Sempre più cose da fare, esigenze da soddisfare, risultati da ottenere e, spesso, con risorse sempre minori: la vita di chi deve organizzare eventi, ogni giorno che passa, non diventa più semplice. Diventa sempre più cruciale, quindi,avere a disposizione gli strumenti migliori per le proprie esigenze, capaci di facilitare operatività e procedure e magari di produrre risultati senza pesare troppo sulle finanze.
Come tenere insieme tutte queste esigenze? Fino a qualche tempo fa, il problema maggiore era trovare software per la gestione eventi adeguati, perché l’offerta era limitata e le performance spesso non erano all’altezza delle aspettative. Ma oggi, che il mercato sembra invece affollatissimo? Come ci si orienta senza che qusta attività di ricerca e selezione diventi essa stessa un lavoro capace di assorbire quantità eccessive di energie e tempo?
Facendosi le domande giuste, prima di tutto e, solo dopo, andando a vedere chi, là fuori, può aiutarci a realizzare concretamente i nostri progetti.
E le domande più giuste, secondo noi, sono prima di tutto tre:
1. Quali funzionalità deve avere il software per la gestione di eventi (che sto cercando)?
È una domanda talmente basica da sembrare banale. Eppure, che ci crediate o no, è quella che spesso chi è preso dall’operatività di tutti i giorni si fa più raramente. Non perché non sappia di cosa ha bisogno: sa benissimo quali problemi devono essere risolti, quali vincoli devono essere aggirati e quali opportunità devono essere perseguite. Dopotutto con questi articoli stiamo parlando a persone che hanno anni di esperienza nel settore dell’organizzazione eventi o in aziende che organizzano eventi interni o esterni.
Spesso però questa domanda rimane generica e non scende alla profondità necessaria per far trovare risposte davvero utili. Facciamo un esempio banale: “Ho bisogno di gestire il controllo accessi”, che è una delle domande che ci vengono fatte più spesso. Bene, fatta così è una domanda troppo vasta per trovare una risposta che porti ad una soluzione davvero utile.
Cosa vuol dire “gestire il controllo accessi”?
Come, quando e dove devono avvenire questi accessi?
Cosa si intende per “controllo”?
Quanta flessibilità dovrà avere il sistema?
E quale range di costi dovrà rispettare?
Questo tipo di domande dovrebbero essere fatte per ogni area dell’evento che si prevede di dover coprire e dalla quale ci si aspetta un supporto dal software per eventi che andremo a scegliere. E ancora domande su e giù per tutta la filiera legata ad ogni area: tornando al nostro esempio del controllo accessi, infatti, prima dovremo aver preso in considerazione come ci aspettiamo che funzionino le iscrizioni e le registrazioni, e dopo magari il monitoraggio delle presenze, la reportistica e – dove previsto – l’attribuzione di crediti o attestati.
Banale? Forse, ma credeteci, è un’attività meno diffusa di quello che si pensi, e invece capace quanto poche altre di far risparmiare tempo e soldi mantenendo alti requisiti e aspettative.
2. Quanto posso personalizzare la piattaforma per la gestione di eventi?
3. Quanto è scalabile, questo software per eventi?
La terza domanda da farsi è quella che riguarda il futuro che si vuole avere con il software per la gestione eventi che si cerca. Nella maggior parte dei casi, infatti, quando si cerca uno strumento di questo genere non lo si fa per una sola occasione, ma per trovare un partner stabile col quale instaurare una relazione di lungo periodo. L’adozione di qualsiasi software richiederà infatti un certo aggiustamento organizzativo, la revisione di alcune procedure e, per quanto possa essere user-friendly, del tempo per abituarsi ad usarlo, per “farlo proprio” e sfruttarlo al meglio. Poi ci vorrà del tempo per personalizzarlo, per ottimizzarlo, per creare quell’infrastruttura sulla quale si costruirà tutto l’evento. Ancora costi dunque: di energie e tempo che si sommano ai costi di acquisto o noleggio dello strumento. Costi che in parte si ripagheranno fin dal primo utilizzo visto che – se si è fatta una scelta oculata con le domande qui sopra – già da quel momento avremo migliorato organizzazione e gestione dell’evento. Ma la vera capitalizzazione dell’investimento arriva quando il lavoro preparatorio può essere “riciclato” negli eventi futuri e spalmato su tempi più lunghi.
Di più: quando il software è in grado di crescere mano a mano che l’attività degli eventi cresce, cresce il loro numero, la loro dimensione, si moltiplicano le modalità di erogazione dei contenuti (ad esempio integrando offline e online, ibrido e in presenza). È in questo tempo che il valore dello strumento più diventare davvero esponenziale.
Vi siete mai fatte queste domande?
Se avete richiesto una delle nostre demo gratuite, sicuramente ve le abbiamo già fatte noi.
Ma se volete una mano a trovare le risposte, potete fissare un appuntamento qui, noi siamo sempre disponibili.