed efficiente. Quando invece passi più tempo ad organizzare i dati su agenda, file excel, e-mail, post-it che a fare effettivamente le cose, sei finito nel vortice. Decisamente.
Come uscirne? Con un buon sistema integrato, capace di gestire tutto l’evento in maniera automatica. A questo abbiamo pensato nel costruire SharEvent. Per questo ti consente di creare un sito web velocemente, di impostare biglietti, realizzare le campagne di marketing con liste personalizzate, gestire le registrazioni e perfino creare un’App per il tuo evento.
Il tutto grazie ad un processo automatizzato che richiede un decimo del tempo che dedicheresti ad un foglio di Excel, perché a farlo è un computer e a te non resta che monitorare.
2. IL TUO POSTO È IN CABINA DI REGIA
Dotati di uno strumento che ti permetta di monitorare con stampe e statistiche immediate i tuoi progressi e quelli del tuo evento. Usa le liste dinamiche per gestire i partecipanti invece di aggiornarle continuamente. Programma le campagne e-mail e le notifiche push. Automatizza la vendita dei biglietti. I tuoi partecipanti e i tuoi sponsor vogliono da te una sola cosa: soluzioni che portino vantaggi ai primi e soldi ai secondi. Se per farlo devi passare giornate a fare grafici o estrarre dati, è probabile che quanto avrai ottenuto i risultati che cercavi, sarà troppo tardi e i tuoi profitti saranno andati altrove. Inutile dirti che abbiamo previsto che SharEvent faccia tutto questo, no?
3. NON È SOLO UN PROBLEMA TUO
Se credi, come il cavallo della fattoria degli animali, di continuare a sacrificarti ancora e ancora seguendo il mantra del “lavorerò di più”, sappi che, mentre stai organizzando tabelle e fogli di calcolo, ci sono partecipanti che vogliono le risposte che cercano, le vogliono ora e non sono disposti ad aspettare.
Cerca uno strumento che abbia un’area privata dove il partecipante possa aggiornare il profilo e i suoi dati in autonomia, stampare il suo biglietto e il suo badge o rispondere ai survey. Mentre tu ti occuperai di organizzare, i tuoi utenti troveranno da soli tante delle riposte che cercano e tante delle piccole problematiche quotidiane si risolveranno senza il tuo intervento.
Il tuo sistema di organizzazione eventi sarà così efficiente, e tu con lui.
4. LA CHIAVE DI UN EVENTO È IL NETWORKING, NON SOLO PER I TUOI PARTECIPANTI
Ricordati che una delle cose più importanti di un evento ben riuscito è far incontrare persone che condividono interessi. Questo vale per i partecipanti, ma vale anche per te. Se durante l’evento sei sommerso dai compiti di gestione perderai probabilmente l’occasione di parlare con i tuoi ospiti e con gli sponsor, rischiando di non intercettare buone idee o perdendo opportunità di guadagno che avevi sotto al naso.
Pensi sia il momento di passare ad un software per la gestione dei tuoi eventi?
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