Per molti organizzatori di eventi avere un buon sistema di controllo degli accessi significa principalmente poter fare tre cose:
1- gestire in modo efficace ed efficiente chi entra e chi esce da venue, sale, incontri evitando code e risparmiando tempo ed energie, anche del personale di servizio con il plus di dati aggiornati in tempo reale;
2- avere sempre sotto controllo dati fondamentali per la corretta gestione di spazi e ambienti, evitando sovraffollamenti e carenze;
3- monitorare le presenze e le permanenze delle persone in ambienti per organizzare, ad esempio, le agende degli appuntamenti degli sponsor nell’area espositiva o erogare crediti ed attestati di corsi che richiedono presenze e frequenze.
Limitare il controllo accessi a queste funzioni significa però sottovalutare una gran parte del potenziale che può, in realtà, avere: un sistema di controllo accessi per eventi moderno, infatti, non solo garantisce velocità e sicurezza, praticità e, in molti casi, economia ma offre una serie di vantaggi che possono migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare l’esperienza dei partecipanti e incrementare il valore complessivo per investitori e sponsor.
Come?
1. La fluidità dei flussi non è solo un fine, ma anche uno strumento
L’assenza di code, il risparmio di tempo, l’autonomia delle persone sono fattori che non rendono solo più efficiente la macchina che guida un evento, ma impattano direttamente sull’esperienza dei partecipanti, rendendola più piacevole. Fare leva su questi elementi per costruire un sistema più dinamico, partecipato e propositivo significa quindi investire direttamente su un elemento chiave del successo di ogni evento: la soddisfazione dei partecipanti. Il tempo che ogni persona libera da code e attese, inoltre, può essere riempito di attività a maggior valore aggiunto, sia personale che dell’evento nel suo complesso, ampliando ulteriormente i benefici e il valore dei risultati.
2. La sicurezza non è un distintivo
Anche nel caso della privacy, spostare l’attenzione dall’obbligo del rispetto di norme e regole alla potenzialità che esso offre in termini di branding, fiducia e relazione significa trasformare, sostanzialmente, un vincolo in un’opportunità.
Le persone sono ormai molto attente alla privacy dei propri dati e dei propri comportamenti, specialmente quando la tutela è nella responsabilità di soggetti terzi come gli organizzatori di un evento. Un evento dove il rispetto della privacy non è solo un insieme di vincoli significa costruire sul rispetto delle regole (un obbligo comunque, non una facoltà) un modo per costruire un clima positivo in tutto l’evento, dove prevale la fiducia che porta all’apertura, stimola condivisione e partecipazione, incentiva lo scambio e quindi, in ritorno, l’arricchimento dell’esperienza per tutti coloro che si trovano a viverla. E noi sappiamo bene che tutto questo ha ricadute dirette sul successo di un evento, giusto?
3. Relazioni più lunghe e profonde
Il valore aggiunto che un sistema di controllo accessi può produrre per un evento non è limitato solo all’organizzazione, ma si estende a numerosi altri soggetti: dai relatori – che possono calibrare al meglio le proprie attività anche in funzione dei dati di affluenza in sala, per esempio – agli sponsor, per i quali non c’è solo la comodità di avere appuntamenti fissati in maniera ordinata e aggiornata in tempo reale, ma la facoltà di creare relazioni più lunghe e più profonde. Pensate solo alla possibilità, per ognuno di loro, di preparare l’incontro fin dal momento in cui viene effettuata la prenotazione dello stesso tramite l’invio di materiale informativo o di farlo seguire da un sistema di follow up effettivamente personalizzato e, quindi, più efficace.
Ecco dunque che, cambiando prospettiva anche solo rispetto a questi tre elementi, le potenzialità di contributo che un sistema di controllo accessi può portare alla performance di un evento si allargano notevolmente. Da strumento funzionale al presidio efficiente di una fase limitata dell’intero processo (ingressi-uscite-presenze-assenze) si passa ad un pilastro di sostegno dell’elemento base – e realmente imprescindibile – di ogni evento: la relazione tra persone.
Pensaci, quando sceglierai il tuo prossimo sistema di controllo accessi, o metti alla prova il sistema che già hai: potrà darti risultati ai quali, forse, non avevi ancora pensato.